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公文管理制度5篇 管理制度公文版

時(shí)間:2023-11-30 20:26:00 綜合范文

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公文管理制度5篇 管理制度公文版

公文管理制度1

  1.總則

  為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

  2.文件管理內(nèi)容主要包括:

  上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

  3.收文的管理

  3.1公文的簽收

  3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  3.1.2對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  3.2公文的編號(hào)保管

  3.2.1辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

  3.2.2本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

  3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

  3.3.2一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

  3.4文件的傳閱與催辦

  3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

  3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  3.4.4文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書,切忌橫傳。

  3.4.5辦公室機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

  3.4.6按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

  4.發(fā)文的管理

  4.1發(fā)文的規(guī)定

  4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  4.1.2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

  4.1.3對(duì)全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  4.2發(fā)文的范圍

  4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。

  4.2.2公司下發(fā)文件主要用于:

 ?、俟脊疽?guī)章制度;

 ?、谵D(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;

  ③公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

 ?、芄脊拘缘闹卮箝_發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

  ⑤發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

 ?、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項(xiàng)。

  4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于:

 ?、賹?duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

 ?、谕值軉挝宦?lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

  4.2.4在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

  4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

  5.文件的立卷與歸檔

  5.1文件的歸檔范圍

  5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

 ?、偕霞?jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

 ?、诠景l(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

  ③經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;

  ④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等;

 ?、萦斜4鎯r(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

 ?、迏⒓由霞?jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;

  ⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

 ?、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

  ⑨公司日志和大事記;

 ?、夤鞠蛏霞?jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

  5.1.2業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  5.2立卷要求

  5.2.1文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

  5.2.2立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  5.2.3要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  5.2.4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

  6.文件的銷毀

  6.1對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

  6.2經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公文管理制度2

  第一條為使辦公文具用品管理規(guī)范化,將制pg本制度。

  第二條本制度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

  1、消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等。

  2、管理消耗品:簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。

  3、管理品:剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算機(jī)、印泥等。

  第三條文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用指個(gè)人使用保管的用品,如圓珠筆、橡皮擦、直尺等。部門領(lǐng)用指本部門共同使用的用品,如打孔機(jī)、釘書機(jī)、打碼機(jī)等。

  第四條消耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù))、經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如圓珠筆每月每人發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。

  第五條消耗品應(yīng)限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,但純消耗品(如直線紙)不在此限。

  第六條管理品移交時(shí)如有故障或損壞,應(yīng)以舊換新,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償、自購。

  第七條文具的申請(qǐng)應(yīng)于每月25日由各部門提出“文具用品申請(qǐng)單”,交管理部統(tǒng)一采購,并于次月一日發(fā)放,但管理性文具的申請(qǐng)不受上述時(shí)間限制。

  第八條各部門設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”,由管理部統(tǒng)一保管,在文具領(lǐng)用時(shí)作登錄使用,并控制文具領(lǐng)用狀況。

  第九條文具嚴(yán)禁帶回家私用。

  第十條文具用品一般由管理部向文具批發(fā)商采購,其中必需品、采購不易或耗用量大的物品,應(yīng)酌量庫存,管理部無法采購的特殊文具,可以經(jīng)管理部同意并授權(quán)各部門自行采購。

  第十一條新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出文具申請(qǐng)單向管理部領(lǐng)取文具,并列入領(lǐng)用卡,人員離職時(shí),應(yīng)將剩余文具一并交管理部。

公文管理制度3

  第一章辦公物品的購買

  辦公物品購買細(xì)則

  第一條原則

  為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

  第二條辦公物品的訂購

  根據(jù)本部門日常辦公必需品的消耗水平,向行政通報(bào),確定訂購數(shù)量。

  第三條采購辦法

  在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購買或者訂購的方式。

  第四條訂購單

  在各部門申請(qǐng)的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請(qǐng)部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)行政部門確認(rèn)后,直接向有關(guān)商店訂購。

  行政部門必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進(jìn)度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購等等。

  第五條跟蹤

  按訂購單以及訂購進(jìn)度控制卡檢查所訂購辦公用品,以及在預(yù)定日期送到與否。

  第六條驗(yàn)貨

  所訂購辦公用品送到后,按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收,核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記,寫明到貨日期、數(shù)量等等。

  第七條付款

  收到辦公用品后,對(duì)照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡,開具支付傳票,經(jīng)經(jīng)理簽字蓋章,作好登記,轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。

  第八條分發(fā)

  辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個(gè)部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請(qǐng)書”的前提下進(jìn)行采購。在這種情況下,行政部門有權(quán)進(jìn)行審核,并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)書一起交付監(jiān)督部門保存,以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。

  第二章報(bào)廢處理

  第九條報(bào)廢與更換處理

  1、對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品,要作好登記,在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。

  2、報(bào)廢成立后才能給予新的辦公用品。

  3、報(bào)廢品必須符合《辦公用品報(bào)廢審核規(guī)定》

  第三章辦公物品的保管

  第十條填寫清單

  所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。

  第十一條保管

  必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時(shí)要實(shí)行防蟲等保全措施。第十二條印刷品與紙張管理

  印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準(zhǔn),對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減,計(jì)算出余量。如果消耗品用完,立即寫報(bào)告遞交行政主管。

  第十三條持有量調(diào)查

  必須對(duì)總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品持有量進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查方式是,定期對(duì)每月領(lǐng)用量、使用量以及余量作出統(tǒng)計(jì),向上報(bào)告。行政部對(duì)報(bào)告進(jìn)行核對(duì),檢查各部門所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與記錄相一致。最后把報(bào)告分部門進(jìn)行編輯保存。

  第四章對(duì)辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查

  第十四條調(diào)查內(nèi)容

  對(duì)公司各部門進(jìn)行調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容包括:

  1、核對(duì)用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。

  2、核對(duì)用品申請(qǐng)書與實(shí)際使用情況。

  3、核對(duì)用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單。

公文管理制度4

 ?。ㄒ唬┕牡臄M稿、審批程序。

  1、以學(xué)校名義報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門的公文,下發(fā)學(xué)校各處室的公文,根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容,由主管科室代校草擬稿。

  2、有關(guān)處室代校草擬的文件,應(yīng)一律送校辦復(fù)查,并由校辦公室送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。若需有關(guān)處室會(huì)簽的,應(yīng)在會(huì)簽后送校辦公室復(fù)核,再送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

  3、凡已向全校部署了的工作,一般不另行文,會(huì)議文件一般不重發(fā)。

  4、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件,原則上不得改動(dòng),若需改動(dòng),須經(jīng)原簽發(fā)人同意。

 ?。ǘ┕牡奶幚砗拓瀼貓?zhí)行

  1、凡收到的一般公文,在收文人登記編號(hào)后交辦公室主任批辦,重要文件由辦公室送主管領(lǐng)導(dǎo)后,按照職責(zé)交有關(guān)處室辦理。

  2、各部門對(duì)來往文件應(yīng)有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行登記、編號(hào),并妥善保管。

  3、需要答復(fù)和急辦的公文要迅速辦理,辦公室須注明承辦處室,要求完成日期等內(nèi)容。辦公室主任要負(fù)責(zé)檢查、催辦、防止漏辦和延誤。辦理完結(jié),辦公室應(yīng)填寫完成情況和日期。

  4、發(fā)出的公文和歸檔的公文要加蓋公章。

  5、公文管理制度由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行,并定期檢查全校各處室執(zhí)行情況,將檢查結(jié)果,向主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

公文管理制度5

  1、總則

 ?。?)為了規(guī)范辦公文具用品的管理,特制訂本制度。

 ?。?)本辦法所稱辦公文具為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

  1)消耗品。消耗品包括筆記本、信紙、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮檫、復(fù)寫紙、便條紙、橡皮、夾子、水蠟、卷宗、標(biāo)簽、打印油、訂書釘?shù)取?/p>

  2)管理消耗品。管理消耗品包括簽字筆、白板筆、熒光筆、修正液、筆式擦、打印臺(tái)、電池等。

  3)管理品。管理品包括訂書機(jī)、打孔機(jī)、打碼機(jī)、大型削筆器、計(jì)算器、鋼筆、算盤、剪刀、美工刀、姓名單、直尺、印泥、日期章、日期戳等。

  2、文具用品的采購

  (1)綜合部可向文具批發(fā)商采購,其必需品、采購不易或耗用量大者,應(yīng)酌量庫存,特殊文具綜合部無法采購者,可以經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后自行采購。

 ?。?)印刷品(如信紙、信封、表格等)除公司特殊表單外,其印刷、保管均由綜合部申請(qǐng)。

 ?。?)文具的申請(qǐng)應(yīng)于每月28日由各部門提出辦公用品申請(qǐng)單交綜合部統(tǒng)一采購,次月5日發(fā)放。但管理性文具的領(lǐng)用不受上述時(shí)間限制。

  3、文具用品的發(fā)放

 ?。?)消耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù))、經(jīng)驗(yàn)法則

 ?。ü烙?jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如圓珠筆每月每人發(fā)放1支),并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。

 ?。?)管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,但純消耗品不在此限。

 ?。?)管理性文具列入移交,如有故障或損壞,應(yīng)以舊品換新品,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購。

  4、文具用品的領(lǐng)用

  文具用品的領(lǐng)用為分個(gè)人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用。

  (1)個(gè)人領(lǐng)用是指個(gè)人使用保管用品,如水性筆、橡皮檫、筆記本等。

 ?。?)部門領(lǐng)用是指本公司共同使用用品,如訂書機(jī)、打印機(jī)等。

 ?。?)每人及部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記表”由綜合部統(tǒng)一保管,在文具領(lǐng)用時(shí)分別登記,并控制文具領(lǐng)用狀況。

 ?。?)新進(jìn)員工入職時(shí)由各部門提出文具申請(qǐng)表向綜合部領(lǐng)用文具,并做登記;人員離職時(shí),應(yīng)將剩余文具及列管文具一并繳交綜合部。

 ?。?)文具嚴(yán)禁帶回家。

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