文件檔案管理制度 篇1

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　三、職責(zé)

　　1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報(bào)公司安全職能部門備案。

　　四、內(nèi)容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

　?。?）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求；

　?。?）上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等；

　?。?）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等；

　　（4）安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；、

　?。?）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等；

　　（6）供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

　　（7）安全設(shè)施檢測、檢驗(yàn)報(bào)告、記錄等；

　?。?）食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告等；

　　2、立卷歸檔

　?。?）、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

　?。?）、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類歸檔；

　?。?）、安保部在每年1月份前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存；

　?。?）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄；

　?。?）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷；

　　3、檔案保管

　?。?）、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

　?。?）、應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　?。?）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)；

　?。?）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人；

　?。?）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄；

　　五、相關(guān)記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件檔案管理制度 篇2

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。

　　二、管理業(yè)務(wù)與分工

　　1、技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。

　　2、技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

　　三、管理內(nèi)容與要求

　　1、技術(shù)文件的種類

　?。?）技術(shù)類文件

　　由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

　?。?）管理類文件

　　由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。

　　2、文件登記

　?。?）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》，掌握技術(shù)部全文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。

　　（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。

　　3、文件的歸檔及保管

　　技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

　　4、文件的借用

　?。?）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

　　5、文件的修改與審批

　　（1）當(dāng)某專業(yè)的`工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》。

　　《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

　?。╝）技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；

　?。╞）更改理由；

　　（c）會(huì)審意見、會(huì)審簽名；

　?。╠）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；

　　（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

　?。?）技術(shù)文件的與批準(zhǔn)

　　一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

　?。?）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。

　?。?）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。

文件檔案管理制度 篇3

　　文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范，內(nèi)容正確。

　　1、收發(fā)文件管理制度

　　1）對(duì)外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)，做好收發(fā)文記錄，接收人簽字。

　　2）文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。

　　3）外發(fā)文件的具體要求

　　公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處，辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識(shí)發(fā)放文件編號(hào)。

　　4）公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

　?。?）公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字，注明原件存放處。

　?。?）建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)公司的發(fā)文，由辦公室統(tǒng)一接收，并及時(shí)上報(bào)公司經(jīng)理，由公司經(jīng)理簽署意見。

　?。?）建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目部的發(fā)文，由項(xiàng)目部接收，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署意見，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況上報(bào)公司。

　?。?）項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定：

　　發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知（不含技術(shù)交底），均在項(xiàng)目備案，同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。

　　2、竣工資料

　　1）項(xiàng)目經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定，認(rèn)真整理工程竣工資料。

　　2）竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括：工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖，規(guī)定的其它應(yīng)交資料。

　　3）竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求：

　?。?）工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，真實(shí)記錄施工全過程，可按形成規(guī)律收集，采用表格方式分類組卷。

　?。?）工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn)，根據(jù)工程的內(nèi)在要求，進(jìn)行分類組卷

　　（3）工程檢驗(yàn)評(píng)定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分順序，進(jìn)行分類組卷。

　?。?）竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。

　　4）交付竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí)，檢查驗(yàn)證手續(xù)必須完備。

　　3、文件、資料保密規(guī)定

　　1）公司全體員工要樹立愛護(hù)公司資料，保守公司秘密的觀念。

　　2）未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不得私自拷備或復(fù)印資料，轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。

　　3）歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借；

文件檔案管理制度 篇4

　　1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案"存毀"的工作。

　　2、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。

　　3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

　　4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。

　　5、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。

　　6、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。

文件檔案管理制度 篇5

一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的`管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。

　　本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

二、職責(zé)

安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。

各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

各部門管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

三、內(nèi)容

　　文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。

.2上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。

.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。

.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。

.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。

.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。

.7安全設(shè)施檢測、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。

.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。

　　立卷歸檔

　　3.文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

　　3.應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時(shí)間永久、長期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理，分類歸檔。

　　3.各部門在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。

.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

.5不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。

　　檔案保管

　　3.檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　檔案借閱

.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

.3歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　檔案銷毀

　　對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄。

四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件檔案管理制度 篇6

　　一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

　　二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度，堅(jiān)持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好，電源開關(guān)是否關(guān)閉。對(duì)所保管的案卷，半年進(jìn)行一次抽查，年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。

　　三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架

　　四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作（標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃，相對(duì)濕度為45%—60%）。

　　五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查，壞了要及時(shí)報(bào)告或維修，保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。

　　六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅(jiān)持做到每周一小掃，每月一大掃。

文件檔案管理制度 篇7

一、目的：

　　為使公司管理體制的完善，非設(shè)備工程業(yè)務(wù)處理有所遵循，特制定本管理規(guī)章。

二、適應(yīng)范圍

　　適應(yīng)公司內(nèi)部各部門有非設(shè)備工程業(yè)務(wù)需求的單位和公司職員。（廠內(nèi)宿舍維修不在此管理范圍內(nèi)）

三、名詞解釋

　　1、非設(shè)備工程業(yè)務(wù)：

　　指未能納入設(shè)備管理范圍內(nèi)的設(shè)施、設(shè)備、工具器材等產(chǎn)生安裝、維護(hù)、制作的作業(yè)需求。

　　2、安裝：

　　非設(shè)備工程管理范圍內(nèi)產(chǎn)生有安裝開關(guān)、插座、水電氣源、門窗、網(wǎng)絡(luò)線、電話線、風(fēng)扇、空調(diào)、標(biāo)示牌等業(yè)務(wù)。

　　3、維護(hù)：

　　非設(shè)備工程管理范圍內(nèi)產(chǎn)生有需求維修、保養(yǎng)的業(yè)務(wù)。

　　4、制造：

　　非設(shè)備工程管理范圍內(nèi)產(chǎn)生有制作（五金類、木材類、基礎(chǔ)設(shè)施類）箱、柜、桌、椅、臺(tái)、周轉(zhuǎn)車、鐵棚、防護(hù)欄等業(yè)務(wù)。

四、細(xì)則：

　　1、工務(wù)課為非設(shè)備工程管理歸口單位。

　　2、各需求單位應(yīng)遵守本規(guī)章制度要求，按非設(shè)備工程管理流程及非設(shè)備工程業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單辦理業(yè)務(wù)。

　　3、承辦單位應(yīng)對(duì)需求單位提出的業(yè)務(wù)需求作審查工作，發(fā)現(xiàn)有違反安全管理要求、廠紀(jì)廠規(guī) 及其它管理制度的需求業(yè)務(wù)作意見反饋，需求部門要將改善方案呈報(bào)批示后再辦理業(yè)務(wù)。

　　4、承辦單位審查無誤應(yīng)根據(jù)輕重緩急組織人員安排作業(yè)，并遵守安全作業(yè)要求，完工確認(rèn)后認(rèn)真填寫聯(lián)絡(luò)單。

　　5、安裝：

對(duì)于安裝工時(shí)在1小時(shí)以內(nèi)及安裝材料費(fèi)用在約￥100元以下的非設(shè)備工程業(yè)務(wù)無需部門主管審核，單位主管確認(rèn)方可辦理業(yè)務(wù)。

對(duì)于安裝工時(shí)1―8小時(shí)及安裝費(fèi)用在約￥100元―￥1000元的非設(shè)備工程業(yè)務(wù)，要需求部門主管審核，方可辦理業(yè)務(wù)。

對(duì)于安裝工時(shí)超出8H及安裝費(fèi)用大于約￥1000元的非設(shè)備工程業(yè)務(wù)，需求部門主管審核及（副）總經(jīng)理核準(zhǔn)，方可辦理業(yè)務(wù)。

　　6、維護(hù)：

需求單位申請維護(hù)作業(yè)時(shí)，原則上需單位主管確認(rèn)，部門審核方可辦理作業(yè)（特殊情況承辦單位可先執(zhí)行作業(yè)）。

　　7、 制造

需求單位制造業(yè)務(wù)辦理標(biāo)準(zhǔn)可參考安裝業(yè)務(wù)要求辦理。

五、附件：

　　1、非設(shè)備工程管理流程

　　2、非設(shè)備工程業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)單

文件檔案管理制度 篇8

　　為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、總則

　　第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

　　第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

　　第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

　　二、立卷、歸檔

　　第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

　　第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

　　第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級(jí)文件，內(nèi)部資料，活動(dòng)資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

　　1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

　　2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

　　3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級(jí)、班級(jí)組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

　　6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

　　7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

　　第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　　2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

　　2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

　　3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

　　4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

　　第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　第十三條歸檔時(shí)間。

　　1、階段歸：凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。

　　2、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知，人事調(diào)動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

　　3、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。

　　第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

　　1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程。

　　2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

　　3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

　　4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

　　第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

　　三、檔案的管理和利用

　　第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

　　第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

　　第十九條借用檔案人員必須做到：

　　1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

　　2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。

　　3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。

　　4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。

　　第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

　　1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

　　3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

　　四、檔案的鑒定與銷毀

　　第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

　　第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

　　第二十三條銷毀檔案程序

　　1、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊。

　　2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。

　　3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。

　　4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

　　五、建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全

　　第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

　　第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

　　第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

　　第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。

文件檔案管理制度 篇9

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　　一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確，促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文，以及各部門上報(bào)的各類文件資料。

　　三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

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　　1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

　　4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng)，應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié)，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

　　5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。

　　7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

　　（三）發(fā)文制度：

　　1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級(jí)部門請示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

　　2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

　　3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

　　5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

文件檔案管理制度 篇10

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

　　2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

　　7、用畢按時(shí)歸還,如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

文件檔案管理制度 篇11

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)檔案管理工作，使其納入正規(guī)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，制定本制度如下：

　　一、納入檔案管理的項(xiàng)目

　　1、本轄區(qū)安全生產(chǎn)工作規(guī)劃。

　　2、確定的重、特大及一般性危險(xiǎn)源及事故隱患登記表。

　　3、安全隱患重點(diǎn)單位、部位登記表。

　　4、安全管理人員及特種作業(yè)人員資格證書。

　　5、安全生產(chǎn)會(huì)議及安全檢查記錄。

　　6、各種上報(bào)、匯報(bào)材料。

　　7、事故應(yīng)急救援預(yù)案。

　　8、其它。

　　二、查閱檔案程序

　　1、查閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意簽批；

　　2、如需將檔案資料拿走，必須寫借條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　三、加強(qiáng)檔案的.日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

文件檔案管理制度 篇12

　　為完善我院實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范化管理，提高實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的利用率，適應(yīng)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改革和發(fā)展，特制定本制度。

　　一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容

　　1.實(shí)驗(yàn)室教學(xué)文件：實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱，實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目，每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)實(shí)際開出記錄，實(shí)驗(yàn)教學(xué)課表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的考核辦法及實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)記錄、報(bào)表。

　　2.實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、低值品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)賬卡、驗(yàn)收報(bào)告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收報(bào)告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書；消耗品及材料的領(lǐng)用記錄等。

　　3.實(shí)驗(yàn)室管理制度和工作記錄：學(xué)院和主管部門下發(fā)有關(guān)實(shí)驗(yàn)教學(xué)和實(shí)驗(yàn)室工作的文件；實(shí)驗(yàn)室制定的各項(xiàng)崗位責(zé)任制、分工細(xì)則及管理制度；實(shí)驗(yàn)室工作日志；實(shí)驗(yàn)室研究活動(dòng)記錄；人員考核記錄；安全、衛(wèi)生檢查記錄；培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況；實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃；研究論文、成果鑒定證書；自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收報(bào)告；實(shí)驗(yàn)室改造情況等資料。

　　4.實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)使用：實(shí)驗(yàn)室年度儀器設(shè)備購置、實(shí)驗(yàn)消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)；實(shí)驗(yàn)室年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)等。

　　二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理

　　1.實(shí)驗(yàn)室檔案建立和管理由實(shí)驗(yàn)科和設(shè)備處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各中心、實(shí)驗(yàn)室要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。新建實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立工作檔案。

　　2.專兼職人員、教師應(yīng)根據(jù)各中心、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容，有責(zé)任有義務(wù)做好有關(guān)事項(xiàng)的記錄，并將有關(guān)資料提供給負(fù)責(zé)檔案工作的人員。

　　3.各部門根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷、定期歸檔，并保存在本部門。

　　4.各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理工作。

　　5.實(shí)驗(yàn)室工作檔案向院內(nèi)外提供利用。凡需實(shí)驗(yàn)室工作檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)經(jīng)所在實(shí)驗(yàn)室主任批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)，妥善保管不得遺失和損壞，用后及時(shí)歸還。

文件檔案管理制度 篇13

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　　建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。

　?。ǘ┻m用范圍

　　本制度適用于公司的文件、檔案管理。

　　（三）規(guī)范性引用文件

　　《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》

　　《中華人民共和國檔案法》

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　　1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。

　　2、公司各部門負(fù)責(zé)本部門的安全記錄和檔案的管理。

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　　1.檔案管理范圍

　　公司對(duì)涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。

　　對(duì)一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

　　2.保管事項(xiàng)

　　公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。

　　重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。

　　一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

　　保管檔案的場所要做到有專人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。

　　檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

　　完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

　　案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。

　　3.歸檔時(shí)間

　　辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。

　　按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

　　凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。

　　凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

　　4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

　　5.安全檔案的借閱

　　凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門主管批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。

　　查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，予以復(fù)制。

　　公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。

　　專業(yè)工具書，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長期使用的，部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。

　　外單位來公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的`批準(zhǔn)同意。

　　每次借閱檔案資料時(shí)間最長為半個(gè)月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。

　　查閱、借閱檔案資料人員，要愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，使用過程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴(yán)肅處理。

　　6.保密事項(xiàng)

　　檔案管理人員要自覺遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。

　　對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各部門進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放

　　保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

　　絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

　　報(bào)廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷毀，確保保密安全。

　　對(duì)夠不上密級(jí)又不宜公開的檔案，可劃為“內(nèi)部”。

　　密級(jí)和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

　　查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。

　　“絕密”檔案必須放在保險(xiǎn)柜中單獨(dú)存放。

　　0定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止泄密事件發(fā)生，對(duì)造成泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。

　　7.修改、補(bǔ)充事項(xiàng)

　　修改、補(bǔ)充科技檔案，必須填寫修改、補(bǔ)充申請單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門不得擅自改動(dòng)。

　　檔案室必須對(duì)自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　8.銷毀

　　檔案室對(duì)已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對(duì)擬銷毀檔案按類別登記，由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

　　匯總初審意見，編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。

　　銷毀清單連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

　　銷毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷。

　　經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷毀，不準(zhǔn)出賣或做其它用；銷毀檔案時(shí)必須派專人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上注明"已銷毀"字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷毀清單上詳細(xì)注明。

　　檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷毀清單歸檔。

　　對(duì)已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對(duì)審批同意銷毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀，并在銷毀記錄上簽字。

文件檔案管理制度 篇14

　　為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、總則

　　第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

　　第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

　　第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

　　二、立卷、歸檔

　　第四條各部門平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

　　第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

　　第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級(jí)文件，內(nèi)部資料，活動(dòng)資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì)計(jì)、基建分類，聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

　　1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

　　2、會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其會(huì)計(jì)文件材料分別排列，由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

　　3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級(jí)、班級(jí)組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　5、基建檔案，按基建項(xiàng)目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

　　6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

　　7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

　　第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　　2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第十條文件的組合。組合的.基本作法如下：

　　1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

　　2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

　　3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

　　4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

　　第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　第十三條歸檔時(shí)間。

　　1、階段歸：凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個(gè)月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。

　　2、隨時(shí)歸：上級(jí)文件、通知，人事調(diào)動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動(dòng)手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

　　3、年度歸：各項(xiàng)管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。

　　第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

　　1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過程。

　　2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

　　3、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

　　4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

　　第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

　　三、檔案的管理和利用

　　第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

　　第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

　　第十九條借用檔案人員必須做到：

　　1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

　　2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對(duì)和注銷。

　　3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級(jí)或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。

　　4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)征得檔案管理人員同意。

　　第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

　　1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

　　3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

　　四、檔案的鑒定與銷毀

　　第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

　　第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

　　第二十三條銷毀檔案程序

　　1、對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的要擬寫銷毀報(bào)告并登記造冊。

　　2、會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)。

　　3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。

　　4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

　　五、建立檔案保密制度，維護(hù)檔案的完整和安全

　　第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

　　第二十五條檔案工作人員必須做到對(duì)涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

　　第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

　　第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準(zhǔn)帶走。

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