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物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度3篇 檔案館物業(yè)管理方案

時(shí)間:2022-10-27 12:42:39 綜合范文

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物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度3篇 檔案館物業(yè)管理方案

物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度1

  辦公用品管理規(guī)定

  一、計(jì)劃管理

  1、加強(qiáng)辦公用品的計(jì)劃管理。辦公室根據(jù)公司辦公經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃制定統(tǒng)一的辦公用品購(gòu)置計(jì)劃。

  2、辦公室每月根據(jù)需要提出購(gòu)置計(jì)劃資金,并報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  3、如遇特殊情況,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可提出臨時(shí)購(gòu)置計(jì)劃。

  二、辦公用品、辦公設(shè)施采購(gòu)管理

  1、公司辦文具庫(kù)根據(jù)每月的購(gòu)置計(jì)劃和臨時(shí)購(gòu)置計(jì)劃統(tǒng)一采購(gòu)辦公用品,各部門原則上不得自行采購(gòu)。

  2、因特殊情況,各部門需自行采購(gòu)的,要事先提出申請(qǐng),報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可。

  3、公司安排各有關(guān)部門成立采購(gòu)小組,對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察,對(duì)價(jià)格低、質(zhì)量?jī)?yōu)、信譽(yù)高的商家,進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。

  三、發(fā)放使用管理

  1、辦公用品的管理和發(fā)放由公司辦文具庫(kù)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

  2、辦公用品的購(gòu)置、保管和發(fā)放實(shí)行分開管理的原則,分別由專人負(fù)責(zé)。

  3、領(lǐng)取辦公用品,領(lǐng)用人要在OA工作流程報(bào)告中,寫明用途、品名、數(shù)量,由部門負(fù)責(zé)人簽字同意,公司辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可領(lǐng)取。領(lǐng)取的原則是:工作任務(wù)清楚,使用目的明確.一次一領(lǐng),隨用隨領(lǐng),用多少領(lǐng)多少,專領(lǐng)專用。

  4、牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想,在日常工作中,處處精打細(xì)算,提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。

  5、辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為已有,挪作私用;不得用辦公設(shè)備干私活,謀私利;不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

  6、職工須愛護(hù)辦公用品,非正常使用損壞、丟失照價(jià)賠償。

  四、清庫(kù)、盤存管理

  1、庫(kù)存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用品可適量庫(kù)存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓,確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。

  2、批量購(gòu)入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫(kù)存儲(chǔ),物品采購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)保管員要搞好驗(yàn)收交接,在《辦公用品入庫(kù)登記本》上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量,并簽字。每月以報(bào)表形式報(bào)給公司辦領(lǐng)導(dǎo)審閱。

  文書檔案管理辦法 文書檔案歸檔范圍

  公司重要職能活動(dòng)的文件、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料等。

  公司重要會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。

  公司工作計(jì)劃和工作總結(jié)。

  上級(jí)部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定等。公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

  公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

  公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。公司的各項(xiàng)規(guī)章、制度,勞動(dòng)、工資、福利等方面的文件材料。

  公司重要會(huì)議、重要職能活動(dòng)、外事活動(dòng)和重大慶?;顒?dòng)的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料。

  公司重大工程建設(shè)項(xiàng)目的奠基、落成以及試車、開車聲像資料。

  公司重大科技發(fā)明、榮獲省部級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的科研成果,省部?jī)?yōu)產(chǎn)品的證書、照片、錄像帶等資料。

  公司獲省部級(jí)以上先進(jìn)模范人物、勞動(dòng)模范的照片。

  受到省市級(jí)以上(含市級(jí))表彰的各種證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)匾、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等榮譽(yù)性物品。

  中央、省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察活動(dòng)的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料,以及領(lǐng)導(dǎo)人的題詞、書畫等。

  公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的文字、剪報(bào)、照片、錄像資料等。文書檔案收集及歸檔時(shí)間

  凡公司黨委總部發(fā)出的公文,一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

  公司重要會(huì)議記錄(如董事會(huì)、黨委會(huì)、經(jīng)理會(huì)、股東會(huì)等),須在會(huì)議結(jié)束三天內(nèi)移交公司辦公室保管。

  公司在重要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要合同、協(xié)議書、意向書等,由審計(jì)法務(wù)部負(fù)責(zé)收集保管。

  上級(jí)來文一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

  公司有關(guān)部門獨(dú)立成文的文件材料,由主辦部門收集管理。

  以上文書檔案,當(dāng)年由收集管理部門妥善保存,分類立卷,并于次年二季度之前移交綜合檔案科歸檔,進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

  公司及有關(guān)部門獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物和聲像檔案,應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交公司辦公室,由秘書科組織登記、拍照、年底前移交綜合檔案科存檔。3 歸檔要求

  歸檔文件材料要及時(shí)、齊全、完整,如不按時(shí)歸檔,出現(xiàn)問題將追究個(gè)人責(zé)任。

  各部門移交文件材料要填寫移交登記,交接材料時(shí)雙方根據(jù)移交手冊(cè)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。

  歸檔的聲像和實(shí)物資料,必須是原版、原件,圖像清晰,聲音清楚。4 保管和利用

  檔案人員對(duì)檔案材料按有關(guān)規(guī)定,進(jìn)行科學(xué)分類,合理組卷,排列上架,以便更好地利用。

  要做好檔案的安全保護(hù)工作,做好防火、防塵、防高溫和庫(kù)房濕度的調(diào)節(jié)工作。

  嚴(yán)格借閱制度。借閱者先填寫借閱單,經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可借閱。董事會(huì)、黨委會(huì)、股東會(huì)等重要會(huì)議記錄原件和紀(jì)要件,經(jīng)審批同意后,方可查閱,不得外借。聲像和實(shí)物檔案原版、原件一般不得借出。

  利用率較高的文書檔案可將復(fù)制外借。復(fù)制資料由綜合檔案科負(fù)責(zé)辦理。對(duì)保管期限到期的文書檔案,由綜合檔案科提出初步處理意見,經(jīng)鑒定小組審定,提出銷毀意見,報(bào)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。

  會(huì)計(jì)檔案管理辦法 管理目的

  會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反應(yīng)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。堅(jiān)持集中統(tǒng)一保管,有利于維護(hù)和保證檔案的完整與安全,便于企業(yè)各項(xiàng)工作的開展和利用,實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

  公司辦綜合檔案科負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理。2 歸檔范圍

會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

會(huì)計(jì)賬薄類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。

財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,工程決算審計(jì)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 企業(yè)職工工資表、獎(jiǎng)金表、獨(dú)生子女保健表。

其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。3 歸檔要求

公司各財(cái)務(wù)部門當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)終了后,應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案歸檔要求,整理立卷,裝訂成冊(cè),由各財(cái)務(wù)部門暫保管一年,期滿之后于第二年初移交到檔案部門統(tǒng)一保管。

會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),各財(cái)務(wù)部門須填寫會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)(一式兩份),交接雙方現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字(蓋章),各持一份,作為長(zhǎng)期保存依據(jù)。 歸檔的會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表等案卷封面要按規(guī)定內(nèi)容填寫,對(duì)于破碎、缺頁(yè)、裝訂不牢和不合要求的案卷,檔案部門不予接受。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理,以分清責(zé)任。

公司各財(cái)務(wù)部門采用電算化進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)檔案、重大項(xiàng)目工程預(yù)決算檔案、基建會(huì)計(jì)檔案,待項(xiàng)目工程完工審計(jì)后連同紙質(zhì)檔案和二套電子檔案一同移交檔案部門存檔。同時(shí)上報(bào)省、市檔案局備案。

公司其他部門形成的會(huì)計(jì)檔案,按歸檔要求,由本單位自行保管。4 立卷及保管

檔案部門要建立健全各類基礎(chǔ)臺(tái)帳及各項(xiàng)規(guī)章制度,保證檔案妥善保管,有序存放、方便查找、嚴(yán)防毀損。

會(huì)計(jì)檔案接受后要及時(shí)整理、立卷、登記、造冊(cè)、著錄、裝盒入柜,按所屬類別分類存放、順序排列、依次上架,編制案卷目錄(立卷人、移交人簽字),建立系統(tǒng)完整的檢索工具,以便查找和利用。

各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限按國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行,分為永久和長(zhǎng)期兩種。其中職工工資表、財(cái)務(wù)報(bào)表為永久;憑證為15年,帳簿為25年;獎(jiǎng)金表為20年;銀行對(duì)賬單為5年;會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)為15年,會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保存。

執(zhí)行庫(kù)房管理“八防”制度,做好防磁、防有害氣體等設(shè)備保護(hù)設(shè)施,定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)資料做好更新備份,保證庫(kù)房清潔衛(wèi)生,溫、濕度適宜。庫(kù)房重地?zé)o關(guān)人員不得隨意出入,避免散失和泄密。5 查閱和利用

本公司保存的財(cái)會(huì)檔案只為公司提供利用,除法律規(guī)定外,一律不予外借。財(cái)務(wù)人員借閱時(shí),需填寫借閱單,由財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理登記手續(xù)。

公司紀(jì)委、監(jiān)察審計(jì)、保衛(wèi)部門因工作需要,須經(jīng)公司主要分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),財(cái)務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,登記后方可查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。

公司外單位查閱檔案時(shí),需持單位正式介紹信,經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批,財(cái)務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,在指定地點(diǎn)查閱。嚴(yán)禁查閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封及抽換,違者酌情予以處分。6 鑒定與銷毀

會(huì)計(jì)檔案的保管期限,原則上按國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行,如有特殊情況以法律為依據(jù),適當(dāng)延長(zhǎng)部分檔案保管期限。

保管期滿待銷毀的會(huì)計(jì)檔案,由檔案科會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見,檔案科編制銷毀清冊(cè),財(cái)務(wù)部鑒定審核,經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理層批后,進(jìn)行銷毀。 鑒定銷毀時(shí),對(duì)保管期滿但尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)、有重要價(jià)值的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,重新保管直至事項(xiàng)完結(jié)鑒定確無(wú)保管價(jià)值時(shí)再銷毀。

銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案、財(cái)務(wù)、監(jiān)察審計(jì)部等部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案之前,應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì);銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

  科技檔案管理辦法 科技檔案歸檔

  各單位應(yīng)當(dāng)把技術(shù)文件材料的形成積累和歸檔,納入到技術(shù)工作程序和工作計(jì)劃之內(nèi),列入技術(shù)工作人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任追究制中加以考核。 各單位必須將在生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)創(chuàng)新、引進(jìn)和交流以及形成的(含外單位提供給本公司的)具有保存價(jià)值的技術(shù)文件材料加以系統(tǒng)地整理,組成保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒),并按套歸檔。

凡需歸檔的技術(shù)文件材料,應(yīng)隨時(shí)歸檔,歸檔必須做到線條清楚,字跡清晰、紙質(zhì)優(yōu)良。其分類方法,要符合本單位生產(chǎn)和工作性質(zhì),以便保管和利用。 基本建設(shè)施工階段所形成的技術(shù)文件材料,待工程竣工驗(yàn)收時(shí),由工程管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔。

凡我公司一切新建、改建、擴(kuò)建、維修工程必須將竣工后的有關(guān)設(shè)計(jì)任務(wù)書、勘測(cè)原始材料以及決算、竣工圖,工程驗(yàn)收文件等,按歸檔要求,由工程管理部門或承建單位系統(tǒng)整理歸檔。

凡我公司一切新建、擴(kuò)建、改建的工程都應(yīng)繪制竣工圖歸檔。

改建工程必須對(duì)原工程檔案進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充或修改,以保證檔案與現(xiàn)狀相符。

歸檔的技術(shù)文件材料和竣工圖,一律歸檔兩份,另底圖一份,施工圖一份。 在生產(chǎn)、基建、設(shè)備制造和維修工程中形成的技術(shù)文件材料,按歸檔要求,系統(tǒng)完整及時(shí)整理好歸檔。 由外單位協(xié)助工程形成的一切技術(shù)文件材料,竣工后由我公司主管部門按歸檔要求歸檔。

各單位對(duì)新建、改建、擴(kuò)建的項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收時(shí),要有技術(shù)檔案人員參加。對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件材料進(jìn)行驗(yàn)收,對(duì)沒有完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技文件材料的項(xiàng)目,不算完成項(xiàng)目。

技術(shù)檔案人員參加設(shè)備開箱,即時(shí)將科技文件登記,做到先歸檔后借閱。 本公司各單位外出開會(huì)、參觀學(xué)習(xí)收集的圖紙和技術(shù)資料,都要交綜合檔案科歸檔。工作需要時(shí)辦理借閱手續(xù)。對(duì)付款購(gòu)進(jìn)的圖紙和資料經(jīng)綜合檔案科驗(yàn)收后,財(cái)務(wù)部方能報(bào)銷。

  2、科技檔案管理

接收科技檔案后,應(yīng)及時(shí)做好歸檔后的整理工作。按其形成或規(guī)律構(gòu)成有機(jī)整體,組成保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒)然后按分類方法進(jìn)行編號(hào)登記保管。 科技檔案的分類保管,必須按密級(jí),保管期限和銷毀原則:

檔案和資料分開,文字的科技檔案與底圖分開,底圖與藍(lán)圖分開,分開應(yīng)保持科技檔案間的有機(jī)聯(lián)系。

科技檔案的保密等級(jí)共分:絕密、機(jī)密、秘密三種,其劃分原則上按上級(jí)規(guī)定與指示辦理。

科技檔案保管期限的原則分:永久、長(zhǎng)期、短期三種。

綜合檔案科是我公司要害部門,檔案庫(kù)房必須保證絕對(duì)安全完整。 庫(kù)房不經(jīng)同意不準(zhǔn)入內(nèi),嚴(yán)禁吸煙,要有防火器材設(shè)備,做好防潮、防火、防盜、防霉、防蟲等“八防”工作。

科技檔案保管,每年要定期檢查一次,檢查情況要向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,如發(fā)生意外要及時(shí)報(bào)告,發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)提出復(fù)制意見。

各單位所需的國(guó)內(nèi)外技術(shù)資料和圖紙,由綜合檔案科統(tǒng)一訂購(gòu),外索技術(shù)資料需事先向綜合檔案科申請(qǐng)取得同意,由綜合檔案科辦理付款手續(xù)后集中保管,否則,財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

凡備品備件月作業(yè)計(jì)劃加工圖紙、各單位大中修計(jì)劃的加工件所需圖紙,由公司生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一歸口填寫曬印申請(qǐng)單報(bào)送檔案科。

外單位需復(fù)制用我公司技術(shù)檔案或圖紙,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后,到綜合檔案科辦理手續(xù),方可復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制我公司技術(shù)檔案、文件材料等,違者追究責(zé)任。3 科技檔案借閱

凡是本公司員工因工作需要,一律憑工作證辦理借閱手續(xù),嚴(yán)禁代借和轉(zhuǎn)借。 全公司總平面圖、上下水道、供電及“絕密”技術(shù)資料,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可借閱?!敖^密”資料不得帶離檔案科,如因工作需要必須帶出者,需由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)。

借閱者對(duì)借出的檔案資料(圖紙、技術(shù)資料)要妥善保管。不準(zhǔn)拆卷、涂改、打標(biāo)記、損壞和丟失,要保證案卷完整,違者追究責(zé)任。

設(shè)備原圖不得作為借閱使用,更不準(zhǔn)拿到現(xiàn)場(chǎng)使用,如確系生產(chǎn)需要,須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)和檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

借閱者對(duì)借閱的檔案資料必須當(dāng)面點(diǎn)清,歸還時(shí)按順序排好,案卷檢查無(wú)誤后,當(dāng)面辦理注銷手續(xù)。丟失者除賠償經(jīng)濟(jì)損失外,還須追究責(zé)任。

借閱者未經(jīng)檔案員允許,不得自拿、自取、自放,嚴(yán)禁擅自入內(nèi),對(duì)不聽勸阻者,檔案員有權(quán)停止借閱。

借閱時(shí)間不得超過15天,特殊情況者需經(jīng)批準(zhǔn),最長(zhǎng)時(shí)間不能超過一個(gè)月。不能按期歸還者,可續(xù)辦借閱手續(xù),否則按管理規(guī)定停止借閱。

各單位和個(gè)人不經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案科批準(zhǔn),嚴(yán)禁將我公司一切技術(shù)資料、圖紙(含復(fù)制品)向外泄露,違者批評(píng),嚴(yán)重者給予處分。

調(diào)離、退休人員,需持人事部門調(diào)令到綜合檔案科交清所借和工作中形成的文件材料,方可辦理離廠手續(xù)。

外單位來公司參觀學(xué)習(xí)、考察等人員,按專業(yè)對(duì)口接待,并只做一般性介紹,如欲深入交流時(shí),需請(qǐng)示分管該專業(yè)的公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)同意。4 科技檔案修改

  各單位不得自行修改科技檔案、圖紙和技術(shù)文件,修改、作廢一律填寫申請(qǐng)單。必須修改時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,由專職技術(shù)人員修改,并同時(shí)修改藍(lán)圖、底圖和技術(shù)文件材料。

在實(shí)施重大合理化建議,技術(shù)改造中須修改圖紙時(shí),由原設(shè)計(jì)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修改。 凡是新設(shè)計(jì)施工項(xiàng)目,應(yīng)由施工單位提供施工過程中的依據(jù),由設(shè)計(jì)者完成竣工圖。

凡屬設(shè)備檔案圖紙的修改,均由生產(chǎn)技術(shù)部(分管工程技術(shù)人員)辦理,其它單位不得自行修改。

凡備品備件,設(shè)備訂貨圖紙,由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一修改后,方能生效。 凡工藝流程變動(dòng)修改,由車間技術(shù)人員提出,由生產(chǎn)技術(shù)部工藝組修改,其它單位不得自行修改。

底圖修改較大時(shí),應(yīng)將原圖申請(qǐng)作廢,重新出圖,圖號(hào)不變。

凡因工藝流程改變或設(shè)備更新、調(diào)整設(shè)備,廢除原圖需作廢時(shí),由經(jīng)辦人(車間、檢修部門或設(shè)計(jì)部門)提出報(bào)廢申請(qǐng),報(bào)綜合檔案科作廢。5 科技檔案銷毀

經(jīng)主管及技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn),有關(guān)部室共同鑒定后,由科技檔案人員登記造冊(cè)。經(jīng)公司保密委員會(huì)或公司保衛(wèi)部門指定專人監(jiān)督銷毀,任何人都不得擅自處理,或任意分散。

銷毀清冊(cè)其內(nèi)容必須具備:順序號(hào)、保管期限、檔案目錄號(hào)、密級(jí)、保管單位,以便日后查考。

銷毀清單一式二份,一份留存綜合檔案科備查,另一份上報(bào)有關(guān)機(jī)關(guān)。6 科技檔案保密

技術(shù)檔案庫(kù)房是機(jī)要崗位,無(wú)關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房,庫(kù)房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

機(jī)密文件,技術(shù)檔案、圖紙、資料,必須由專人集中經(jīng)管,妥善保管。 凡屬保密科技文件、圖紙、資料借閱,必須依照規(guī)定的借閱批準(zhǔn)手續(xù),不得擅自查閱與借出。一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

銷毀舊圖紙、資料時(shí),要嚴(yán)格檢查,防止失密、泄密。

檔案工作人員要嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針,不失密、不泄密,做好科技檔案、資料的保密工作。

借閱絕密的技術(shù)文件、資料、圖紙,須經(jīng)指定負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),履行絕密借閱手續(xù)方可借閱。

對(duì)機(jī)密、絕密科技資料、圖紙要定期查對(duì),以免出錯(cuò),發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門,妥善處理。

  竣工檔案管理辦法

  1、負(fù)責(zé)全公司竣工工程資料的收集、整理、立卷、歸檔的管理和組織竣工檔案的驗(yàn)收工作。

  2、對(duì)施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和資料員進(jìn)行檔案工作交底,使其明確檔案收集、整理工作的重要性及歸檔范圍。

  3、負(fù)責(zé)督促施工現(xiàn)場(chǎng)的其他管理人員按時(shí)交接檔案資料,統(tǒng)一歸口整理,保證竣工資料組卷的完整性和有效性。

  4、工程項(xiàng)目竣工后施工單位必須及時(shí)做好竣工資料的整理、組卷工作,按單項(xiàng)工程分類立卷,組成保管單位(卷、冊(cè)),且符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。有修改的竣工圖要修改到位、標(biāo)注到位。

  5、對(duì)接收的竣工檔案進(jìn)行查驗(yàn),符合規(guī)定要求的方能接收。接收的竣工檔案以原件為準(zhǔn),不得有偽造、復(fù)印、涂改或有其他不符合要求的文件。

  6、竣工檔案是公司的主體檔案,檔案庫(kù)房必須保證絕對(duì)安全,庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,并配備消防器材,沒有允許不得入內(nèi)。

  7、若外單位需借閱或復(fù)制我公司竣工資料或圖紙,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后,到綜合檔案科辦理手續(xù),方可借閱或復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制公司竣工資料、圖紙等,違者追究其責(zé)任。

  8、各單位不得自行修改竣工資料和圖紙,必須修改時(shí)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,由專職技術(shù)人員修改,并同時(shí)修改藍(lán)圖、底圖。

  9、凡需領(lǐng)用工程制圖儀器,須提出書面報(bào)告,并經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

  底圖管理辦法

  1、凡公司所屬各部室繪制的底圖均由綜合檔案科底圖室集中統(tǒng)一管理。

  2、凡是工程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)圖、設(shè)備圖等,必須交底圖室存檔,并按工程項(xiàng)目分類登記建帳,入庫(kù)保管。外購(gòu)藍(lán)圖描繪復(fù)用底圖,必須按我公司規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)。

  3、入庫(kù)圖紙必須成套齊全、圖面整齊、圖號(hào)完整,有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理交接手續(xù),驗(yàn)收存檔。

  4、底圖應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅,用碳素墨水或用計(jì)算機(jī)繪制,經(jīng)設(shè)計(jì)、校核及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后,送交檔案科。計(jì)算機(jī)繪制的底圖,設(shè)計(jì)、校核、審查的簽字,必須是簽字者本人用碳素墨水的簽字,不得用計(jì)算機(jī)直接描出,以符合檔案管理的要求。

  5、底圖檔案以袋裝為主,并編制底圖總目錄,袋內(nèi)編制卷內(nèi)目錄,以便于管理和利用。底圖展開平放在專用的底圖柜內(nèi),不得卷放或折疊放置。特殊招標(biāo)的底圖視情況采取適當(dāng)措施存放保管。

  6、底圖檔案號(hào)按形成單位統(tǒng)—設(shè)備的分類方法進(jìn)行分類,并組合成類別,各種類別底圖分別采用大流水編號(hào)。編號(hào)寫在底圖案卷袋右下角圖框外邊,號(hào)碼應(yīng)清楚可見。

  7、收藏底圖要精心保管,為了加強(qiáng)底圖的堅(jiān)固性,應(yīng)將底圖周邊用縫紉機(jī)軋邊后方可曬圖。對(duì)于破損圖紙要及時(shí)修補(bǔ),破損嚴(yán)重不能修復(fù)時(shí)應(yīng)提出更新。

  8、提曬底圖須填寫曬圖申請(qǐng)單,提曬底圖應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。收回圖紙要當(dāng)面點(diǎn)清,沒有缺損和涂改時(shí)方可簽收。

  9、嚴(yán)格遵守檔案保密制度,底圖嚴(yán)禁外借,底圖除需重大修改和重新復(fù)制外,一般不予外借。確因工作需要,須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格借還登記手續(xù)。借閱保密程度較高的底圖,應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  藍(lán)圖管理辦法

  1、綜合檔案科藍(lán)圖管理崗位負(fù)責(zé)公司所有工程項(xiàng)目施工藍(lán)圖、資料的接受、分類整理、保管統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀和提供利用工作。

  2、公司所有工程項(xiàng)目的施工藍(lán)圖、資料,在項(xiàng)目竣工、完成后由施工責(zé)任單位及時(shí)整理,隨附清單一并移交綜合檔案科。

  3、認(rèn)真做好藍(lán)圖、資料入庫(kù)驗(yàn)收工作,逐份逐張清點(diǎn),并及時(shí)系統(tǒng)整理,按單項(xiàng)工程分類立卷、裝盒、排架。做到完整齊全,并編制檢索工具。

  4、入庫(kù)藍(lán)圖、資料均按檔案號(hào)順序排列,不得亂放或任意提取,借閱藍(lán)圖、資料需要辦理登記手續(xù),定期檢查藍(lán)圖、資料借還情況,及時(shí)做好催還工作。

  5、熟悉藍(lán)圖、資料的排放位置,主動(dòng)協(xié)助借閱者查找圖號(hào)和卡片等檢索工具。

  6、借閱者對(duì)借閱的藍(lán)圖、資料必須當(dāng)面點(diǎn)清,妥善保管,不得涂改、損壞和丟失。收回時(shí)排好序號(hào),確無(wú)缺損和涂改方可簽收。違反者除賠償經(jīng)濟(jì)損失外,還要追究責(zé)任。

  8、精心保管藍(lán)圖、資料,如有破損圖紙應(yīng)及時(shí)修補(bǔ),破損嚴(yán)重不能修補(bǔ)的,及時(shí)提曬更新。

  9、時(shí)時(shí)做好鑒定工作,對(duì)沒有利用價(jià)值的藍(lán)圖、資料提出銷毀申請(qǐng),造冊(cè)登記,經(jīng)鑒定、審批后,予以銷毀。銷毀時(shí)要嚴(yán)格檢查,防止失密、泄密。

  10、藍(lán)圖、資料保管堅(jiān)持“防盜、防火、防鼠、防蟲、防濕、防塵、防光、防有害氣體”,做到安全無(wú)事故。保持庫(kù)房?jī)?nèi)部清潔衛(wèi)生,排放有序,溫度適宜。

  11、對(duì)藍(lán)圖、資料收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記,并按規(guī)定上報(bào)庫(kù)藏等檔案工作基本統(tǒng)計(jì)情況。

  復(fù)制印曬管理辦法

  1、綜合檔案科復(fù)印、曬圖崗位負(fù)責(zé)公司各相關(guān)檔案資料的工程復(fù)制和曬圖工作。

  2、復(fù)印、曬圖室人員對(duì)送交的復(fù)印、曬圖技術(shù)文件或圖紙應(yīng)逐一登記。

  3、嚴(yán)格復(fù)印、曬圖的程序和手續(xù)。復(fù)印、曬圖必須有經(jīng)辦人填寫好曬印申請(qǐng)單,申請(qǐng)單位和領(lǐng)導(dǎo)簽字后交綜合檔案科統(tǒng)一安排曬印,不得私自接受復(fù)印或曬圖,手續(xù)不完備的應(yīng)給予拒絕。

  4、復(fù)印、曬圖人員收到手續(xù)完備的申請(qǐng)單后,嚴(yán)格按照審批的規(guī)格、張數(shù)進(jìn)行復(fù)印、曬圖。申請(qǐng)單須保存三年備查。

  5、保證復(fù)印或曬圖質(zhì)量,提高工作效率。急件隨到隨印或曬,平件一般不超過三天,杜絕復(fù)印、曬圖差錯(cuò)。

  6、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,涉及到保密材料,我公司專有技術(shù)等“秘密”類資料,必須由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)簽字,方可安排復(fù)印或曬圖。禁止無(wú)關(guān)人員翻閱復(fù)印、曬圖資料和出入復(fù)印、曬圖室,不在室內(nèi)待客閑談。

  7、曬圖機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備要經(jīng)常維護(hù)保養(yǎng)。設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)分析查找原因,并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)行維修。

  8、保證復(fù)印曬圖室的安全、衛(wèi)生、整潔,做到每日清掃保潔,每周大掃除,人走“四關(guān)”(關(guān)機(jī)、關(guān)電、關(guān)燈、關(guān)門)。

  9、建立復(fù)印、曬圖檔案,每月底,對(duì)材料消耗和印曬情況進(jìn)行一次檢查統(tǒng)計(jì)。

  科技圖書管理辦法

  1、綜合檔案科圖書資料室負(fù)責(zé)全公司科技圖書、資料和各部門生產(chǎn)、管理所需雜志、規(guī)程以及其它有關(guān)資料的搜集、訂購(gòu)、保管、借閱、發(fā)放等工作。

  2、搜集、采購(gòu)來的科技圖書、資料應(yīng)及時(shí)按“中圖法”分類、登錄、編號(hào)、建卡、投入借閱。

  3、凡各部門所需訂購(gòu)有關(guān)科技圖書資料,均應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由綜合檔案科統(tǒng)一歸口并負(fù)責(zé)征訂、購(gòu)買、報(bào)銷和管理工作,其它部門未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行購(gòu)置。部門和個(gè)人需用可辦借閱手續(xù)。

  4、凡參加各種學(xué)術(shù)會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)的資料原則上一律交綜合檔案科資料室統(tǒng)一管理,其它部門及個(gè)人不得留存,如因工作確實(shí)需要留存,須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)。凡沒有經(jīng)過綜合檔案科簽字驗(yàn)收,財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

  5、科技圖書、資料的借閱嚴(yán)格按借閱制度進(jìn)行,定期進(jìn)行催還、清理。借閱人員必須在圖書資料室辦理書面借閱手續(xù),方可借閱。

  6、公司員工每次借閱本數(shù)只限一冊(cè),歸還后,方可第二次再借。借期一周,單次借閱時(shí)間最長(zhǎng)不能超過20天,否則停止借閱。

  7、借閱的圖書不得撕頁(yè)、圈點(diǎn)、注字、折疊、剪裁等。若有丟失和損壞按圖書原價(jià)兩倍以上賠償。對(duì)于絕版圖書四倍以上賠償。

  8、科技圖書借閱的過程中,借閱人不得私自將圖書轉(zhuǎn)借給其他員工,如需轉(zhuǎn)借,必須到圖書資料室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。如因任何轉(zhuǎn)借原因發(fā)生的書籍損壞等損失,由第一借閱人負(fù)全面責(zé)任。

  9、必須保持科技圖書的整潔、整齊,發(fā)現(xiàn)破損,要及時(shí)裝訂、裱糊。

  10、圖書資料室必須按規(guī)定做好相應(yīng)的防護(hù)措施,如防塵、防潮、防火、防霉、防蟲、防盜等。

  11、員工調(diào)離出廠,必須持人力資源部調(diào)離證明,及時(shí)辦理圖書歸還手續(xù),經(jīng)簽字后方可離廠,廠外人員不得借閱。

  12、科技圖書每年終認(rèn)真清查核對(duì)一次。

  科技情報(bào)管理辦法

  1、科技情報(bào)管理崗位主要負(fù)責(zé)公司科技情報(bào)資料的收集、購(gòu)置、加工、編輯和提供利用工作,為企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展做好服務(wù)。

  2、科技情報(bào)人員要廣泛收集整理、分析研究各類化工科技信息情報(bào)。在掌握本單位科技動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)上,為解決生產(chǎn)中的關(guān)鍵技術(shù)問題,提高技術(shù)管理水平及時(shí)提供有針對(duì)性的情報(bào),并采用多種形式傳播、推廣適用的先進(jìn)技術(shù)和技術(shù)創(chuàng)新成果。

  3、積極參加科技信息情報(bào)的交流活動(dòng)。積極參加全國(guó)中氮技術(shù)情報(bào)網(wǎng)的活動(dòng),為《中氮肥》、《中氮信息》及有關(guān)情報(bào)網(wǎng)投稿,并完成分配的任務(wù)。

  4、認(rèn)真做好《淮化科技》內(nèi)部刊物的稿件組織、編輯、出版和國(guó)內(nèi)中氮等行業(yè)的交流工作。

  5、開發(fā)情報(bào)資源為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)服務(wù)??萍记閳?bào)人員應(yīng)積極貫徹上級(jí)有關(guān)科技情報(bào)工作和技術(shù)創(chuàng)新精神,做到上情下達(dá)、下情上報(bào)、內(nèi)外通氣,成為溝通情報(bào)交流渠道的聯(lián)系人。

  6、檔案資料管理人員應(yīng)做好技術(shù)資料、圖書、檔案的收集整理分類編目工作,做好資料目錄和期刊目錄的編制工作,并配合專職情報(bào)員做好信息情報(bào)的服務(wù)工作。

  7、科技情報(bào)工作計(jì)劃應(yīng)列入本單位科技計(jì)劃,單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。要逐步增添必要的信息化設(shè)施和征訂相關(guān)的圖書資料、期刊雜志等。

  8、積極組織科技情報(bào)人員(包括資料管理人員)參加情報(bào)業(yè)務(wù)、專業(yè)知識(shí)、科技外語(yǔ)等學(xué)習(xí)活動(dòng),提高科技情報(bào)人員業(yè)務(wù)水平。

  9、公司工作人員外出參加各種專業(yè)會(huì)議、學(xué)習(xí)班所獲得的各種技術(shù)資料和以單位名義索取的技術(shù)資料一律交綜合檔案科進(jìn)行整理、編目、歸檔和掃描,以提高利用率。

  重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

  一、總則

  1、為加強(qiáng)對(duì)公司重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作,確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本辦法。

  2、本辦法適用于公司各類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)與使用全過程中的檔案管理工作。

  3、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、工程監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收的全過程中形成的具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。

  4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作既是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)工作,也是檔案事業(yè)的組成部分。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目各有關(guān)單位要依法加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),列入工作計(jì)劃,按照集中統(tǒng)一管理的原則,確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

  二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

  1、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位要成立檔案工作管理機(jī)構(gòu),確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案工作,并建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu),配備素質(zhì)較高的檔案專、兼職人員,落實(shí)項(xiàng)目檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。專、兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,必須參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn),持證上崗。制定管理制度,建立健全重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作,保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行。

  2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的宏觀管理,將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理之中,在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃、檢查項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí),要同時(shí)部署、檢查、驗(yàn)收檔案工作。

  3、建立、健全重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。堅(jiān)持“三參加”、“四同時(shí)”管理?!叭齾⒓印奔礄n案部門參加項(xiàng)目審查論證會(huì)和項(xiàng)目進(jìn)度會(huì);參加工程階段性竣工驗(yàn)收;參加設(shè)備開箱,并形成記錄?!八耐瑫r(shí)”即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求;檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況;項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況;項(xiàng)目申報(bào)評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員提職評(píng)先時(shí),檔案部門同時(shí)出具專題歸檔證明材料。

  4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位的項(xiàng)目竣工文件編制和項(xiàng)目文件整理。

  5、項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)根據(jù)《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA / T 28—2002)的要求,完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項(xiàng)目文件資料的收集、編制、整理、歸檔工作。

  三、項(xiàng)目檔案的收集和歸檔

  1、建設(shè)單位與各承包單位簽訂的項(xiàng)目承包合同,應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),明確項(xiàng)目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

  2、實(shí)行總承包的項(xiàng)目,各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料,項(xiàng)目竣工時(shí),由項(xiàng)目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料,并提交項(xiàng)目建設(shè)單位;由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的項(xiàng)目,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料。項(xiàng)目竣工時(shí),由項(xiàng)目建設(shè)單位或由項(xiàng)目建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料。

  3、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí),項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)著手開始對(duì)形成的文件材料的收集、積累、審核工作;項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí),應(yīng)完成全套文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確,保持有機(jī)聯(lián)系,反映重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)情況。

  4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件,應(yīng)由建設(shè)單位和承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)文件的收集、積累,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件;項(xiàng)目施工文件,由項(xiàng)目施工單位負(fù)責(zé)收集、積累;項(xiàng)目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累;項(xiàng)目調(diào)試及試運(yùn)行階段形成的文件,由試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累;項(xiàng)目器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累建設(shè)項(xiàng)目器材供應(yīng)及財(cái)務(wù)管理形成的文件。

  5、凡是反映與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,都應(yīng)收集齊全、立卷、歸檔。

  6、各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集;引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先交綜合檔案科登記、歸檔,再進(jìn)行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。

  7、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目所需國(guó)內(nèi)外技術(shù)資料、圖紙,由綜合檔案科統(tǒng)一訂購(gòu)、借閱。外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)收集的技術(shù)資料、圖紙,各類項(xiàng)目前期文件都要及時(shí)交綜合檔案科歸檔,工作需要時(shí)辦理借閱或者提供復(fù)印件。

  8、歸檔的項(xiàng)目文件材料要求字跡清楚、圖樣清晰,圖表整潔,簽字手續(xù)完備。載體及書寫材料符合檔案保管要求。永久、長(zhǎng)期保存的文件不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆)書寫、繪制。凡由易褪色的書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的需永久和長(zhǎng)期保存的文件,應(yīng)附一份復(fù)印件。復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條及影響的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。照片、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。電子文件應(yīng)以光盤為長(zhǎng)期儲(chǔ)存介質(zhì),并打印備份。

  9、建設(shè)單位應(yīng)采取拍照、錄像等方式,將項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過程進(jìn)行記錄,制作、形成音像檔案,及時(shí)歸檔保存,并向市檔案館和本單位檔案部門移交。

  10、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管條件要符合國(guó)家檔案局制定的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項(xiàng)目檔案的安全管理。應(yīng)把庫(kù)房、設(shè)備與裝具所需經(jīng)費(fèi)列入項(xiàng)目投資總概算中,使檔案管理現(xiàn)代化與企業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

  11、項(xiàng)目建設(shè)單位要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實(shí)落實(shí)相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度,做好電子文件的歸檔和電子檔案的保管,確保其真實(shí)、完整和有效,逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

  12、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交的時(shí)間要求:各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目完成后將項(xiàng)目檔案向建設(shè)單位移交;項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位按合同規(guī)定要求,向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交,并辦理完備的清點(diǎn)、簽字等移交手續(xù),明確檔案移交內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的,不算完成施工任務(wù),并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

  四、檔案的整理

  1、建設(shè)單位或監(jiān)理部門要制定項(xiàng)目檔案分類大綱和編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類,大中型項(xiàng)目按單項(xiàng)工程或結(jié)構(gòu)、專業(yè)分類,下設(shè)屬類。

  2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件組卷原則是遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),分類科學(xué),組卷合理。管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件組卷;施工文件按單項(xiàng)工程或階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單按文種組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷;監(jiān)理文件按名稱或?qū)I(yè)組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷;聲像材料組卷時(shí)應(yīng)附文字說明,對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

  3、卷內(nèi)文件排列:管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列;施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列;設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列;竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正文在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

  4、案卷編目要求編寫頁(yè)號(hào)、填寫案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、備考表所設(shè)置的各項(xiàng)內(nèi)容及編制總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄等。

  5、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷的包裝采用國(guó)家檔案局規(guī)定的無(wú)酸卷皮、卷盒。

  6、案卷排列:基建類案卷按項(xiàng)目、依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收排列;設(shè)備類案卷按依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列管理。

  7、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工圖編制必須真實(shí),準(zhǔn)確的反映項(xiàng)目竣工的實(shí)際情況,要做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、圖面清晰、逐張加蓋竣工圖章、簽字手續(xù)完備。

  8、負(fù)責(zé)組織重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的主管部門或建設(shè)單位在項(xiàng)目初步驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收時(shí)必須通知檔案行政管理部門或有關(guān)單位參加。

  9、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記辦法》的有關(guān)要求,按規(guī)定時(shí)間填報(bào)登記表,做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記工作。

物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度2

  物業(yè)管理公司檔案管理制度

  一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

  1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

  2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

  3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

  6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

  7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。

  8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

  9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

  二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定:

  1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

  2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存

  檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

  3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告

  假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

  4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電

  話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

  5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保

  管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

  6.發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。

  7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

  8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良

  侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

  三. 物業(yè)管理公司檔案資料:

  1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

  1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

  2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;

  3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

  4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

  5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司); 6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

  2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

  1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

  2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

  3、業(yè)戶資料:

  1)入伙情況記錄;

  2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

  4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

  1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

  2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

  3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

  5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

  1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

  2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄; 3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

  4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;

  6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:

  1)變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;

  2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告;

  3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

  4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

  5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

  6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

  7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

  7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

  1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄; 2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

  3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

  4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

  物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議)

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設(shè)備值班與巡檢記錄

*管理工作計(jì)劃與報(bào)告

*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

*用戶報(bào)修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

物業(yè)管理企業(yè)檔案管理制度3

  企業(yè)檔案管理制度

  一、目的

  為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本制度。

  二、管理權(quán)限、職責(zé)

  1、公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由公司綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

  2、綜合部負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

  3、公司各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

  4、公司開展的項(xiàng)目及專項(xiàng)工作由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé),配備專職或兼職檔案人員。

  5、公司各部門專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理歸檔文件,對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

  三、歸檔范圍與分類

  1、凡是反映公司建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的各種載體式、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片等)均屬歸檔圍。

  2、公司文書檔案設(shè)置6類,分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、黨群管理類、人事類、會(huì)計(jì)類。公司科技檔案設(shè)置4類,分為基建類、設(shè)備類、科研類、產(chǎn)品類。公司聲像檔案、實(shí)物檔案另行歸檔。具體參照《gt管業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。

  四、立卷歸檔要求

  1、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

  2、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等文件應(yīng)在其項(xiàng)目驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收前歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

  3、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。

  4、公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值,為永久保管。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的,應(yīng)酌情列為定期(30年或10年)保管。凡介于兩種保管期限之間的,按照保存時(shí)間較長(zhǎng)的一檔確定保管期限。

  5、各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有材料還需使用,應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

  6、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),歸檔文件材料盒內(nèi)要有“盒內(nèi)文件目錄”。

  7、文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向綜合部檔案室移交,檔案部門在接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì),并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案移交登記表》簽字后各保留一份。

  五、檔案借閱與保密

  1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù),限期歸還。

  2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),需辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

  3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

  4、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。

  5、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,保持整潔,不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改,勾劃、裁剪、損壞或抽頁(yè),不得轉(zhuǎn)借他人,不得遺失和私自翻印。

  6、檔案管理員應(yīng)定期清查借閱登記冊(cè),對(duì)已到限期的調(diào)出檔案,應(yīng)及時(shí)督促歸還。

  7、檔案工作人員不準(zhǔn)用電話、傳真、信箋與別人聯(lián)系秘密事項(xiàng);嚴(yán)禁秘級(jí)文件、資料、信息上網(wǎng)。

  8、檔案工作人員必須堅(jiān)持做到不帶檔案出門,不準(zhǔn)將檔案提供給無(wú)關(guān)人員查看,不準(zhǔn)將檔案存放情況及其內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄露,克服新時(shí)期無(wú)密可保的麻痹思想,時(shí)刻保持警惕,謹(jǐn)防失泄密事件發(fā)生。

  9、建立檔案利用效果登記制度,對(duì)借出的檔案,在工作查考、解決經(jīng)濟(jì)糾紛,經(jīng)濟(jì)案件,產(chǎn)權(quán)歸屬等產(chǎn)生的作用及效果及時(shí)進(jìn)行登記,以反映檔案在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所發(fā)揮的應(yīng)有作用。

  六、檔案的鑒定與銷毀

  1、公司綜合部對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

  2、檔案鑒定工作由綜合部主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。

  3、檔案材料鑒定小組審定,編制銷毀清冊(cè),并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可銷毀。

  4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)永久保存。

  七、罰則

  1、凡無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評(píng)。

  2、對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng)。

  3、不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查;

  4、遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案,泄露秘密的,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  八、本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋,自下發(fā)之日起執(zhí)行。

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