文員主管崗位職責共6篇(總經(jīng)理文員崗位職責)

時間：2022-07-19 15:29:59 綜合范文

　　下面是范文網(wǎng)小編分享的文員主管崗位職責共6篇(總經(jīng)理文員崗位職責)，供大家品鑒。

文員主管崗位職責共1

　　文員崗位職責

　　在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同，當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。

一、文員常用的軟件

　　數(shù)據(jù)處理軟件Excel2007/20

10、Word2007/2010 、WPS、文稿演示軟件PowerPoint2007/20

10、網(wǎng)頁制作軟件FrontPage2007/2010和壓縮工具軟件 等常用軟件。如果能有較好的文字處理、圖像處理工具熟練掌握應用當然更好。

二、文員工作職責（文員分為很多類，不同文員要求不同，以下為辦公室文員）

　　主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)，具體是：

1、接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4、做好會議紀要。

5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。、

6、負責傳真件的收發(fā)工作。

7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

文員主管崗位職責共2

　　綜合辦公室崗位職責

一、文件整理、后勤

1、接打電話、收發(fā)傳真、做好文件收發(fā)管理。

2、做好檔案管理，對文件分類整理、歸檔、裝訂成冊。

3、負責電腦、電話、傳真等電子用品的正常使用、如出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系維修人員進行維修。

4、負責經(jīng)理辦公室衛(wèi)生工作，保證清潔干凈。

5、公司各項通知、文件的打印，復??；做到上傳下達。

二、詢價

1、跟各部門做好銜接、對客戶有意向的產(chǎn)品，及時做好詢價，并確定貨期。

2、產(chǎn)品價格出來后及時反饋給銷售，并做出報價單、由銷售部做好跟蹤等工作。

三、報價

1、跟銷售部門及時銜接，做好對客戶的報價工作，認真仔細做好報價單、報價方案。并通過傳真、電子郵件等將報價及時發(fā)送給客戶，并確定客戶是否收到。

2、報價單要及時分類，歸檔，做到可以隨時查看并修改。

3、對投標項目，做到認真仔細、并迅速的做出報價文件、由經(jīng)理確定無誤后及時打印、裝訂成冊、密封，便于及時參加項目。

四、采購

1、跟倉庫做好銜接，保證倉庫庫存，對需要備貨的三濾、潤滑油等及時進行備貨。

2、對公司主機大修的產(chǎn)品，跟技術(shù)及時溝通，需要訂貨的備件簽訂確認單，由部門領(lǐng)導簽字后訂貨，確保不漏訂、訂錯。

3、對客戶詢價并報價的產(chǎn)品，客戶確定訂貨后，及時對此產(chǎn)品進行采購，并制作采購合同，簽字確認后交由財務付款，財務付款后及時跟蹤，確保產(chǎn)品及時到貨。

4、采購非標產(chǎn)品時，需由技術(shù)部提供具體技術(shù)參數(shù)，產(chǎn)品圖片。產(chǎn)品到貨后由技術(shù)部驗收無誤后交由倉庫入庫。

5、所有采購的產(chǎn)品，需對其供貨商建檔，便于之后查詢。

6、對采購產(chǎn)品進行比價，選擇更優(yōu)質(zhì)供貨商。

五、驗收

1、采購產(chǎn)品到貨后，由倉庫進行驗收；驗收合格后備件及時入庫。

2、客戶定貨的產(chǎn)品到貨后及時通知銷售，由銷售聯(lián)系并確認送貨時間，倉庫及時打印送貨單并出庫。

3、采購產(chǎn)品若由廠家直接發(fā)到客戶方，應及時溝通倉庫，由倉庫入庫并出庫，做到賬務清晰。

六、及時完成上級領(lǐng)導交辦的其它事項。

文員主管崗位職責共3

　　一:深入了解企業(yè)各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時向上級領(lǐng)導提出改善或補救辦法,并起草書面文稿呈交上級領(lǐng)導審閱批示.二,文員應做好企業(yè)外部來函的接收,登記,報送,報批,復函,內(nèi)部發(fā)送,傳閱,,回收以及文件起草等工作.

　　三:文件資料校對是文員工作中比較重要的一個環(huán)節(jié),文件格式書寫是否規(guī)范,文字,標點是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象!應特別注意校對.

　　四:負責文件資料的管理工作,可根據(jù)文件來源對文件進行編號,分類,歸檔等處理,以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找,使用.

　　五:經(jīng)常對公司內(nèi)部相關(guān)事務進行多方面,全方位的調(diào)查,歸納總結(jié)后,為領(lǐng)導提供一些真實的分析數(shù)據(jù).

　　六:負責本部門的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶聯(lián)絡(luò),日常打印,登記臺帳,考勤統(tǒng)計,等事務.

　　文員的確可以稱為多面手甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復雜的工作,上面這些只是最基本的職責, 其實文員因企業(yè),公司不同,還有很多內(nèi)部職責,我們在具體崗位上還需要嚴格執(zhí)行,認真對待!

　　辦公室文員工作職責

　　辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發(fā)工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13 社會保險的投保、申領(lǐng)。

　　14 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

16.接受其他臨時工作.人事文員工作職責

(1)、行政隸屬

　　上級主管：行政部經(jīng)理

　　工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務人員

(2)、主要職責

　　a．協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作。

　　b．負責營銷系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作，并將考評和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。

　　c．負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

　　d．協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。

　　e．辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。

　　f．部門經(jīng)理交辦的其他事宜。

　　行政人事文員崗位職責

　　行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導下工作，對行政人事部經(jīng)理負責。履行以下職責：

一、負責公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

二、負責辦理員工的進廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。

三、全面負責員工考勤工作。

四、負責員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗收、發(fā)放、登記、管理。

六、外來客人的接待和服務。

七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。

八、復印機、傳真機的管理和使用。

九、公司內(nèi)部其它事務性工作。

十、領(lǐng)導交辦的其它工作

　　行政文員在工作中應具備的條件和要求:

一、學歷：中專高中以上文化程度比較合適；

二、工作經(jīng)驗：有文件管理工作經(jīng)驗,有一定的交流經(jīng)驗會更好；

三、應具備的知識：

1、具備文秘方面的知識工作中經(jīng)常會遇到\\'秘書\\'方面的工作；

2、文件管理,文檔知識,這應該算文員基本要求了；

3、會做賬表也就是能操作辦公軟件,word,excel之類的；

四、具有強烈的責任心與團隊意識,你會經(jīng)常處理公司人力,員工崗位調(diào)動等工作,沒有責任心是不行的；

　　五\\' 工作內(nèi)容及方法簡述

1、負責公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；

2、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；

3、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；

4、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；

5、負責檔案的借閱、復制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；

6、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；

7、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；

8、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；

9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制；

10、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關(guān)任務。

1、對文件數(shù)據(jù)的準確性負責；

2、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!

　　文員的接待工作規(guī)范與職責

　　文員的接待工作,顧名思義,也就是關(guān)于接待方面的工作規(guī)范,職責,包括對來訪者的一些基本情況進行登記,接洽來訪工作等.要求態(tài)度熱情,主動問好,問清來訪意圖,并迅速做出判斷,給予恰當安排.工作地點不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別,按照精細分工,我們下面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進行接待工作

　　一;負責前臺的清潔工作.

　　二:熱情接待來訪者,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客.

　　三:看到客人,必須起身,然后問候,并點頭微笑.

　　四:如果是事先預約的客人,要確認一下:您是xxx先生嗎?并帶其到接待室.

　　五:如果同時還有別的客人訪問其他負責人時,要代為接待,引見.

　　六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名,公司,及來訪意圖等,再詢問上級是否接見.如果同意才能進入接待室!

　　七:負責報刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.

　　八:負責下班后前臺電源的關(guān)閉和正門關(guān)閉.

　　九:檢查辦公設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障后及時報修.

　　十:領(lǐng)導接待重要客人時,要根據(jù)服務規(guī)范要求,做好各項工作,不得馬虎!

　　十一:要有強烈的責任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時配合領(lǐng)導的接待工作.

　　十二:嚴格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓他人進入接待室!

　　十三:負責各類文件資料的打印,復印.整理資料,文件.

　　十四:負責收發(fā)各類傳真,信函,郵件等

　　以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,大家可具體看情況而選擇.

　　采購文員工作職責

(1)請購單、驗收單之登記。

(2)訂購單與合約的登記。

(3)交貨記錄及跟蹤。

(4)供應商來訪的安排與接待。

(5)采購費用的統(tǒng)一申請與報支。

(6)進出口商品文件及手續(xù)之申請。

(7)電腦作業(yè)與檔案管理。

(8)承辦保險、公證事宜。

　　文員的工作權(quán)限

　　文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務或事務之外主要要明白以下幾點:

　　一:不能代表上司做決策,否則就是越權(quán)!

　　二:不能代表上司發(fā)號指令,否則會令上司反感,這也是一種對領(lǐng)導不尊重的行為!

　　三:不能在過做時間處理自己的私人問題,這是一個起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!

　　以上只是幾個大概的主要方面,作為文員最值得注意的是\\\"越位行為\\\" 越位主要表現(xiàn)在幾個方面:

　　1:決策越位:

　　文員只能 \\\"謀\\\"而不能\\'斷\\' 有的文員混淆了決策和輔助決策的內(nèi)容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴重的失誤!即使僥幸沒有出什么問題也是不值得提倡的,記住了,你的領(lǐng)導才是決策者,你只能提供參考!

　　2:表態(tài)越位:

　　表態(tài):是表面對一件事情可行的肯定答復,但是表態(tài)是需要一定的身份的作為文員,你必須要在有領(lǐng)導授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán),否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!

　　3: 工作越位:領(lǐng)導和文員都有自己的職責范圍,該由領(lǐng)導去完成的工作盡量讓領(lǐng)導去做,作為文員,你可以提供最全面的協(xié)助,千萬不要為了給領(lǐng)導留下工作積極,表現(xiàn)能力,或者認為自己甚至比領(lǐng)導還能干,這是典型的出風頭....不可取!

　　4:社交越位:

　　文員經(jīng)常會陪同領(lǐng)導參加一些社交活動,應該注意的是盡量突出領(lǐng)導的地位,自己哪怕是口才超越領(lǐng)導也要退居二線,因為你是文員,場面上的應酬你能應付,一旦具體到公司具體事務以后,你就會發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請示身邊被你冷落的領(lǐng)導! 這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領(lǐng)導眼里成為一個不懂得尊重自己的人!

　　文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務或事務之外主要要明白以下幾點:

　　前臺文員工作職責

1.負責前臺服務熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并傳達給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；

2.負責來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴格執(zhí)行公司的接待服務規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；

3.對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，并于第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；

4.負責公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；

5.接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作；

　　認真執(zhí)行目標卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務。

　　前臺文員服務規(guī)范

　　造訪：

　　客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

　　單個人問候標準語如下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”

“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

“您好！歡迎來到xx公司?！?/p>

　　來者是二人，標準問候語則為：

“二位先生好！”

“二位小姐好”

“先生、小姐，你們好！”

　　來者為三人以上，標準問候語則為：

“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

　　對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：

“x先生好！”

“x小姐好！”

　　對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標準語”并看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標準問候語：

“先生，我記得您前不久(以前)來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”

　　a)引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；

　　b)當場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務接待人員出現(xiàn)，介紹時先介紹主人，后介紹客人；

　　c)引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；

　　d)進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關(guān)門；

　　e)介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。

　　當值前臺為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領(lǐng)帶。

　　禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。

　　電話：

　　1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；

　　2．聽話時先問候，并自報公司、部門。標準語如下：

“您好，xx公司！”或“您好，這里是xx公司！”

　　對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。

　　咨詢家裝業(yè)務：先生(小姐)，關(guān)于這方面情況(家裝咨詢)，讓我們公司客戶顧問x先生為您服務吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。

　　聯(lián)系業(yè)務：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè)務，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！

　　找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她)預約了嗎？請您稍等。(然后接通本公司x先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。)

　　不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人；

　　通話簡明扼要，不應長時間占線。

　　結(jié)束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。

　　商務文員工作職責與流程

　　文員隨從事務的類型很多，諸如隨領(lǐng)導進行商務調(diào)查研究、隨領(lǐng)導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內(nèi)容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

1、準備階段

　　當領(lǐng)導確定出訪后，文員要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準備工作。

（1）思想準備。文員要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內(nèi)容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關(guān)人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

（2）組織準備。文員要做到：根據(jù)領(lǐng)導指示擬制出訪方案；通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領(lǐng)導關(guān)于預備工作的指示，學習有關(guān)文件，布置具體任務；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

（3）資料準備。文員要收集：邀請單位的歷史沿革，領(lǐng)導班子，當前工作發(fā)表及評價的資料；同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗方面的資料；出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。

（4）物質(zhì)準備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

2、出訪階段

（1）做好組織安排。領(lǐng)導商務出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時間、地點和有關(guān)人員。無論哪種活動，隨從文員都要做好記錄，以便事后分析、研究。

　　文員看到、聽到的情況要及時、準確地向領(lǐng)導匯報。

（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題，應主動向領(lǐng)導提出如何處理的建議。

（3）及時同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導出訪期間，文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導者掌握外出領(lǐng)導的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導及時了解領(lǐng)導的重要指示，以及原企業(yè)的工作動向，保證領(lǐng)導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

（4）處理好日常事務。隨從文員要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、結(jié)束階段

　　隨從文員要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導的安全。

（2）整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

（3）抓緊有關(guān)問題的落實。在出訪時，領(lǐng)導答應辦的事，回企業(yè)后文員要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

（4）報銷差旅費。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導結(jié)算開支、報銷差旅費、償還預借款。

（5）回顧總結(jié)。隨從文員工作要對自己跟隨領(lǐng)導出訪期間的工作進行回顧總結(jié)，主動征求領(lǐng)導的批評、幫助，這對文員自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　文員在整個跟隨領(lǐng)導外出活動期間要時刻注意維護領(lǐng)導的威信，執(zhí)行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領(lǐng)導、也為文員自身樹立良好的形象。

　　外貿(mào)跟單員的職責

　　跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務，特別是外貿(mào)業(yè)務的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報關(guān)等綜合知識。

　　國際商務單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗審等工作（解決單證從無到有的過程）。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務活動。

　　外銷員是指在具有進出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員，主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動、外貿(mào)立項、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。

　　報關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準備相關(guān)文件，按要求制作報關(guān)單等并向海關(guān)申報，還要配合海關(guān)查驗、繳納相關(guān)稅費等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。

　　生產(chǎn)跟單員職責

一、首先是從板單跟起

　　1接到hk客人板單先對進行文字處理，翻譯成中文。

　　2進行逐項檢查板單，看清楚客人要求：a.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布） b.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如ykk）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。

3.根據(jù)客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規(guī)操作自行設(shè)計工藝和制作要求，制定自己的工藝單。

4.工藝單要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花及其它處理，交板日期等，（如果客戶板單中對印、繡花方面沒有詳細的資料和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但效果要好，那么跟單員就要揣測客戶的心態(tài)，自己主動去創(chuàng)新設(shè)計一些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶選擇批核）。

5.完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板

6.板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認洗水ok后才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。

7.板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對（并做好度尺記錄）無誤寄給客人。

二、送樣 跟進核價

1.跟單員寄出樣板同時要安排進行核價，并填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求準確（核價單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。

2.核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的

　　產(chǎn)難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定后明確面料價格資料，方便用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。

　　3跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔料的價格進一步落實好，以免以后大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異）進行詳細了解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。

　　4跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對照，進行生產(chǎn)量及加工費的計算和報價。

5.有關(guān)洗水印花（繡花）問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確認談好價格，避免落單后做貨價格有出入。

6.匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、繡花，洗水價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料里,以備后查.跟單員的職責

　　跟單員的職責1:跟單員是業(yè)務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業(yè)務跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去.from

（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產(chǎn)品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。

　　跟單員的職責2:跟單員是業(yè)務助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復：

（2）計算報價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關(guān)部門的業(yè)務聯(lián)系

　　跟單員的職責3:跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關(guān)，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

　　跟內(nèi)單的流程

　　跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理，這是一個很重要的關(guān)鍵。

　　跟單的步驟包括：產(chǎn)前樣的確認，船樣的確認，生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產(chǎn)的全過程。

　　還有的一種跟單是業(yè)務跟單，多為外貿(mào)公司，對技術(shù)的知識要求不是太高，主要是負責生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等。當然對于面料（服裝）的質(zhì)量也相當重要。

　　跟內(nèi)單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門（包括計劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部）。面料到廠后可根據(jù)工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進度，以便更好的與客人溝通，并及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。

　　外貿(mào)跟單文員詳細工作職責與流程

　　外貿(mào)跟單員實際上已經(jīng)可以稱為\\\"高級文員了\\\"相對薪資比較豐厚,但是要求也相當高,希望大家能不斷充實自己!挑戰(zhàn)自己!

1、“要做老板，先做業(yè)務員；要做總經(jīng)理，先做跟單員?！比绻阆雽W 管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了??！”

2、跟單員的工作其實真的很重要：

　　a．面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”

　　b．跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務員與客戶之間聯(lián)系的紐帶

　　c．隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質(zhì) 量的好壞直接影響公司的服務品質(zhì)和企業(yè)形象

　　d．跟單員工作是一項非?！熬C合性”和“邊緣性”的“學科” ：對外要有業(yè)務員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

　　e．作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn) 環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的

　　f．在訂單的生產(chǎn)來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

　　g．有些時候，跟單員是業(yè)務經(jīng)理的助理；有些時候，跟單員是業(yè)務部門所有業(yè)務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理。

3、跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務部 ，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。

（1）一個企業(yè)之存在，一個企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業(yè)運作體系的每一個環(huán)節(jié)！中國文員

（2）站在訂單和客戶要求的角度，跟單員的“官”雖然小，但是，“權(quán)力”卻大著呢！----問題的關(guān)鍵只在于，你是否能把它用好。

（3）跟單員的“權(quán)力”是做事做出來的：事是別人在做，而你又不是別人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要！

（4）一個公司的客戶資料，對公司里的很多人都會保密，但是不可能對跟單員保密---事實上，跟單員每日都在經(jīng)手著公司的客戶資料。于是：一方面要求跟單員對公司忠誠，另一方面，老板、總經(jīng)理們對跟單員自然會“疼愛有加”！

（5）在企業(yè)管理來講，跟單員前途無量！企業(yè)以訂單為主線，生產(chǎn)以客戶為中心，管理則以跟單為核心，作為一名跟單員---面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”

（1）隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務品質(zhì)和企業(yè)形象

（2）跟單員工作是一項非?！熬C合性”和“邊緣性”的“學科”：對外要有業(yè)務員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

（3）作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運作情況，那是難以想象的

（4）在訂單的生產(chǎn)來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

（5）有些時候，跟單員是業(yè)務經(jīng)理的助理；有些時候，跟單員是業(yè)務部門所有業(yè)務人員的助理；有些時候，跟單員是老板的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理。

（6）跟單員工作的管理性：如果你想學管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了?。　?/p>

（7）跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。

　　生產(chǎn)跟單流程

　　生產(chǎn)跟單總的流程

1.下達生產(chǎn)通知書。

　　跟單員接到客戶訂單后，應將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2.分析生產(chǎn)能力

　　生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

3.制定生產(chǎn)計劃：

　　生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4.跟蹤生產(chǎn)進度

（1）生產(chǎn)進度控制流程；

（2）生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序；

（3）生產(chǎn)進度控制重點；

　　a．實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

　　1．原計劃錯誤；

　　2．機器設(shè)備有故障；

　　3．材料沒跟上；

　　4．不良率和報廢率過高；

　　5．臨時工作或特急訂單的影響；

　　6．前制程延誤的累積；

文員主管崗位職責共4

1.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

2.社保稽核工作，包括日常人員的增減等相關(guān)手續(xù)的辦理。

3.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生及廠區(qū)衛(wèi)生的管理。

4.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

5.負責傳真件的收發(fā)工作。

6.負責辦公室辦公用品的采購與發(fā)放

7.負責公司制度文件的文字審核，打印、分發(fā)、歸檔工作。

8.食堂菜價的核實確認及相關(guān)報表的管理工作

9.對文件傳遞、印制、發(fā)放違反程序，導致的運行、丟失、失密、泄密等負責。

10.負責外來人員的接待與服務工作。

11.統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

12.負責有關(guān)會議準備工作，做好會務記錄及會議資料收集整理工作，并歸檔。

13.負責固定資產(chǎn)的管理與日常的養(yǎng)護及維修。

14.完成領(lǐng)導交辦的其他工作。

文員主管崗位職責共5

? 行政文員工作職責

1、協(xié)助經(jīng)理對人員的招聘。（按招聘流程）

2、新進人員的入廠和離職人員的手續(xù)之辦理。

3、協(xié)助主管對新進人員的培訓之準備與后序工作。

4、人員檔案的建立與管制。（電腦化）

5、對試用人員之試工與考核調(diào)查。

6、負責人事異動工作。（轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等手續(xù)之辦理）

7、獎懲手續(xù)之辦理。

8、對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。（程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理）

9、每日/月對職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等）

10、月底對相關(guān)報表的整理并交于總經(jīng)理或總公司。

11、職員工勞動合同／暫住證及各類保險之辦理。

12、完成經(jīng)理臨時交付的任務

　　行政文員的主要工作是：

13、協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護工作秩序；

14、負責公司員工的考勤管理；

15、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、定水、定票、復印、郵寄等事務；

16、負責接待來賓，接聽或轉(zhuǎn)接外部電話

17、負責與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理；

18、負責例會的會議記錄等

19、完成上級安排的其他工作任務。

20、接聽前臺電話。做好登記，記錄每一個電話都要認真記錄。

21、接待好來公司拜訪的客戶

22、在接待上門拜訪客戶時做好客戶登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產(chǎn)品，留下客戶的重要信息資料。

23、來公司洽談業(yè)務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關(guān)負責人洽談相關(guān)業(yè)務。

24、一次性接待顧客三個以上時可以叫其他人員幫忙接待上門客戶。

25、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

26、公司有員工調(diào)動是及時出示調(diào)動通并及時更改公司的通訊錄。