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公文寫作知識(shí)[大全]3篇 常用公文寫作知識(shí)

時(shí)間:2022-11-02 16:45:43 綜合范文

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公文寫作知識(shí)[大全]3篇 常用公文寫作知識(shí)

公文寫作知識(shí)[大全]1

  應(yīng)用文寫作試題

  一、名詞解釋題(每小題 5 分,共 20分)

  1、批復(fù)

  2、述職報(bào)告

  3、調(diào)查報(bào)告

  4、經(jīng)濟(jì)合同書

  二、簡(jiǎn)答題(每小題 10 分,共30分)

  1、報(bào)告與請(qǐng)示有哪些不同?

  2、調(diào)查報(bào)告的主要特點(diǎn)是什么?

  3、撰寫函應(yīng)注意哪些問題?

  三、判斷題(每小題 1 分,共 10 分)

  1、關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省分行川工行辦發(fā)[1999]92號(hào)文件的通知。()

  2、公安廳表彰公安戰(zhàn)線先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人用決定。()

  3、綜合報(bào)告可以涉及多方面的問題。()

  4、復(fù)函一般用“特此函復(fù)”作結(jié)。()

  5、通知可以“特此通知”結(jié)尾,也可以發(fā)出號(hào)召、抒發(fā)感情。()

  6、述職報(bào)告一般由標(biāo)題、前言、主體和結(jié)尾組成;()

  7、賀詞一般使用第三人稱,調(diào)查報(bào)告則常常使用第一人稱;()

  8、省公安廳表彰公安戰(zhàn)線先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人用決定。()

  9、版記是公文的文件尾部分,包括主題詞、抄報(bào)機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)份數(shù)。()

  10、公文標(biāo)題一定要由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和公文文種三要素組成。()

  四、要素操作題(每小題 10 分,共 10 分)

  某市人民政府?dāng)M在全市范圍內(nèi)開展政風(fēng)政紀(jì)大檢查,擬發(fā)一文件,請(qǐng)代該市人民政府撰寫文件標(biāo)題。

  五、作文題(每小題 30 分,共30分)

××省經(jīng)委召開全省經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議,出席對(duì)象為各市分管經(jīng)濟(jì)的副市長(zhǎng),各市經(jīng)委主任,請(qǐng)代該省經(jīng)委擬寫會(huì)議通知。

(要求按規(guī)范的公文格式撰寫,包括眉首、主體、版記部分,部分內(nèi)容可以虛擬。)應(yīng)按正規(guī)公文的格式寫作。具體格式參見教材。

公文寫作知識(shí)[大全]2

  公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)

  一、公文的主要文種:

  國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要”共13類、14個(gè)文種。

  公文文種的選擇根據(jù):一是行文目的,二是發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán),三是與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系。

  經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有:文種選擇不當(dāng),混用文種,生造文種等。幾種常用文種的區(qū)別:

(一)請(qǐng)示與報(bào)告

“請(qǐng)示”和“報(bào)告”都是上行文,是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有:將“請(qǐng)示”文種用“報(bào)告”文種呈送上級(jí)機(jī)關(guān),請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)(答復(fù)),這樣就容易貽誤工作。因此,在撰寫“請(qǐng)示”和“報(bào)告”時(shí),要特別注意二者之間八個(gè)方面的區(qū)別。

  一是作用不同?!罢?qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);“報(bào)告”是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級(jí)訊問,報(bào)送文件、物品等。

  二是內(nèi)容不同?!罢?qǐng)示”是本單位無(wú)力無(wú)權(quán)解決或按規(guī)定須上級(jí)批準(zhǔn)之后才能實(shí)施的事項(xiàng);“報(bào)告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級(jí)機(jī)關(guān)建議,須上級(jí)機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。

  三是容量不同?!罢?qǐng)示”應(yīng)一文一事;“報(bào)告”可多事一報(bào),但不得夾帶請(qǐng)示的事項(xiàng)。四是時(shí)間不同?!罢?qǐng)示”應(yīng)事前行文;“報(bào)告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同。“請(qǐng)示”一般只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān),不得多頭主送或越級(jí)主送;“報(bào)告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān),其他上級(jí)機(jī)關(guān)也可以抄送。六是處理不同。上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的請(qǐng)示后,應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)、批復(fù)(答復(fù)),是辦理件,下級(jí)應(yīng)在收到上級(jí)批復(fù)(答復(fù))后才能實(shí)施;上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的報(bào)告后,主要是了解情況,可以不答復(fù),下級(jí)不用等待上級(jí)答復(fù)。七是篇幅不同?!罢?qǐng)示”的篇幅比較短,一般不超過1500字;“報(bào)告”的篇幅相對(duì)較長(zhǎng),但一般不超過3000字。

  八是結(jié)束語(yǔ)不同?!罢?qǐng)示”在結(jié)束時(shí)用“特此請(qǐng)示”、“特此請(qǐng)示,請(qǐng)批示”、“請(qǐng)審示”等;“報(bào)告”用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”。

(二)請(qǐng)示與函

“函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文?!昂笨煞譃樯毯?、詢答函、請(qǐng)批函(請(qǐng)求批準(zhǔn)函、審批函)?!昂痹诠耐鶃?lái)中使用比較廣泛,其主要作用有兩個(gè)方面:一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復(fù)工作;二是請(qǐng)求平行或不相隸屬的職能部門批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng),不能用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”,應(yīng)使用“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”。

  在公文撰寫中,容易出現(xiàn)“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”誤認(rèn)為就是“請(qǐng)示”或“報(bào)告”文種,在與平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)行文時(shí)使用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”,是欠妥的。“請(qǐng)示”與“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”有嚴(yán)格的區(qū)別,主要有:

  一是類型不同?!罢?qǐng)示”是上行文;“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”是平行文。二是主送機(jī)關(guān)不同?!罢?qǐng)示”的主送機(jī)關(guān)是具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí);“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”的主送機(jī)關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。

  三是內(nèi)容范圍不同。“請(qǐng)示”是請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示;“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”是請(qǐng)求批準(zhǔn)某項(xiàng)職能事項(xiàng)。

  四是行文語(yǔ)氣不同?!罢?qǐng)示”的用語(yǔ)應(yīng)尊敬上級(jí)機(jī)關(guān);“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”應(yīng)互相尊重。

  五是辦復(fù)方式不同。“請(qǐng)示”的事項(xiàng)由上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān);“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”的有關(guān)批準(zhǔn)事項(xiàng)由受文單位復(fù)函(審批函)。

(三)報(bào)告與總結(jié)

“報(bào)告”是上行文,其主要作用是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等。“總結(jié)”不是公文文種,但在實(shí)際工作中,部分?jǐn)M稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文,如在帶有工作總結(jié)性的公文標(biāo)題中用“某某單位2007年XX工作總結(jié)”等,這樣的標(biāo)題是不對(duì)的。其實(shí),工作總結(jié)就是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,可直接使用“報(bào)告”文種,主送上級(jí)機(jī)關(guān)(可多頭主送),抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。如將上述公文標(biāo)題改為“某某單位關(guān)于2007年XX工作情況的報(bào)告”,這樣就比較規(guī)范了。

(四)意見與建議

“意見”是對(duì)重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種??捎糜谏闲形?、平行文和下行文。作為上行文,應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理;作為平行文,提出的意見供受文單位參考;作為下行文,對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行,無(wú)明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。這里著重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖姟蔽姆N。在實(shí)際工作中,部分?jǐn)M稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計(jì)劃”作為公文文種行文,如:“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計(jì)劃”等,都是欠妥的?!肮ぷ鞔蛩恪?、“工作安排”和“工作計(jì)劃”不是公文文種??芍苯邮褂孟滦形牡囊庖娢姆N,規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為“某某單位關(guān)于2008年XX工作的意見”。

(五)通告與通知

“通告”是公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)的公文文種,其主送對(duì)象是不確定的。如:“某某單位關(guān)于XX的通告”。

“通知”是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員等的公文文種,是平行文、下行文,主送對(duì)象是確定的。“通知”在行政機(jī)關(guān)公文往來(lái)中使用較多,如會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應(yīng)注意標(biāo)題臃腫的問題。

  二、公文格式

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

  由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。比如:“綿陽(yáng)市財(cái)政局文件”。

  主要應(yīng)注意的問題是:在沒有文頭紙的情況下,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置問題,平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm,上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度,可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前,“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多,必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

(二)發(fā)文字號(hào)

  發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行,用3號(hào)仿宋體字,居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角“〔〕”括入,經(jīng)常出現(xiàn)使用“()”或“【】”或“[]”。文件序號(hào)不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。

(三)簽發(fā)人

  上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào),冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤是,左右空格不對(duì),使用字體不對(duì)。

  如有多個(gè)簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。

(四)公文標(biāo)題

  紅色反線下空2行,用2號(hào)小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對(duì)稱,間距恰當(dāng)。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒有注意詞意完整,比如“關(guān)于加強(qiáng)抗震救災(zāi)專項(xiàng)資金監(jiān)督檢查工作的通知”在“專項(xiàng)”處分行,正確的分行應(yīng)在“資金”后;使用字體字號(hào)錯(cuò)誤,有的沒有用2號(hào)字,有的沒有用小標(biāo)宋字;行距不對(duì),有的距離過大,有的過小。

(五)主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí),回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標(biāo)識(shí)方法同抄送。

(六)公文正文

  主送機(jī)關(guān)名稱下l行,每自然段左空2字,回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。

  結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“

  一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有亂用次序數(shù),比如“

  一、”以后就是“1.”,亂加標(biāo)點(diǎn)符號(hào),比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點(diǎn)標(biāo)為“、”。

  公文中的計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。常見問題是長(zhǎng)度單位KM用成“公里”,重量單位KG用成“公斤”。

  公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

  1.定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有倏色彩的詞語(yǔ)中作為語(yǔ)素的數(shù)字,必須使用漢字。如:二萬(wàn)五千里長(zhǎng)征、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無(wú)主、七上八下、八國(guó)聯(lián)軍、九死一生、十萬(wàn)火急、零點(diǎn)方案、星期

  五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會(huì)等。

  2.中國(guó)歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、各民族非公歷紀(jì)年等,均使用漢字。如:萬(wàn)歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。有時(shí)為了表達(dá)得更加明白,可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如:藏歷陽(yáng)森龍年八月二十六日(1964年10月1日)。

  3.含有月日簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組,應(yīng)用漢字?jǐn)?shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月,為避免歧義,要將表示月和日的數(shù)字用間隔號(hào)“﹒”隔開,并處加引號(hào)。如:“一?二八”事跡(1月28曰)、“一二?九運(yùn)動(dòng)”(12月9曰)等。涉及其他月份時(shí),不用間隔號(hào),是否使用引號(hào),視事件的知名度而定。如五四運(yùn)動(dòng)、五一國(guó)際勞動(dòng)節(jié)、十一國(guó)慶節(jié)、“九一三”事件等。

  4.相鄰的兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù)的,須使用漢字?jǐn)?shù)字。連用的兩個(gè)數(shù)字之間不能用頓號(hào)隔開,如:三四天、五六米、七八個(gè)、十五六歲、五六萬(wàn)套、三四百里、四十五六歲等。

  5.用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時(shí),使用漢字?jǐn)?shù)字。如:幾千年、百多次、十余年、八萬(wàn)左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計(jì)意義和比較意義的數(shù)字,用“多”“約”等表示約數(shù)時(shí),為保持局部體例上的一致,其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如:該省從機(jī)動(dòng)財(cái)政中拿出近2000萬(wàn)元,調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥多噸、柴油1400多噸,用于農(nóng)田水利基本建設(shè)。

  6.公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、分、秒,要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如,公元前9世紀(jì)、公元前221年、20世紀(jì)80年代、公元1949年10月1曰、15時(shí)20分45秒等。年份一般不用簡(jiǎn)寫,如:2005年,不應(yīng)寫成05年。7.統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值,如正負(fù)數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)、比例等,必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如,、、1:500、56%、1/8等。8.物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如300kg、15cm、350C等。非物理量,一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字,如235元,11個(gè)月、100名。9.部隊(duì)番號(hào)、文件編號(hào)、證件號(hào)碼和其他序號(hào),須用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如:部隊(duì)、總3211號(hào)、國(guó)辦發(fā)〔2005〕8號(hào)文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計(jì)算機(jī)、90號(hào)汽油、維生素B1等。

  10.引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁(yè)碼,除古籍應(yīng)與所擾版本一致外,一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如:列寧:《新生的中國(guó)》,見《列寧全集》中文2版,第22卷,208頁(yè),北京,人民出版社,1990。

  11.表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如:“3萬(wàn)~8萬(wàn)”,不能寫成“3~8萬(wàn)”;5%~15%,不能寫成“5~15%”。

(七)附件

  公文如有附件,在正文下空l(shuí)行左空2字用3號(hào)仿字體字標(biāo)識(shí)“附件”,后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1.×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)“附件”,有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。

(八)成文日期

  用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫為“O”,不能寫為“0”。

(九)公文生效標(biāo)識(shí) 公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況,一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí),另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi),端正、居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色。

  當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應(yīng)將成文日期拉開,左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文日期,印章用紅色。

  當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置,并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心。

(十)特殊情況說(shuō)明

  當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

(十一)主題詞

“主題詞”用3號(hào)黑體字,居左頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字;主題詞不能超過5個(gè)。

(十二)抄送機(jī)關(guān)

  公文如有抄送機(jī)關(guān),在主題詞下l行;左右各空1字,用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”,后標(biāo)全角冒號(hào);抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開,回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下,標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

(十三)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

  位于抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占l行位置;用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l(shuí)字,印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

(十四)頁(yè)碼

  用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

  三、行文規(guī)則

(一)上行文規(guī)則

  請(qǐng)示和報(bào)告等上行文一般不得越級(jí)行文?!罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。

(二)下行文規(guī)則

  政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

  部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。比如說(shuō):市財(cái)政局辦公室可以以辦公室的名義對(duì)外行文,蓋辦公室的印鑒,但其它業(yè)務(wù)科室不可以以科室名義對(duì)外行文,我們經(jīng)??梢钥吹降氖且允姓k公室的名義的公文,但沒有看到過市政府政研室等對(duì)外的行文。

(三)聯(lián)合行文規(guī)則

  同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文;政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。政府部門不能與企業(yè)聯(lián)合行文。

  聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng),經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。但門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)二

  一、公文的概念

--公文,即公務(wù)文書,是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義,可以從四個(gè)方面來(lái)理解:(1)公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織。(2)公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。

(3)公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料.這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點(diǎn)。

(4)公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。

  二、公文的發(fā)展、演變,反映了歷代政權(quán)的性質(zhì),也反映了統(tǒng)治者的需要及其對(duì)公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識(shí)程度。公文是統(tǒng)治階級(jí)實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具,因此,文書工作具有鮮明的階級(jí)性,它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。

  三、“文書”、“文件”、“公文”這三個(gè)概念,在機(jī)關(guān)的日?;顒?dòng)中是基本一致的。

  四、公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在五個(gè)方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定的權(quán)威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有規(guī)范的體式。(5)公文有規(guī)定的處理程序。

  五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個(gè)方面(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。(2)行為規(guī)范作用。(3)傳遞信息作用。(4)公文聯(lián)系作用。(5)憑證記載作用。

  六、公文的分類:

(1)從公文的來(lái)源來(lái)劃分:對(duì)外文件、收來(lái)文件、內(nèi)部文件,(2)從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分:上行文、平行文、下行文。(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來(lái)劃分:秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來(lái)劃分:法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)劃分:指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文。常見的公文分類還有:

(1)從文件的緩急程度上劃分,分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來(lái)劃分,可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。(3)從文件的發(fā)送目的來(lái)劃分,可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。(4)從文件的處理要求來(lái)劃分,可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。第二章 公文寫作

  一、公文寫作,是指公文的起草與修改,是撰寫者代機(jī)關(guān)立言,體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng).公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個(gè)過程。在機(jī)關(guān)起草的實(shí)踐中,起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān),也可以由多人承擔(dān),這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊(duì)伍條件。

  二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題,關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問題,關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面.在思想內(nèi)容方面,應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面,應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。

  三、公文寫作的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在六個(gè)方面(1)被動(dòng)寫作,遵命性強(qiáng)。(2)對(duì)象明確,針對(duì)性強(qiáng)。(3)集思廣益,群體性強(qiáng)。(4)決策之作,政策性強(qiáng)。(5)急迫之作,時(shí)限性強(qiáng)。(6)講究格式,規(guī)范性強(qiáng)。

  四、公文寫作的基本要求是:

(1)要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。(2)要實(shí)事求是,在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。

(3)在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法邏輯。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

  五、公文寫作的一般步驟和方法是:(1)明確發(fā)文主旨。(2)收集有關(guān)材料。(3)擬出寫作提綱。(4)認(rèn)真起草正文。(5)反復(fù)檢查修改。

  六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個(gè)方面:(1)政治素質(zhì)好。

(2)有一定的政策理論水平。(3)熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。(4)有較寬的知識(shí)面。(5)有較好的文字功底。

  七、公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從三個(gè)方面著手:(1)完善自我,勇于創(chuàng)新。(2)博覽群書,增長(zhǎng)知識(shí)。(3)深入實(shí)踐,勤學(xué)苦練。第三章 公文的體式與稿本

  一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式,主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性,提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國(guó)以來(lái),為了擺脫舊的公文體式的影響,黨和國(guó)家曾對(duì)公文體式作過多次規(guī)定和改革,從而使公文成為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。

  二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題,關(guān)系到黨和國(guó)家方針政策的貫徹問題,關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面.在思想內(nèi)容方面,應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面,應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。

  二、公文的文體是指在公文寫作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問題所采取的具體方法和特點(diǎn),即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。公文屬應(yīng)用文體,它除具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)外,在表達(dá)方式和語(yǔ)言運(yùn)用上又有它自身的特點(diǎn):在表達(dá)方式上,兼用敘述、說(shuō)明和議論三種表達(dá)方式是公文文體的主要特點(diǎn);公文在語(yǔ)言運(yùn)用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項(xiàng)目構(gòu)成,這些數(shù)據(jù)項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素,或稱公文的組成部分?!秶?guó)家機(jī)關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項(xiàng)目和選定項(xiàng)目。

  四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志.公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人姓名等項(xiàng);公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說(shuō)明等項(xiàng);公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼等項(xiàng)。

  五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式,是指公文的外觀形式.公文的排版形式主要包括:公文版頭設(shè)計(jì)、版面安摔、字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。

  六、公文的裝訂要求:公文一律左側(cè)裝訂.一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí),文件頁(yè)碼要折疊整齊,認(rèn)真編排,注意不可錯(cuò)頁(yè)漏滑頁(yè),以保持公文的完整。

  七、公文的稿本是指公文的文稿和文本,同一內(nèi)容和形式的文件,在撰寫印刷過程中,以及根據(jù)使用時(shí)的不同需要,又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿兩種。同一份文件,根據(jù)它們的不同用途,可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本妁形式,同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。第四章 公文的行文規(guī)范

  一、按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來(lái)維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。

  二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。具體地說(shuō),行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國(guó)憲法》規(guī)定的.地方各級(jí)人民政府服從國(guó)務(wù)院(中央人民政府)是我國(guó)各級(jí)行政機(jī)關(guān)行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則.黨的各級(jí)組織的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中國(guó)共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級(jí)服從上級(jí),全黨服從中央是黨的各級(jí)組織行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。

  三、根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系,可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行下行和平行三個(gè)方向,并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為三種行文方式:(1)下行文。下行文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式:①逐級(jí)下行文;②多級(jí)下行文;⑧直達(dá)基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式:①逐級(jí)上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式;②多級(jí)上行文;⑧越級(jí)上行文。

(3)平行文是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的,沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的行文。

  第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作(上)

  一、命令,簡(jiǎn)稱令,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強(qiáng)制性。就行政系統(tǒng)而言,國(guó)家最高領(lǐng)導(dǎo)人、國(guó)務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級(jí)以上地方各級(jí)人民政府,有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有:公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令。它的寫作要求是:(1)必須根據(jù)憲法,法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令;(2)要注意各類型命令寫作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn);(3)語(yǔ)言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力;

  二、議案,是供各級(jí)人民代表大會(huì)和各級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)在開會(huì)期間審議使用的一種書面文件.它的特點(diǎn)主要有:(1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性;(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。

  三、可以提出議案的是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機(jī)構(gòu)提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有:

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件;(2)要注意提出的權(quán)限和時(shí)限;

(3)要注意行文格式和辦理程序。

  四、決定,是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強(qiáng)和有約束力。它的類型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類決定的寫作有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文,三種類型的寫法略有不同。決定的文字,要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)潔。以便于領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。

  五、決議,是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會(huì)議通過的對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)有二:即表達(dá)群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結(jié)果公布兩種類型。

  六、指示,是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對(duì)性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍,指示可分為:(1)涉及全局問題,帶普遍性的指示;(2)涉及局部問題,帶特殊性的指示。

  總的來(lái)說(shuō),指示的寫作,要以政策把握方向,內(nèi)容要明確扼要,條理要清晰。

  七、意見,是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見解機(jī)構(gòu)地位的不同,其類型可包括直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性,對(duì)下級(jí)的要求要明確具體,表述條理要清晰等等。第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作(中)

  一、公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知牲文件。其特點(diǎn)為:發(fā)布的公開性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類;①涉及法定事項(xiàng)的公告、通告;②知照性公告.通告。公告、通告的寫作要求是:①符合權(quán)限,一事一告;②內(nèi)容明確,語(yǔ)氣莊重;②注意格式。

  二、公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近,也具有內(nèi)容的公開性和重要性。發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。常用的公報(bào)類型有:①會(huì)議公報(bào);②統(tǒng)計(jì)公報(bào);②外交公報(bào)。不同類型的公報(bào),寫作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同:①會(huì)議公報(bào)因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。②統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國(guó)家各級(jí)統(tǒng)計(jì)部門或國(guó)家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布,任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國(guó)性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。②外交公報(bào)涉及對(duì)外關(guān)系,其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。

  三、通知是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件,讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同,通知主要可分為六大類:發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣,不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異,寫作時(shí)要注意不同類型通知的不同特點(diǎn)。第七章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作(下)

  一、報(bào)告,是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見。報(bào)告的類型:按照內(nèi)容涉及的范圍,報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告。按照行文的目的的不同,可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。報(bào)告的寫作要求:①陳述事實(shí)要清楚扼要;②表述觀點(diǎn)要精練清晰;⑨語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔樸實(shí)。

  二、請(qǐng)示,是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請(qǐng)性公文。請(qǐng)示的特點(diǎn)有超前性、說(shuō)明性和單一性,請(qǐng)示的類型:根據(jù)行文目的的不同,請(qǐng)示可分為三大類:請(qǐng)求批準(zhǔn)類、請(qǐng)求幫助類,請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類。請(qǐng)示的寫作:總的說(shuō)來(lái),要注意這樣幾點(diǎn):①要遵守行文規(guī)則;②理由要充分,要求要合理,⑧格式要正確,語(yǔ)言要得體。

  三、批復(fù),是答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的指示性公文。批復(fù)的主要特點(diǎn)有針對(duì)性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類型:針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容主要是請(qǐng)求批準(zhǔn)和請(qǐng)求幫助兩方面,批復(fù)也可以分為兩類:表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫作要注意這樣三點(diǎn):①要先回應(yīng)后批復(fù):⑦態(tài)度要鮮明,措辭要明確;⑧要及時(shí)批復(fù)。

  四、函,是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點(diǎn)主要有二:①形式靈活,適應(yīng)性強(qiáng);②務(wù)實(shí)性強(qiáng)。函的類型:根據(jù)內(nèi)容性質(zhì),函大體可分為四類:商洽函、問復(fù)函、請(qǐng)準(zhǔn)函和知照函。函的寫作總的來(lái)說(shuō),要注意:一事一“函”,直陳其事和浯言要平實(shí)、親切,自然。

  五、會(huì)議紀(jì)要,是記載會(huì)議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文體。會(huì)議紀(jì)要的主要特點(diǎn)包括紀(jì)要性、約束性、知照性。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫會(huì)議紀(jì)要的目的,把會(huì)議紀(jì)要分為三大類;決議性會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要和研討性會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的寫作:

(1)會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

(2)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會(huì)議名稱加文種”,但中間可省去“會(huì)議”二字,也有的會(huì)議紀(jì)要,多半是研討性會(huì)議紀(jì)要.可以用正副標(biāo)題的形式。

(3)會(huì)議紀(jì)要的正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)三部分。(4)會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫,可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫日期,也可以只在正文中寫出主持機(jī)關(guān),不另外署名。

  六、條例、規(guī)定:條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型:根據(jù)發(fā)布條例的機(jī)關(guān)的不同,條例可分為三類:①黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例;②國(guó)家行政機(jī)關(guān)制定的條例;③地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例。規(guī)定,是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型:根據(jù)發(fā)布機(jī)構(gòu)和實(shí)際作用的不同,規(guī)定分為三種類型;①黨內(nèi)規(guī)定;②法規(guī)性規(guī)定;③一般性規(guī)定??蓪l例和規(guī)定的寫作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn):①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則;②起草條例和規(guī)定,應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理,同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào);③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá),常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

  第八章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作(上)

  一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動(dòng)、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書,適用于黨政系統(tǒng)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種.規(guī)章類文書的特點(diǎn);內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。

  1、辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”,一般常見的是“條款式”。辦法的內(nèi)容,應(yīng)具體、周全、便于操作。

  2、實(shí)施細(xì)則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說(shuō)明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。

  3、章程是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書.章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會(huì)團(tuán)體的章程多為“章條式”,機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程,可用“條款式”。

  4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則,要求內(nèi)容簡(jiǎn)短、精練、易記。

  二、計(jì)劃類文書的作用:下情上達(dá)、上情下達(dá)、統(tǒng)一自身步調(diào)。計(jì)劃類文書的特點(diǎn):目標(biāo)的前瞻性、操作的預(yù)想性.計(jì)劃類文書的類型:規(guī)劃類、計(jì)劃類、安排類。計(jì)劃類文書的寫作要求:分析情況要認(rèn)真細(xì)致、確定目標(biāo)要實(shí)事求是、措施要切實(shí)可行、條目要分明、語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。

  三、總結(jié)是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后,對(duì)已做工作進(jìn)行概括及評(píng)估的文書??偨Y(jié)的主要作用:下情上達(dá)、提高自身??偨Y(jié)的特點(diǎn):回顧性、經(jīng)驗(yàn)性??偨Y(jié)的寫作要求:回顧工作情況要實(shí)事求是、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著跟未來(lái)、綱目要清晰、文風(fēng)要平實(shí)。

  四、調(diào)查報(bào)告是針對(duì)現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重大的問題,作專門調(diào)查后,利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告。調(diào)查報(bào)告的作用:提供真實(shí)的社會(huì)情況,為制定政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn):針對(duì)性強(qiáng)、紀(jì)實(shí)性強(qiáng)。調(diào)查報(bào)告的寫作應(yīng)注意:深入細(xì)致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提。第九章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作(下)

  一、講話類文書就是人們?cè)诟鞣N特定場(chǎng)合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。根據(jù)講話的場(chǎng)合及主旨的不同,講話類文書可以分為三種類型:①講話稿;②開幕詞、閉幕詞;⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點(diǎn);口頭性、直接性、針對(duì)性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求:主題要鮮明、集中;材料要真實(shí)、新穎;布局要清晰、緊湊;語(yǔ)言要明白、生動(dòng)。

  二、記錄類文書是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。記錄類文書包括會(huì)議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點(diǎn):內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性、材料的直接性、語(yǔ)言的實(shí)錄性。會(huì)議記錄一般包括會(huì)議組織情況、會(huì)議的議題和議程、會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來(lái)訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。大事記是按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求:要記錄“大”事、記錄要客觀真實(shí)、要言簡(jiǎn)意賅。

  三、簡(jiǎn)報(bào)就是簡(jiǎn)明扼要的書面報(bào)告。按內(nèi)容分,簡(jiǎn)報(bào)包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào)。簡(jiǎn)報(bào)類文書的特點(diǎn):簡(jiǎn)、快、新。筒報(bào)類文書一般都由報(bào)頭、主體、報(bào)尾組成。簡(jiǎn)報(bào)類文書的寫作要求:內(nèi)容要真實(shí)、確刨;篇幅要短??;針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。

  四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點(diǎn):建議性、說(shuō)理性、委婉性、提案是指提請(qǐng)機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級(jí)政協(xié)會(huì)議和職工代表大會(huì)中使用。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期.提案的寫作要求:熱悉同提案有關(guān)的情況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式.建議是組織、單位或個(gè)人對(duì)某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某方面的問題提出建議性的意見、建議時(shí)使用的文書.建議的篇章結(jié)構(gòu):是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。

  建議的寫作要求:把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達(dá)語(yǔ)言要精練。第十章 公文處理工作

  一、在機(jī)關(guān)秘書部門的工作活動(dòng)中,公文處理工作是一項(xiàng)最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性的特點(diǎn)。

  二、公文處理工作是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分,在機(jī)關(guān)工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的,公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對(duì)機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用,這種作用主要表現(xiàn)為:助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是:科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作,有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文,完整地保管公文.正確地發(fā)揮公文的作用,有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作,為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),公文處理工作的組織,包括組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。

  三、就一個(gè)機(jī)關(guān)而言,它的公文處理工作不像機(jī)關(guān)的人事、財(cái)務(wù)等職能部門一樣,設(shè)立某一機(jī)構(gòu)負(fù)起全部的責(zé)任,或者各機(jī)構(gòu)自上面下地形成一個(gè)垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立體系,各機(jī)關(guān)公文處理機(jī)構(gòu)的設(shè)置,要視機(jī)關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡(jiǎn)、公文數(shù)量的多少而定。

  四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析;1)從全國(guó)來(lái)說(shuō),由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。(2)從一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō),它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)或辦公廳(室)主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的。(3)從上下級(jí)的關(guān)系來(lái)說(shuō),上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳(室)負(fù)有責(zé)任對(duì)其下屬的機(jī)關(guān),單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。(4)機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)機(jī)關(guān)的文書工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。

  五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型;集中形式和分工形式。一個(gè)機(jī)關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采取什么樣的公文處理工作組織形式,通常要結(jié)合考慮以下幾種情況:

(1)機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。(2)機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。(3)機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。

(4)機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。

(5)機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備,等等。

  六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準(zhǔn)確周密,確保質(zhì)量;②及時(shí)迅速,注重時(shí)效;⑧保守機(jī)密,安全可靠;④集中統(tǒng)一,加強(qiáng)管理;⑤實(shí)事求是,遵規(guī)守紀(jì);⑥精簡(jiǎn)文件,提高效率。

  第十一章 公文辦理程序

  一、公文辦理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)部分。

  二、收文,是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后,在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序.主要有:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

  公文的簽收是指收到文件材料后,收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字,以明確交接雙方的責(zé)任,保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。簽收后,文件的拆封是文書人員的職責(zé)。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向,以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。公文的分發(fā)亦稱分辦,是指文書人員在文件拆封登記以后,按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求,及時(shí)準(zhǔn)確地將收來(lái)的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件,需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)和許多部門閱知時(shí),由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。公文的批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示.公文的承辦,這一環(huán)節(jié),既是收文辦理的最后一道程序,又是發(fā)文程序的開始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件,根據(jù)承辦時(shí)限的要求,及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦工作一般有對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí),以及對(duì)某些問題進(jìn)行查處,解決的一項(xiàng)承辦性工作。公文的注辦是對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果,由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說(shuō)明。

  三、發(fā)文,是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理,就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā);核發(fā)、繕印與校對(duì);用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個(gè)環(huán)節(jié),同時(shí)也是整個(gè)公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前,對(duì)公文的內(nèi)容,體式進(jìn)行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前,對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。公文的繕印是對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。公文的校對(duì)是對(duì)文件質(zhì)量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。發(fā)文的登記,其作用與收文登記一樣。第十二章 公文立卷工作

  一、公文立卷,是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的.具有一定查考利用價(jià)值的文件材料,按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法,也是機(jī)關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。

  二、案卷,是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位,與公文立卷有著密切的聯(lián)系。

  三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度,正確選擇立卷的地點(diǎn)和確定公文立卷范圍等方面。其中,建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個(gè)問題。明確公文立卷的范圍,是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料,齊全完整地保存下來(lái),便于以后查找利用的需要。

  四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,便于保管和利用”。根據(jù)這一原則對(duì)公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯(lián)系”、“區(qū)分保存價(jià)值”、“便于保管和利用”三個(gè)方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為:遵循公文立卷的原則與要求,科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn),把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)的問題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時(shí)間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

  五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目?jī)煞N。在編制或者修訂立卷類目時(shí),必須堅(jiān)持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時(shí)還必須做好平時(shí)立卷工作。所謂平時(shí)立卷工作是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目,將已經(jīng)處理完畢的文件,隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。

  第十三章 案卷整理與歸檔

  一、案卷的整理與歸檔,或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項(xiàng)內(nèi)容。

  二、案卷的組合,簡(jiǎn)稱組卷,是指機(jī)關(guān)文書部門在年終或第二年上半年對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是整個(gè)公文立卷工作中的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。調(diào)整定卷,是指在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上,詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料,進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。年終進(jìn)行調(diào)整定卷是機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項(xiàng)非常重要的工作。

  卷內(nèi)文件排列和編號(hào),卷內(nèi)文件排列是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件技用一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性,使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后,應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào),以固定它們的排列順序,這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。

  擬寫案卷標(biāo)題,案卷標(biāo)題,也稱案卷題名,是對(duì)春內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項(xiàng)目,也是以后編制檔案工作的主要依據(jù),擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項(xiàng)基本功。

  編目成卷工作,是指在組合案卷的基礎(chǔ)上,對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂,以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的基本完成。

  案卷的編目,是指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上,填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件,也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲(chǔ)存的基礎(chǔ)性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序,保護(hù)文件不受損壞和散失,便于保管和利用。

  案卷裝訂的要求是;整齊、牢固,不影響閱讀。案卷排列與編號(hào),是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后,將一個(gè)、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào),以固定其順序,使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系,系統(tǒng)地反塊機(jī)關(guān)的工作話動(dòng)。案卷組合和編目成卷工作完成以后,公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具,井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。至此,標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的完結(jié),文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊(cè),是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄,是公文處理部門逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項(xiàng)目有:“案卷號(hào)、案卷題名,頁(yè)數(shù)、保管期限、備注"等。文件檢索工具,是指用來(lái)查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作,主要有文號(hào)索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷,必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管,稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔,既能保證本機(jī)關(guān)的檔案完整,便于查找利用,又可為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富.(二)常用非規(guī)范性公文

  常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報(bào)告、匯報(bào)材料、禮儀講話、簡(jiǎn)報(bào)信息等,下面分別作簡(jiǎn)單介紹。

  1、講話稿:主要有工作報(bào)告(政府工作報(bào)告)、會(huì)議講話(報(bào)告)、匯報(bào)材料、傳達(dá)提綱、述職報(bào)告等。

  標(biāo)題的寫法:工作報(bào)告和會(huì)議講話的標(biāo)題可以使用標(biāo)題式(主標(biāo)題、副標(biāo)題構(gòu)成,主標(biāo)題是報(bào)告內(nèi)容的精煉、概括,副標(biāo)題寫報(bào)告人、報(bào)告時(shí)間,比如《解放思想、團(tuán)結(jié)奮進(jìn),奪取改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的新勝利》,是主標(biāo)題,副標(biāo)題是**省長(zhǎng)*年*月在**會(huì)議上的報(bào)告則是副標(biāo)題);還有一種常用的標(biāo)題,就是講話人+會(huì)議名稱+文種構(gòu)成,如《張縣長(zhǎng)在全縣人口與計(jì)劃生育工作會(huì)議上的講話》,簡(jiǎn)潔明了。

  主體內(nèi)容和基本要求:上年(上一階段)工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務(wù)、措施。要分析形勢(shì),統(tǒng)一思想,安排工作??傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務(wù)明確。寫的好的講話,還需要生動(dòng)、富于感情。工作報(bào)告比較正規(guī),用語(yǔ)莊重,一般不用口語(yǔ)化語(yǔ)言,一般不舉例子,但工作做的怎么樣,要用詳實(shí)的數(shù)據(jù)說(shuō)話,一般不允許脫稿臨場(chǎng)發(fā)揮。會(huì)議講話就相反,用語(yǔ)要力求生動(dòng),可以較多的使用口語(yǔ)化語(yǔ)言,體現(xiàn)個(gè)人風(fēng)格,可以臨場(chǎng)脫稿發(fā)揮。(脫稿講話責(zé)任認(rèn)定)要具備的基本條件:一是全面、深入了解工作情況,包括困難問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),才能做到落筆真實(shí)、全面、客觀;二是要了解有關(guān)政策,特別是新機(jī)遇新政策,有什么好的新的政策,有什么限制因素和政策,擬訂措施才能夠有針對(duì)性,體現(xiàn)時(shí)代性;三是高度要站夠,(高度不夠是現(xiàn)在部門起草報(bào)告最突出的毛?。?,你如果是代縣長(zhǎng)擬講話稿,就要站在縣長(zhǎng)的角度思考問題,該講什么,該怎樣講,都有講究;你若是代書記擬講話稿,就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講,二者是有差別的。部門代擬講話稿存在的突出問題:一是高度不夠,二是不結(jié)合本縣本工作實(shí)際,不具有針對(duì)性和操作性,三是提煉歸納不夠,邏輯性不強(qiáng)(段落之間、層次之間)。比如,去年我們縣召開了大規(guī)模、高規(guī)格的全縣教育工作會(huì)議,總結(jié)近幾年來(lái)的教育工作,出臺(tái)一些新的開創(chuàng)性的重要政策措施(教師調(diào)整政策、穩(wěn)定教師隊(duì)伍的辦法、實(shí)行中高考政府獎(jiǎng)勵(lì)政策等)。教育局很重視籌備工作,代縣委政府主要領(lǐng)導(dǎo)擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦,但最后修改很大,許多內(nèi)容都沒用,原因就在于沒有結(jié)合我們的實(shí)際,沒有突出我們的亮點(diǎn)(通篇基本講的是黨中央國(guó)務(wù)院關(guān)于教育發(fā)展的意見綱領(lǐng)精神)。

  講話稿的用語(yǔ)和感情問題:有人認(rèn)為公文都是平鋪直敘,沒有感情的。其實(shí)不然,好的公文可以寫得既樸實(shí),又有文采,體現(xiàn)講話人的心聲;既有操作性,又能帶來(lái)聽覺和感官上的享受.過去我們認(rèn)為公文中不適宜引經(jīng)據(jù)典、富有文采,這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作,要視講話人的風(fēng)格而定,有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡引經(jīng)據(jù)典,我們就要考慮和體現(xiàn)他的風(fēng)格,有人說(shuō)我不具備豐厚的古典文學(xué)修養(yǎng)怎么辦,現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)可以幫忙,可以針對(duì)性的查閱、學(xué)習(xí)、選擇。

2、匯報(bào)材料和傳達(dá)提綱:都要簡(jiǎn)明扼要,條理清晰,實(shí)事求是。匯報(bào)材料事實(shí)準(zhǔn)確、重點(diǎn)突出、要有事例和數(shù)據(jù),事例要有說(shuō)服力。一般根據(jù)工作情況來(lái)安排框架,但上級(jí)有明確要求內(nèi)容的,一般按上級(jí)要求逐一匯報(bào)。傳達(dá)提綱的寫作要點(diǎn):一是不能原原本本的照搬領(lǐng)導(dǎo)講話或討論發(fā)言,要抽取、綜合主要的、有代表性的體現(xiàn)會(huì)議精神的東西;二是要有側(cè)重,要將本地區(qū)本部門急待落實(shí)的方面作為傳達(dá)重點(diǎn)(比較工業(yè)園區(qū)與沿江路復(fù)建與我縣的關(guān)系和意義);三是貫徹落實(shí)措施也要緊密結(jié)合本地本部門實(shí)際。

3、禮儀講話:歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀(jì)念性講話等(我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話)。其特點(diǎn):一是簡(jiǎn)短精煉;二是富有感情,歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢,悼詞要沉痛沉重;三是力求文采斐然。講起來(lái)流暢悅耳,聽起來(lái)文采飛揚(yáng)。一般要避免小標(biāo)題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外,要簡(jiǎn)要介紹本地的風(fēng)土人情、經(jīng)濟(jì)社會(huì)概貌(但是忌寫得呆板),要展望今后的合作與情誼,最后要有祝愿的話。(例文)

(三)信息寫作

1、定義:是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位為了向上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人送閱、通報(bào)有關(guān)情況、信息形成的材料。

2、定位:信息工作是各級(jí)黨委、政府辦公室履行“參與政務(wù),管理事務(wù),綜合服務(wù)”職能的重要手段,是各級(jí)政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級(jí)政府及其部門之間溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文,但是對(duì)行政公文作用的必要補(bǔ)充;它不可能涵蓋辦公室的所有工作,但是辦公室工作的重要組成部分;它不是輔助決策的唯一渠道,但是輔助決策的重要手段。這個(gè)定位是從上到下都比較統(tǒng)一和認(rèn)可的。在我們過去的信息工作中,存在對(duì)信息工作定位及其理解的片面性,即僅僅把信息工作作為反映工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)的資料,而沒有從溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、反映下情、輔助決策這個(gè)全面的定位上來(lái)宏觀理解和把握信息工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門上報(bào)的信息中,多數(shù)是新聞報(bào)道式的會(huì)議信息,即х年х月х日開個(gè)什么會(huì),хх領(lǐng)導(dǎo)講了話,或者хх領(lǐng)導(dǎo)去檢查什么工作,而沒有從更高、更深刻的角度去總結(jié)、提煉可供借鑒和推廣的工作經(jīng)驗(yàn),去思考、調(diào)研某項(xiàng)政策執(zhí)行或者工作推進(jìn)中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面,昭通市政府辦做得非常好,他們利用被列入國(guó)務(wù)院信息直報(bào)點(diǎn)的機(jī)遇,及時(shí)編寫、上報(bào)各類信息,通過國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示等途徑,促成了漁洞水庫(kù)、巧威公路等重大建設(shè)項(xiàng)目中一些問題的解決,其中關(guān)于林業(yè)采伐政策的調(diào)研、扶貧攻堅(jiān)進(jìn)展情況等信息被國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示后促成了一些政策的出臺(tái)。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎(jiǎng)、一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)。

  3、發(fā)展趨勢(shì):隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務(wù)型、從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變速度的不斷加快,以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái),信息工作顯得越來(lái)越重要,面臨的形勢(shì)也在不斷發(fā)生變化。主要體現(xiàn)為兩個(gè)方面:

  一是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)越來(lái)越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內(nèi)容全面廣泛深刻的特點(diǎn),越來(lái)越受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。近年來(lái),從國(guó)務(wù)院到省、市政府領(lǐng)導(dǎo)及辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)都反復(fù)強(qiáng)調(diào)和要求,要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內(nèi)容,使信息工作真正成為領(lǐng)導(dǎo)了解情況的一個(gè)重要窗口和向領(lǐng)導(dǎo)同志反映情況的一個(gè)重要渠道。從國(guó)務(wù)院到省、市政府辦公廳(室)都設(shè)立了一定比例的信息直報(bào)點(diǎn),將一些重點(diǎn)省、市、縣(區(qū))列為直報(bào)點(diǎn),便于第一時(shí)間將各類信息傳遞到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手中,提供真實(shí)、及時(shí)的決策參考(如昭通、水富)。2002年,徐榮凱省長(zhǎng)兩次對(duì)信息工作作出重要批示,要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動(dòng)做好信息上報(bào)工作,讓黨中央和國(guó)務(wù)院了解云南省的工作情況。縣委、政府領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常對(duì)信息工作提出明確、具體的要求,(張縣長(zhǎng)批示、我縣的成績(jī)、名次)。建立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)(部門)信息上報(bào)、采用臺(tái)帳,實(shí)行縣政府辦文秘人員信息上報(bào)責(zé)任制,要求每位文秘人員每周撰寫、上報(bào)信息不得少于1條,對(duì)全縣辦公室系統(tǒng)信息工作量化考核和稿酬獎(jiǎng)勵(lì)試行辦法。發(fā)計(jì)、田壩等少數(shù)部門(鄉(xiāng)鎮(zhèn))還實(shí)行了信息工作考核獎(jiǎng)勵(lì)制度,大多數(shù)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強(qiáng)了信息報(bào)送工作??偟恼f(shuō)來(lái),信息工作已經(jīng)逐步引起大家的高度重視。

  二是政府工作越來(lái)越需要信息工作。首先,是政府各項(xiàng)政策措施、工作部署的貫徹落實(shí),及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次,隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日益完善,政府職能轉(zhuǎn)變不斷深化,政府決策也從過去單純的憑經(jīng)驗(yàn)、拍腦子轉(zhuǎn)化為科學(xué)、民主決策,對(duì)信息的需求量大、依賴程度高。第三,在經(jīng)濟(jì)全球化迅猛發(fā)展,經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌和社會(huì)轉(zhuǎn)型加快的情況下,各種矛盾容易碰撞、激蕩,社會(huì)容易失序,經(jīng)濟(jì)容易失調(diào),人的心理容易失衡,新情況、新問題將層出不窮,領(lǐng)導(dǎo)同志也需要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取各方面的信息,以便預(yù)測(cè)走勢(shì),調(diào)整策略,指導(dǎo)決策。

  4、分類:第一大類是動(dòng)態(tài)類。動(dòng)態(tài)類信息主要指反映重要工作進(jìn)展情況、重大決策部署貫徹落實(shí)情況、重要經(jīng)濟(jì)社會(huì)動(dòng)態(tài)和社情民意等方面的簡(jiǎn)要信息。它的特點(diǎn)是一事一報(bào),及時(shí)準(zhǔn)確,文字精煉(一般不超過500字)。動(dòng)態(tài)類信息又可細(xì)分為八個(gè)小類:一是上級(jí)做出的重要決策部署、召開的重要會(huì)議在本地的貫徹落實(shí)情況;二是對(duì)上級(jí)出臺(tái)實(shí)施的重大決策執(zhí)行效果的情況反饋;三是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)工作情況;四是反映本地當(dāng)前發(fā)展中一些較為突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題;五是各地承擔(dān)的一些重點(diǎn)工作的進(jìn)展情況;六是各地最新災(zāi)情及救災(zāi)工作情況;七是反映各地政府工作中存在的突出困難;八是其他重大的社會(huì)動(dòng)態(tài)和重要的社情民意。第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個(gè)問題的相關(guān)情況,進(jìn)行匯總、分析所形成的信息,一般應(yīng)有情況、有分析、有建議,主要目的是匯報(bào)工作、反映問題、建言獻(xiàn)策。這類信息的特點(diǎn)是要素齊全(時(shí)間、地點(diǎn)、問題、經(jīng)驗(yàn)、建議等),數(shù)據(jù)準(zhǔn)確;主題鮮明,層次清晰;論據(jù)充分,不空發(fā)議論;平鋪直敘,文字簡(jiǎn)煉(一般不超過2500字)。綜合類信息主要分為五個(gè)小類:一是報(bào)告類。主要匯總報(bào)告重點(diǎn)工作的階段性進(jìn)展情況,反映經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會(huì)發(fā)展中出現(xiàn)的需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級(jí)決策部署、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志重要指示的貫徹落實(shí)情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)幫助或協(xié)調(diào)解決的突出困難和問題,以及就某些重大問題向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策等。四是經(jīng)驗(yàn)成效類。主要是對(duì)一些具有普遍性的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題,本地區(qū)有哪些獨(dú)到的、值得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志了解或其他地區(qū)和部門借鑒的好做法。五是調(diào)研類。主要是圍繞政府中心工作,組織開展一些考察、調(diào)研、研究活動(dòng)形成的對(duì)上級(jí)有參考價(jià)值的材料。

  5、縣政府辦公室信息督辦載體情況:目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報(bào)》3個(gè)載體??h政府辦公室的信息載體有5個(gè):一是《綏江政務(wù)信息》,屬下發(fā)信息,主要登載上級(jí)有關(guān)政策和外地好的經(jīng)驗(yàn)、做法及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門反映的各方面工作進(jìn)展情況的動(dòng)態(tài)信息,約每月出刊3期,全年在40期左右。二是《信息專報(bào)》,主要反映我縣某項(xiàng)重要工作的進(jìn)展情況、取得的經(jīng)驗(yàn)和成效、存在的困難和問題,及自然災(zāi)害、重大疫情等重大突發(fā)事件的發(fā)生和處置情況等。這個(gè)載體一般不下發(fā),重點(diǎn)是上報(bào)市政府辦和送呈縣政府領(lǐng)導(dǎo),原則是一事一報(bào)。三是《信息快報(bào)》,屬上報(bào)信息,就是收集和綜合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門重要工作情況、成效、經(jīng)驗(yàn)等,向市政府辦公室上報(bào),同時(shí)送縣政府領(lǐng)導(dǎo)閱知。這個(gè)載體基本上每周編輯上報(bào)2期。四是《調(diào)研信息》,主要就國(guó)家和省市某項(xiàng)政策貫徹執(zhí)行中存在的困難、問題及解決建議,縣政府某項(xiàng)重點(diǎn)工作、社會(huì)熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題等進(jìn)行調(diào)研,形成專題信息上報(bào)市政府辦,這個(gè)載體一般不下發(fā)。五是《綏江移民》,屬上報(bào)和下發(fā)兼用的載體,專門摘錄刊登國(guó)家有關(guān)移民政策、反映我縣移民工作進(jìn)展情況、存在問題、困難等,一般每周出刊2期。(縣委辦的載體有《綏江信息》,政辦擬開辦《領(lǐng)導(dǎo)參考》???,專門刊印具有參考價(jià)值的消息、文章、政策,供領(lǐng)導(dǎo)決策參考)

  6、我縣的信息工作情況:兩辦都有信息科,有專人負(fù)責(zé)信息工作,負(fù)責(zé)收集全縣的工作信息上報(bào),編輯下發(fā)信息。黨務(wù)信息在全市排名平穩(wěn)居中,政務(wù)信息在全市排名曾經(jīng)一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作,2006年政務(wù)信息居全市第6,2007年躍到第3名。

  7、當(dāng)前各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門信息上報(bào)中存在的突出問題: 主要存在五個(gè)方面的問題:

  一是認(rèn)識(shí)有差距,發(fā)展不平衡。主要是指對(duì)信息工作的定位認(rèn)識(shí)不到位,這是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門帶共性的問題,也是當(dāng)前信息工作存在的主要問題。最突出的現(xiàn)象是,由于大家還沒有充分認(rèn)識(shí)到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用,把上報(bào)信息簡(jiǎn)單等同于新聞報(bào)道,信息內(nèi)容單

  一、單薄,參考價(jià)值不大。從上報(bào)信息的量上看,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在信息工作上做了大量工作,但采用率普遍不高。信息質(zhì)量較好、采用率較高的有農(nóng)業(yè)局(2007年上報(bào)54條,被綏江《政務(wù)信息》采用14條、轉(zhuǎn)報(bào)35條、市級(jí)整條采用3條、采用簡(jiǎn)訊3條,綜合采用率達(dá)到70%左右)、林業(yè)局(2007年上報(bào)信息65條,政務(wù)信息采用8條、轉(zhuǎn)報(bào)25條,市級(jí)采用整條2條、簡(jiǎn)訊4條,采用率達(dá)到40%左右)、移民局、發(fā)計(jì)局、中城鎮(zhèn)、南岸鎮(zhèn)、會(huì)儀鎮(zhèn)等做的不錯(cuò);衛(wèi)生局上報(bào)數(shù)量不多,但采用率高,監(jiān)察局、國(guó)稅局、民政局上報(bào)數(shù)量多,但采用率低。

  二是針對(duì)性和時(shí)效性不強(qiáng)。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門沒有把信息工作的著眼點(diǎn)放在全縣全局和重點(diǎn)工作的高度,進(jìn)行提煉和綜合,雖然報(bào)送的數(shù)量多,但上報(bào)信息與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)需求不對(duì)徑,參考價(jià)值不大;收集信息的渠道不暢,情況掌握不及時(shí),上報(bào)遲緩,導(dǎo)致一些重要信息時(shí)效性喪失。尤為突出的是,報(bào)喜的多,報(bào)憂的少(也就是說(shuō)成效類信息過多,問題類的少,問題類即調(diào)研、綜合類信息恰恰是上級(jí)關(guān)心的,采用率會(huì)高)。

  三是綜合調(diào)研類信息嚴(yán)重缺乏??梢哉f(shuō)這是各級(jí)政府系統(tǒng)辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務(wù),沒有足夠的時(shí)間主動(dòng)深入基層或工作一線調(diào)研,沒有形成深入調(diào)查研究的工作作風(fēng),“見子打子”,理性思考少。近一年來(lái),除約稿信息外,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門基本沒有主動(dòng)上報(bào)綜合調(diào)研類信息。上報(bào)的一些調(diào)研信息也缺乏深度,缺乏全局性的意見建議,輔助決策的參考價(jià)值不大。

  四是重大突發(fā)信息報(bào)送遲緩,報(bào)送程序不規(guī)范。這個(gè)現(xiàn)象在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門都十分突出,在一定程度上給我們?cè)斐闪斯ぷ鞅粍?dòng)。在突發(fā)公共事件和社會(huì)熱點(diǎn)、難點(diǎn)方面尤為突出。還有不按程序規(guī)范上報(bào)的現(xiàn)象也比較突出。表現(xiàn)為:主管部門只按照行業(yè)管理規(guī)定向省市對(duì)口部門上報(bào),而沒有堅(jiān)持先向政府辦報(bào)告、統(tǒng)一口徑后再對(duì)口上報(bào)。這樣不僅造成相關(guān)部門上報(bào)口徑不統(tǒng)一,還給工作造成了被動(dòng),往往是省市領(lǐng)導(dǎo)的批示下來(lái)了我們才知道,也對(duì)政府及政府領(lǐng)導(dǎo)的從政形象帶來(lái)了不良影響。希望各級(jí)各部門高度重視重大突發(fā)事件的信息上報(bào)和處置,不要出現(xiàn)因遲報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)、謊報(bào)信息行為受到批評(píng)和追究,爭(zhēng)取工作的主動(dòng)權(quán)。

  五是寫作質(zhì)量有待提高。我總結(jié)為四個(gè)缺乏:1缺乏數(shù)據(jù)和素材支撐,上報(bào)的工作措施空洞乏味,上報(bào)的工作進(jìn)展情況缺乏數(shù)據(jù)支撐。2缺乏與相鄰縣區(qū)相比獨(dú)到的、適宜在更大范圍推廣的經(jīng)驗(yàn)性提煉(如微耕機(jī)推廣、畜牧科技扶貧)。不注重挖掘和提煉工作中的亮點(diǎn),總結(jié)不夠深刻全面,精煉程度有待提高。3缺乏深入調(diào)研的精神和心得,對(duì)信息輔助決策的作用認(rèn)識(shí)不組(市辦調(diào)研信息促進(jìn)重大項(xiàng)目的落實(shí)、重大政策的調(diào)整)。4缺乏對(duì)全局性重點(diǎn)工作、社會(huì)熱點(diǎn)問題、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注事件的把握(要關(guān)注社情民意(當(dāng)初兩縣撤并思潮)、關(guān)注重大政策實(shí)施后的反應(yīng)、關(guān)注特殊重要工作(如移民政策的出臺(tái))。

  8、怎樣提高信息寫作的質(zhì)量和做好信息上報(bào)工作:一是注意以點(diǎn)帶面,選好上報(bào)信息的角度。選擇有新意、有價(jià)值、有效用的信息上報(bào),角度抓得新,抓得巧,很快就能進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野,反之不然;六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示,動(dòng)態(tài)類信息要快速上報(bào),“以快帶新”;問題類信息要注意事物發(fā)展的新動(dòng)向、新變化;經(jīng)驗(yàn)建議類要注重現(xiàn)實(shí)性,要僅僅圍繞工作中心,體現(xiàn)單位工作特色,力求有推廣價(jià)值。二是要突出時(shí)效性,加快信息上報(bào)速度。收集要快,編寫要快,上報(bào)要快,有預(yù)見性的東西要超前介入。三是切中領(lǐng)導(dǎo)需求,增強(qiáng)信息上報(bào)工作的“貼近度”,當(dāng)前,要加強(qiáng)調(diào)研,在綜合類信息報(bào)送上取得突破,努力實(shí)現(xiàn)信息工作的四個(gè)轉(zhuǎn)向(單純的動(dòng)態(tài)類轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)和綜合類并重、動(dòng)態(tài)信息向調(diào)研信息、反映情況向建言獻(xiàn)策、報(bào)喜向喜憂兼報(bào)、喜憂并重)。過去有一個(gè)保守的觀念,認(rèn)為報(bào)憂就得憂,現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變?yōu)閳?bào)憂解憂,促進(jìn)問題解決,衡量的尺度是:由于客觀因素或者上級(jí)政策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題均可上報(bào),只要不是本地主觀工作上出現(xiàn)的問題均可上報(bào)。在平常的執(zhí)行工作中出現(xiàn)了問題,需要上級(jí)調(diào)整政策,我們一般采用專門的匯報(bào)方式,其實(shí)信息也是一種重要的匯報(bào)方式,不能忽略。三是結(jié)合實(shí)際,加強(qiáng)寫作和上報(bào)中的薄弱環(huán)節(jié)。四是加強(qiáng)制度和隊(duì)伍建設(shè),要有人分管(分管領(lǐng)導(dǎo)定期不定期的召集研究,確定報(bào)送重點(diǎn)),有具體人員撰寫,要建立激勵(lì)機(jī)制。

  9、信息與新聞的異同:

  共同點(diǎn):黨政信息和新聞都是對(duì)客觀事物的反映,都具有客觀性、真實(shí)性、新鮮性、時(shí)效性,都能影響人們的認(rèn)識(shí)和行動(dòng),在一定意義上講都具有指導(dǎo)性。信息追求信息價(jià)值,新聞追求新聞價(jià)值,有的時(shí)候兩者是相通的。比如國(guó)家最新做出的一些需要全社會(huì)周知的重大的決定,政務(wù)信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情,而這些指導(dǎo)性的意見通過政務(wù)信息渠道傳達(dá)貫徹到基層,可以在最短的時(shí)間內(nèi)讓基層領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì)并組織實(shí)施。

  廣義的信息是對(duì)客觀事物的表述(包括發(fā)生的和未發(fā)生的),而新聞是對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情的表述,從廣義上講,信息包含了新聞。二者有四個(gè)共同點(diǎn):一是都是對(duì)客觀事物的反映和表述;二是都是受眾預(yù)先未知的事情;三是都講求新鮮、真實(shí)、準(zhǔn)確;四是都有可傳遞性。

  區(qū)別點(diǎn):一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發(fā)生的,為受眾所關(guān)注的具有新聞價(jià)值的那部分事實(shí)的報(bào)道,信息則是反映事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的普遍形式。這是最大的區(qū)別。信息稿件有超前性(趨勢(shì)性的苗頭問題,預(yù)測(cè)事物未來(lái)的發(fā)展方向和態(tài)勢(shì)),新聞是對(duì)已經(jīng)發(fā)生事情的報(bào)道,注重影響、導(dǎo)向,信息則側(cè)重于告知,反映事物的存在和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)。二是信息的時(shí)效性要求不及新聞要求強(qiáng)。三是公開性上不同,新聞向社會(huì)公開,信息則分類上報(bào)、公開,專屬性信息(如涉及國(guó)家安全)不能公開。四是信息提供的服務(wù)效果比新聞要直接。

  公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)

  公文寫作

  2009 06 24 13:54

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  什么是公文?公文是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱,它是一級(jí)機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。

  公文是黨組織、國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國(guó)家事務(wù)的一種工具。

  公文具有直接生效的指導(dǎo)作用。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。寫作公文不能離開政策和法律,必須符合黨和政府的方針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平,才能不斷提高辦文質(zhì)量,使公文發(fā)揮它的特殊的功用。

  根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,我國(guó)現(xiàn)行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文分12類13種:①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報(bào);⑧報(bào)告;⑨請(qǐng)示; 10 批復(fù); 11 函; 12 會(huì)議紀(jì)要。根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定,我國(guó)現(xiàn)行的各級(jí)黨的機(jī)關(guān)公文有14種:①?zèng)Q議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報(bào);⑦公報(bào);⑧報(bào)告;⑨請(qǐng)示; 10 批復(fù); 11 條例; 12 規(guī)定; 13 函; 14 會(huì)議紀(jì)要。

  以上兩個(gè)文件是黨政機(jī)關(guān)公文制發(fā)的依據(jù),同時(shí)也成為企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當(dāng)然一些專職機(jī)關(guān),如軍事、外交、經(jīng)濟(jì)、法律等的機(jī)構(gòu)另有一些專用公文。

  公文的處理程序一般包括:①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號(hào)、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。與寫作有直接關(guān)系的是擬稿。

  二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規(guī)定的格式,公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性,并且便于公文的處理,提高辦文的工作效率。公文的格式要素一般包括:

(一)發(fā)文機(jī)關(guān)(版頭)發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的作者,發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。同級(jí)政府、政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文,各級(jí)政府及其部門與同級(jí)常委、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。目前我國(guó)使用的公文版頭有以下三種: 1、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”兩字組成,以大字套紅居中,印在文件首頁(yè)上端,俗稱“大版頭”。例如,“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

2、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種名稱,俗稱“小版頭”。例如,“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(huì)(函)”。3、印有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的公函紙,作為版頭。

  至于幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的,可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭,也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。

(二)公文份號(hào) 〖HT〗公文份號(hào)是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào),位于版頭左上角,用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),用以掌握每份公文的流向。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份號(hào)。

(三)秘密等級(jí) 〖HT〗公文的秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種,由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其《實(shí)施細(xì)則》、中央和國(guó)家各部、委、辦、局制訂的國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定等確定,標(biāo)注在版頭左上角“公文份號(hào)”之下。其具體標(biāo)識(shí)為“★”,“★”前標(biāo)密級(jí),后標(biāo)保密期限。沒有標(biāo)上保密期限的,絕密、機(jī)密、秘密分別可按30年、20年、10年認(rèn)定。

(四)緊急程度

  緊急程度是指對(duì)公文送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種,標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級(jí)”下。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。

(五)發(fā)文字號(hào) 〖HT〗發(fā)文字號(hào)是指發(fā)文機(jī)關(guān)編制的公文代號(hào),簡(jiǎn)稱文號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號(hào)三部分組成。其中發(fā)文用六角括號(hào)括入。如國(guó)務(wù)院1998年制發(fā)的第12號(hào)文件,發(fā)文字號(hào)為“國(guó)發(fā)〔1998〕12號(hào)”。發(fā)文字號(hào)位于版頭與紅線之間的正中處,用公函紙制發(fā)的,位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文,一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

(六)簽發(fā)人

  簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長(zhǎng)名義發(fā)布的公文,由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況:一是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告,必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況,簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號(hào)的右側(cè):“簽發(fā)人:×××”。為使公文顯得對(duì)稱,發(fā)文字號(hào)應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的,必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

(七)標(biāo)題

  公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置,通常在版頭與標(biāo)題之間,用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒有版頭,標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。

  公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如,《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作的決定》,這里“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān);“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。擬寫公文標(biāo)題時(shí),應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn):

1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題,一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題,應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊,如“關(guān)于”的“關(guān)于”,“通知”的“通知”。同時(shí)應(yīng)注意,除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號(hào)外,均不對(duì)原標(biāo)題加書名號(hào)。2、事由應(yīng)簡(jiǎn)明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如,某市人民政府對(duì)歷年來(lái)制定的規(guī)范性文件進(jìn)行清理,應(yīng)予廢止的共有幾十件,發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由,顯然不可能,即使僅寫一個(gè),后加“等”字,也嫌過長(zhǎng),但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”,就顯得既明確又簡(jiǎn)潔。

3、在擬寫標(biāo)題時(shí),一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種,不能自造文種。4、標(biāo)題排列要對(duì)稱、美觀,除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外,兩行以上的可排成寶塔形,也可排成長(zhǎng)短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí),不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開。

5、公文標(biāo)題中除書名號(hào)的使用有明確規(guī)定外,一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題過長(zhǎng)或中間需停頓的,可用空格或換行的方式表述。例如: 國(guó)務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè) 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

(八)主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)。除了直接面向社會(huì)發(fā)布的公文之外,公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送機(jī)關(guān)的名稱。確定主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意:

1、政府各部門應(yīng)根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定,方可對(duì)下一級(jí)人民政府直接行文。

2、請(qǐng)示的公文,應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)機(jī)關(guān)的原則,不能多頭主送;除特殊情況外,不得越級(jí)請(qǐng)示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請(qǐng)示,應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

3、批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示,只能主送原請(qǐng)示機(jī)關(guān)(單位),對(duì)相關(guān)機(jī)關(guān)(單位),用抄送。

4、普發(fā)公文,主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱,如××省人民政府普發(fā)文件,主送機(jī)關(guān)寫為“各市、縣人民政府,各地區(qū)行政公署,省政府直屬各單位”。

(九)正文

  正文是公文的主體,是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機(jī)關(guān)之后,提行空兩格書寫。(寫法見后)

(十)附件

  附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料,用以對(duì)正文作補(bǔ)充說(shuō)明或提供參考資料。附件附于正文之后。

(十一)印章 印章是機(jī)關(guān)權(quán)力的象征。公文加印,是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處,上不壓正文,下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)類公文,由主報(bào)機(jī)關(guān)加蓋印章,但在首頁(yè)要注明會(huì)簽機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文,都應(yīng)加蓋印章。以行政首長(zhǎng)名義行文的公文,前具職務(wù),后蓋簽名章。黨的文件,有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。這是與國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的一大不同。

(十二)成文時(shí)間

  一般就是公文的簽發(fā)日期,標(biāo)注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會(huì)議討論通過的公文,應(yīng)以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn),并寫上會(huì)議名稱及屆次,以圓括號(hào)括入,標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。

(十三)附注 〖HT〗附注用以說(shuō)明在公文其它區(qū)域不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ),或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容,標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對(duì)閱讀對(duì)象的規(guī)定,還應(yīng)用六角括號(hào)括入,如〔發(fā)至省軍級(jí)〕、〔發(fā)至縣團(tuán)級(jí)〕等。

(十四)主題詞 〖HT〗主題詞是由對(duì)這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成,以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表,是為準(zhǔn)確選用表中的詞目提供方便,防止隨意性。上報(bào)的公文,應(yīng)標(biāo)注上級(jí)機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè),一般不超過七個(gè)。例如,《國(guó)務(wù)院關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文,主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營(yíng)”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出,主題詞必須正確無(wú)誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別,要有層次性,并且不要與標(biāo)題混同。

(十五)抄送機(jī)關(guān)

  民工抄送機(jī)關(guān)是指雖然不主辦,但應(yīng)該了解這件公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長(zhǎng)平行細(xì)實(shí)線內(nèi)。(十六)印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間

  印發(fā)機(jī)關(guān),為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門;印發(fā)時(shí)間,一般為印刷時(shí)間,放在抄送機(jī)關(guān)細(xì)實(shí)線下。

  以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定,合理安排,以示公文的嚴(yán)肅性。隨著辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn),格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范,同時(shí)還將新增一些格式構(gòu)成要素。

  三、公文正文的寫作方法

  草擬公文正文必須符合以下要求:

(一)符合國(guó)家的法律、法規(guī)、規(guī)章,符合黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,就要切實(shí)可行,并需另紙加以說(shuō)明。(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,層次分明,文字精練,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短。

(三)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日,如“1994年”不能寫成“94年”。

公文寫作知識(shí)[大全]3

  公文寫作知識(shí)

  第一節(jié) 公文的含義及作用

  公文的定義:行政公文,是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱,是人類在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。公文的作用:

  一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。

  二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

  三、有宣傳教育的作用。

  四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

  第二節(jié)公文的格式

  公文的格式一般包括:

  一、標(biāo)題。居于正文的上端中央。

  二、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

  三、正文。這是公文的主體。

  四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處,又稱落款。

  五、發(fā)文日期。發(fā)文日期位于公文的末尾。

  六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方。

  七、抄報(bào)、抄送單位。列于文尾,即公文末頁(yè)下端。

  八、文件版頭。版頭以大紅套字印上“××××××(機(jī)關(guān))文件”,下面加一條紅線(黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。

  九、公文編號(hào)。編號(hào)的位置:凡有文件版頭的,放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的,放在標(biāo)題下的右側(cè)方。

  十、簽發(fā)人。一般格式為“簽發(fā)人:×××”。

  十一、機(jī)密等級(jí)。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定。密級(jí)的位置:通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。

  十二、緊急程度。緊急程度的標(biāo)明,通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

  十三、閱讀范圍。通常寫在發(fā)文日期之下,抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方,并加上括號(hào)。

  十四、附件。公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前。

  十五、其他。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆,也不要復(fù)寫。

  第三節(jié)公文的行文關(guān)系

  行文的關(guān)系可分為上行文、平行文、下行文:

  上行文──下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文,如請(qǐng)示、報(bào)告。平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文,如通知、函。下行文──上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文,如命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見等。

  第四節(jié)公文寫作的基本要求

  不論哪一種類的公文,都必須做到以下五點(diǎn):

  一、要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

  二、要符合客觀實(shí)際,符合工作規(guī)律。

  三、公文的撰寫和修改必須及時(shí)、迅速,反對(duì)拖拉、積壓。

  四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。

  五、要符合保密制度的要求。

  第五節(jié)公文的種類及常見文種寫作方法

  公文的種類

  公文的種類有十三類十四種,即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。目前黨委辦公室系統(tǒng)使用頻率較高的文種有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函、會(huì)議紀(jì)要等六種。

  幾種常見文種的寫作方法

  請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。

  請(qǐng)示可以分為三種類型:第一種是請(qǐng)求指示的。第二種是請(qǐng)求批示、解決問題的。第三種是請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的。

  撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意:第一,要控制使用,當(dāng)用才用。第二,要一文一事為宜。第三,要按級(jí)請(qǐng)示。第四,它的格式也包括標(biāo)題。

  報(bào)告:“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。

  報(bào)告可分為三種類型:

  1.工作報(bào)告。它的正文,一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)

  體會(huì)、存在問題、今后意見等幾部分。2.情況報(bào)告。是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后,向上級(jí)作出的報(bào)告。

  3.答復(fù)報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分,寫法比較自由。

  通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜,都可以用通知。

  這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。這種通知,要交待清楚所通知的事項(xiàng),如何辦理,有什么要求等。

  二、會(huì)議通知。這種通知要求寫得明確具體,交待清楚會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。

  三、任免通知。這種通知的寫法比較簡(jiǎn)單,一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件,以及任免人員的具體職務(wù)即可。

  通報(bào):“適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況”。通報(bào)可分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)等。

(一)表?yè)P(yáng)性通報(bào):正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。

(二)批評(píng)性通報(bào):這類通報(bào)內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對(duì)某單位、某人、某事的批評(píng)處理外,著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn),以典型事例對(duì)群眾進(jìn)行教育,以防類似事件的發(fā)生。

  函是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用的文體。

  函的寫法可分為三部分:開頭,包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。正文是函的主要部分,要看不同用途來(lái)確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請(qǐng)求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚。復(fù)函,要針對(duì)來(lái)件所詢問的問題、商請(qǐng)的事項(xiàng)給予明確答復(fù)。結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。

  會(huì)議紀(jì)要:“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。

  根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同,會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和其它專題會(huì)議紀(jì)要兩大類。

  辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題,可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。專題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會(huì)議紀(jì)要。

  正文可以分為兩個(gè)部分:第一部分簡(jiǎn)要敘述會(huì)議組織情況。第二部分是寫會(huì)議精神和議定事項(xiàng),這是紀(jì)要的主要部分。

  第六節(jié) 機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序

  一、公文的制發(fā)程序

  凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類文件,均須按以下程序處理:

  1、制發(fā)文件單位擬稿;

  2、送機(jī)關(guān)辦公室核稿 ;

  3、呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) ;

  4、機(jī)要員登記編號(hào);

  5、打字校對(duì)付印裝訂;

  6、機(jī)要員用印留存;

  7、發(fā)文單位發(fā)出文件。

  二、公文字號(hào)規(guī)格

  公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行。公文標(biāo)題用2號(hào)宋體。正文用3號(hào)仿宋。一般每頁(yè)22行,每行28個(gè)字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時(shí)間用漢字(黨委系統(tǒng)公文用阿拉伯?dāng)?shù)字),“零”可寫為“○”,右空4個(gè)字。印章上不壓正文,下壓日期,“騎年蓋月”。

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