文檔管理的制度9篇文檔管理制度中文檔資料主要包括

時間：2024-06-09 16:21:00 綜合范文

　　下面是范文網(wǎng)小編分享的文檔管理的制度9篇文檔管理制度中文檔資料主要包括，供大家參考。

文檔管理的制度1

　　為加強公司文件、檔案管理，增強文件、檔案安全性和保密性，規(guī)范公司文件、檔案格式，統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。

　　公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要做到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對外聯(lián)系、內部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計算機打印后發(fā)送，不得手寫。

　　公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類，如下：

　　1）公司內部管理制度、交流文件、會議紀要、重要函件；

　　2）機要文件:股東會/董事會會議紀要、決議等材料；審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復印的文件或傳閱的文件等；

　　5）行政產(chǎn)生的各項記錄，資產(chǎn)、設備說明書、驅動盤等。

　　1）技術文檔/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄；

　　2）技術資料：與工作有關的開發(fā)工具及技術參考、學習資料。

　　2）經(jīng)營合同：用于公司的.租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務經(jīng)營活動合同，包括正式合同、內部合同、采購合同及合同執(zhí)行過程記錄等；客戶檔案，以客戶為單位，自與該客戶建立聯(lián)系開始，除基本情況外，記錄每一次活動及每一項合同執(zhí)行情況。媒介檔案：每一家媒介建立獨立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。

　　從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，全部獨立存檔。

　　公司名稱縮寫（CF）+科目名稱+具體類別+年份+順序號（3位）

　　如：公司行政管理會議紀要一份：CF-AM-會議紀要-20xx-005

　　如：**項目溝通會議紀要一份：20xx1009-XS-溝通會議紀要-003

　　如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所屬科目-人力資源管理，“005”代表序號，“1.0”代表版本號。

　　五、本規(guī)定自制定之日起執(zhí)行，人事行政部負責修訂和解釋。

文檔管理的制度2

　　一、檔案資料的管理規(guī)定

　　1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。

　　2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4、所有業(yè)務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔,各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。

　　5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;

　　2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料;

　　3、各部門例會和重要會議的'會議紀要;

　　4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規(guī)定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

　　3、調用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。

文檔管理的制度3

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規(guī)范,確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發(fā)文應有統(tǒng)一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責,依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類,報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍,秘密文件的'報(發(fā))送由專人進行,確保發(fā)送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務,造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。

文檔管理的制度4

　?。ㄒ唬槊鞔_工作職責，理順工作程序，規(guī)范調度文檔管理，根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法（試行）》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。

　?。ǘ┱{度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

　　1、圖表：調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　2、臺賬：

　?。?）綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領導交辦工作及落實情況等。

　?。?）綜合臺賬應內容完整，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，字跡工整。

　　（3）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。

　　3、記錄簿：建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事件）分析統(tǒng)計記錄，存檔管理。

　　4、電子顯示屏：

　　（1）電子顯示屏應正常顯示調度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息；

　?。?）主要設備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控；

　?。?）煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示；

　?。?）顯示的'數(shù)據(jù)應準確，實時集中監(jiān)控。

　?。ㄈ┱{度文檔內容齊全，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，記錄規(guī)范，值班記錄無涂改。

　?。ㄋ模n案資料，應有專人管理。

　?。ㄎ澹┱{度文檔的保存期限：

　　1、班、日調度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結，調度臺賬保存1年以上。

　　2、調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

　　3、死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。

　　（六）各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況，未經(jīng)有關領導批準，不得擅自對外公布。

　　（七）立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。

　?。ò耍Τ^保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案管理部門領導鑒定，報礦分管領導批準后，按規(guī)定銷毀。

文檔管理的制度5

　　一、總則

　　第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條公文的編號保管：

　　1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

　　2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第五條公文的閱批與分轉。

　　1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第六條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

　　三、發(fā)文的管理

　　第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以公司名義發(fā)出的'文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

　　3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關單位聯(lián)系有關重大經(jīng)營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

　　4、在日常經(jīng)營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

　　6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

　　四、發(fā)文程序與要求

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；

　　2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

　　4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

　　6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

　　7、經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打??；

　　8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

　　第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文檔管理的制度6

　　（一）公文管理

　?、惫姆N類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。

　?、补钠鸩荩喊凑疹I導指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發(fā)文，由常委會主要領導簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。

　?、彻拇蛴。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會議的有關材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應填寫兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結算。

　?、垂男Γ河蓴M稿人校對，并由核稿人再次進行校對，確認無差錯后方可印制。

　?、倒难b訂：文件印完后，起草人要及時進行裝訂，并將文件分發(fā)的.具體要求向辦公室公務員交待清楚。グ嬡ㄋ有

　?、豆姆职l(fā)：公務員接到文件后應及時進行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達有關單位，急辦文件隨印隨發(fā)。

　　⒎公文存檔：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時交文檔管理人員，文書要及時存檔立卷，不得漏存漏報。

　　（二）檔案管理

　?、蔽募n案實行專人管理。所有密級文件和內部資料，要嚴格登記、傳閱和借閱手續(xù)，嚴防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。

　?、矅栏裎臋n借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領導同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂放，不準將文件帶回家中。

　?、硨κ盏降母黝愇募臋n人員要及時查收并按要求進行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類保管，積極提供利用，并做好年終文件的清退工作。

　?、磸U舊文件不得同舊報刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。

文檔管理的制度7

　　為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

　　一、文件收發(fā)

　　1、建立收文登記制度。對上級機關發(fā)來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

　　2、收文登記主要包括以下內容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。

　　3、文件管理人員要根據(jù)領導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

　　4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。

　　5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

　　二、檔案資料管理

　　1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進行經(jīng)濟技術分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

　　2、機械設備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎工作,它來源于原始資料。為了提高設備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標的`實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準確,報表要及時齊全。

　　3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應具備以下內容:

　　1）、管理號碼;

　　2）、設備名稱;

　　3）、型號規(guī)格;

　　4）、技術狀況;

　　5）、保管單位;

　　6）、本季運轉小時;

　　7）、原值;

　　8）、凈值;

　　9）、組資日期;

　　10）、生產(chǎn)廠家;

　　11）、本機編號;