下面是范文網(wǎng)小編整理的文件及檔案管理制度3篇 實(shí)用的檔案管理制度，供大家參閱。
文件及檔案管理制度1
文件和檔案管理制度
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行一車一檔，從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長(zhǎng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購(gòu)臵到退出市場(chǎng)的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
安全生產(chǎn)費(fèi)用提取和使用管理制度
（安全生產(chǎn)費(fèi)用投入保障制度）
為建立本公司安全生產(chǎn)投入長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)費(fèi)用財(cái)務(wù)管理，保障公司的安全費(fèi)用合理、有效使用，維護(hù)企業(yè)員工的合法權(quán)益，確保公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常有序的開展。根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)家安全生產(chǎn)法》及《企業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用提取和使用管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制定本制度。
一、安全生產(chǎn)費(fèi)用是指企業(yè)按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)提取，在成本中列支，專門用于完善和改進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)條件的資金，安全生產(chǎn)費(fèi)用優(yōu)先用于安全生產(chǎn)措施的實(shí)施和為滿足達(dá)到安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)而進(jìn)行的整改。按照《企業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用提取和使用管理辦法》第九條規(guī)定，“交通運(yùn)輸企業(yè)以上實(shí)際營(yíng)業(yè)收入為計(jì)提依據(jù)，按照以下標(biāo)準(zhǔn)平均逐月提取”，我公司符合第二款規(guī)定，應(yīng)按照%提取安全費(fèi)用。
二、安全生產(chǎn)費(fèi)用應(yīng)當(dāng)按照“項(xiàng)目計(jì)取、確保需要、企業(yè)統(tǒng)籌、規(guī)范使用”的原則進(jìn)行管理，財(cái)務(wù)應(yīng)將安全費(fèi)用納入公司財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證專款專用，并督促其合理使用。
三、安全費(fèi)用應(yīng)當(dāng)用于以下安全生產(chǎn)事項(xiàng)：
1、完善、改造和維護(hù)安全防護(hù)技術(shù)設(shè)施、設(shè)備支出，包括運(yùn)輸及裝卸工具安全狀況檢測(cè)、維護(hù)系統(tǒng)、運(yùn)輸裝卸設(shè)備、附屬安全設(shè)備等支出；
2、安全設(shè)備、設(shè)施的更新，改造和維護(hù)支出（不包括車輛更新費(fèi)用）；
3、安全生產(chǎn)宣傳、教育和培訓(xùn)支出；
4、勞動(dòng)防護(hù)用品的配備和更新支出；
5、安全生產(chǎn)檢查與評(píng)價(jià)支出；
6、配備和更新必要的應(yīng)急救援器材、設(shè)備和現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)人員安全防護(hù)物品支出；
7、完善、改造和維護(hù)安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施支出，主要是指：車間、庫房等作業(yè)場(chǎng)所的監(jiān)控、監(jiān)測(cè)、通風(fēng)、防曬、調(diào)溫、防火、滅火、防爆、泄壓、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防靜電、防腐、防滲漏、防護(hù)圍堤或者隔離操作設(shè)備設(shè)施；
8、重大危險(xiǎn)源、重大事故隱患的評(píng)估、整改、監(jiān)控支出
9、進(jìn)行應(yīng)急救援演練支出；
10、特種設(shè)備和安全設(shè)施的檢驗(yàn)檢測(cè)支出；
11、購(gòu)臵、安裝行車安全記錄儀、衛(wèi)星定位裝臵、視頻監(jiān)控設(shè)施和通信導(dǎo)航設(shè)備支出；
12、安全生產(chǎn)新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新工藝、新裝備的推廣應(yīng)用支出
13、其它與安全生產(chǎn)直接相關(guān)的支出。
四、公司安全科應(yīng)建立安全費(fèi)用臺(tái)賬，記錄安全生產(chǎn)費(fèi)用的費(fèi)率、數(shù)額、支付計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告、安全經(jīng)費(fèi)提取和使用情況報(bào)告。
五、總經(jīng)理對(duì)安全生產(chǎn)費(fèi)用全面指導(dǎo)，審批安全費(fèi)用提取、安全投入計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告、安全經(jīng)費(fèi)提取和使用情況報(bào)告。
六、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)安全生產(chǎn)基金進(jìn)行統(tǒng)一管理，審核安全費(fèi)用提取、安全投入計(jì)劃、安全經(jīng)費(fèi)使用等，根據(jù)安全生產(chǎn)計(jì)劃，做好資金的投入落實(shí)工作，建立安全經(jīng)費(fèi)臺(tái)賬，確保安全投入迅速及時(shí)。
七、安全科負(fù)責(zé)審核、匯總并編制公司安全投入計(jì)劃，審核安全投入報(bào)告，監(jiān)督檢查安全投入落實(shí)情況、匯總并建立公司安全費(fèi)用投入臺(tái)賬，編制安全經(jīng)費(fèi)提取和投入情況報(bào)告。
八、安全生產(chǎn)費(fèi)用實(shí)行專戶核算，公司應(yīng)當(dāng)按規(guī)定范圍安排使用，不得挪用或擠占，結(jié)余資金結(jié)轉(zhuǎn)下使用，安全生產(chǎn)費(fèi)用不足的，超出部分按正常成本費(fèi)用渠道列支。
九、各部門主管按照職責(zé)分工對(duì)有關(guān)專業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用計(jì)取、支付、使用實(shí)施監(jiān)督管理。
十、發(fā)現(xiàn)安全費(fèi)用支取人擅自挪用安全費(fèi)用的，公司將按情節(jié)嚴(yán)重程度嚴(yán)肅處理，處理辦法由董事會(huì)討論決定。
十一、本制度由公司安委辦負(fù)責(zé)解釋。
設(shè)施設(shè)備安全管理制度
1、建立健全設(shè)施設(shè)備技術(shù)檔案，按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。
2、設(shè)施設(shè)備的使用操作應(yīng)定崗定人，明確專人負(fù)責(zé)、責(zé)任到人。
3、操作人員應(yīng)對(duì)設(shè)施設(shè)備做到“三會(huì)”、“四懂”，即會(huì)操作使用、會(huì)維護(hù)保養(yǎng)、會(huì)排除故障；懂原理、懂結(jié)構(gòu)、懂性能、懂用途，且能熟練操作使用。
4、設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)異常時(shí)，操作人員應(yīng)按照操作規(guī)程采取緊急處臵措施，防止事態(tài)擴(kuò)大。
5、保證設(shè)施設(shè)備上的各種儀表，如液位計(jì)、安全閥等安全附件完好、準(zhǔn)確，損壞的器具禁止使用，并且及時(shí)更換，保證設(shè)施設(shè)備的使用安全。
6、定期檢查設(shè)施設(shè)備和各種附件、器材，使之處于完好狀態(tài)，以備正常使用。
安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)制度
1、安全教育培訓(xùn)由公司安全科負(fù)責(zé)管理，建立教育培訓(xùn)檔案，識(shí)別教育培訓(xùn)需求，組織教育培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施。
2、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)分為單位負(fù)責(zé)人培訓(xùn)、安全生產(chǎn)管理人員培訓(xùn)、特種作業(yè)人員培訓(xùn)、全員日常安全教育培訓(xùn)和新上崗人員的三級(jí)教育。
3、單位負(fù)責(zé)人培訓(xùn)、安全生產(chǎn)管理人員培訓(xùn)、特種作業(yè)人員培訓(xùn)分別由有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)實(shí)施，培訓(xùn)合格后持證上崗，每年按規(guī)定參加再教育。
4、全員日常教育培訓(xùn)由公司、分公司、車隊(duì)、班組落實(shí)，既可以視情統(tǒng)一組織，也可以通過班前會(huì)、周前會(huì)、月度例會(huì)的方式進(jìn)行。
5、三級(jí)教育按照公司、分公司（站場(chǎng)）、車隊(duì)（班組）三級(jí)實(shí)施，按照規(guī)定內(nèi)容培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后上崗。
6、為保證教育培訓(xùn)制度的落實(shí)，公司制訂教育培訓(xùn)計(jì)劃，并安排專門經(jīng)費(fèi)，以保證教育培訓(xùn)按照計(jì)劃實(shí)施。
7、教育培訓(xùn)的內(nèi)容
（1）安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、規(guī)章和國(guó)家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（2）安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程（3）崗位安全操作技能（4）安全生產(chǎn)常識(shí)
（5）安全生產(chǎn)事故防范和應(yīng)急措施，自救互救知識(shí)（6）安全生產(chǎn)事故典型案例
安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查制度
為及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和安全管理中可能存在的隱患、危險(xiǎn)與有害因素，以便制定整改措施，消除隱患和危險(xiǎn)有害因素，從而保障生產(chǎn)安全進(jìn)行，特制訂本制度。
一、檢查的內(nèi)容：
1、軟件系統(tǒng)主要查思想、查意識(shí)、查制度、查管理、查事故處理、查隱患、查整改
（1）、傳達(dá)貫徹上級(jí)有關(guān)文件、會(huì)議精神及布臵安全生產(chǎn)工作的會(huì)議記錄（2）、安全管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況（3）、安全生產(chǎn)制度及落實(shí)情況（4）、安全生產(chǎn)責(zé)任制落實(shí)情況（5）、職工的安全教育和培訓(xùn)情況
2、硬件系統(tǒng)主要查生產(chǎn)設(shè)備、查輔助設(shè)備、查安全設(shè)施、查作業(yè)環(huán)境。
（1）作業(yè)場(chǎng)所的安全設(shè)施、設(shè)備使用情況（2）人員的勞動(dòng)防護(hù)和操作規(guī)程執(zhí)行情況（3）有無不安全因素及危險(xiǎn)源點(diǎn)的防控情況
二、檢查的方式
（1）定期安全檢查（分公司組織每月1次）（2）經(jīng)常性安全檢查（班組、車隊(duì)、安全科組織）（3）季節(jié)性及節(jié)假日安全檢查（公司組織全面檢查）（4）專業(yè)（專項(xiàng)）安全檢查（根據(jù)需要安排）（5）綜合性安全檢查（公司根據(jù)上級(jí)要求組織）（6）職工代表不定期巡查（工會(huì)、安全科組織）
（7）針對(duì)某些重點(diǎn)單位或部位，公司安全生產(chǎn)科將隨時(shí)組織檢查和督查。
三、檢查的結(jié)果和處理
1、安全生產(chǎn)檢查情況要認(rèn)真記錄，并填寫《安全生產(chǎn)檢查表》，報(bào)公司安全生產(chǎn)科存檔
2、對(duì)查出的安全隱患，建立隱患臺(tái)賬，要下發(fā)隱患整改通知單，明確整改責(zé)任人，限期整改；對(duì)拒不整改的，公司依據(jù)有關(guān)制度給予經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分。
3、整改結(jié)束后，要組織有關(guān)人員對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于一時(shí)難以整改的隱患，要落實(shí)防控措施，明確防控責(zé)任人。
事故處理、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告制度
為加強(qiáng)安全生產(chǎn)事故信息報(bào)送，協(xié)助上級(jí)主管部門及時(shí)、快捷處臵事故，最大限度減少事故損失，特制定本制度。
一、事故分類
1、按事故性質(zhì)分類：
（1）人身事故：指系統(tǒng)內(nèi)職工在工作期間所發(fā)生的和工作有關(guān)的傷亡事故。（2）設(shè)備事故：由于某種原因引起的施工機(jī)械、工藝、動(dòng)力設(shè)備、管道、電線、建筑物、運(yùn)輸設(shè)備（包換附件）以及儀器儀表、工器具的非正常損壞，造成財(cái)產(chǎn)損失、影響生產(chǎn)的事故。
（3）火災(zāi)事故：由于火災(zāi)造成的傷亡或物質(zhì)財(cái)產(chǎn)損失的事故。
（4）爆炸事故：在生產(chǎn)過程中，由于某種原因引起的爆炸，造成傷亡或物質(zhì)財(cái)產(chǎn)損失的事故。
（5）交通事故：凡車輛、船舶在運(yùn)行中所造成的損壞、物資損失和人身傷亡的事故。
（6）污染事故：凡屬運(yùn)輸過程中由于危險(xiǎn)化學(xué)品泄漏引起人員中毒、死亡、農(nóng)作物減產(chǎn)、樹木枯死和牲畜傷亡，空氣、水源污染，造成經(jīng)濟(jì)損失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物質(zhì)在短期內(nèi)大量侵入人體，使人員身體受傷害并須進(jìn)行急救的中毒事故。
（8）坍塌事故:局及局屬單位負(fù)責(zé)建設(shè)、管養(yǎng)的橋梁、碼頭、站場(chǎng)及其它建筑物，在建設(shè)及在用期間發(fā)生的倒塌和損毀事故。
2、按傷亡程度分類：
（1）輕傷：指損失工作日為一個(gè)工作日以上（含1個(gè)工作日），105個(gè)工作日以下的失能傷害；
（2）重傷：指損失工作日為105個(gè)工作日以上（含105個(gè)工作日），6000日以下的失能傷害；（3）死亡。
3、按事故嚴(yán)重程度分類：
（1）輕微事故：一次造成輕傷1～2人，經(jīng)濟(jì)損失1000元以下（2）一般事故：一次造成重傷1～2人，或者輕傷3人以上，經(jīng)濟(jì)損失3萬元以下
（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重傷3人以上10人以下，經(jīng)濟(jì)損失3～6萬元以下
（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重傷11人以上，或者死亡1人重傷8人以上，或者死亡2人重傷5人以上，經(jīng)濟(jì)損失6萬元以上
二、事故報(bào)告
1、原則要求：按《安全生產(chǎn)法》和《安全生產(chǎn)事故報(bào)告和調(diào)查處理?xiàng)l例》規(guī)定執(zhí)行
生產(chǎn)安全事故報(bào)告應(yīng)該及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，任何單位和個(gè)人對(duì)事故不得遲報(bào)、漏報(bào)或者瞞報(bào)。
2、事故報(bào)告的責(zé)任（1）事故現(xiàn)場(chǎng)有關(guān)人員（2）事故發(fā)生單位的主要負(fù)責(zé)人
3、事故報(bào)告的程序
（1）事故現(xiàn)場(chǎng)人員立即報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人或者直接報(bào)告事故發(fā)生地縣級(jí)以上政府安監(jiān)部門和行業(yè)監(jiān)管部門
（2）公司負(fù)責(zé)人應(yīng)于1小時(shí)內(nèi)報(bào)告事故發(fā)生地縣級(jí)以上政府安監(jiān)部門和行業(yè)監(jiān)管部門
（5）重點(diǎn)是雙報(bào)告制和時(shí)限
4、事故報(bào)告的內(nèi)容（1）事故發(fā)生單位的概況
（2）事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)以及事故現(xiàn)場(chǎng)情況（3）事故的簡(jiǎn)要經(jīng)過
（4）事故已造成或者可能造成的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失情況（5）已經(jīng)采取的措施（6）事故的補(bǔ)報(bào)
三、事故統(tǒng)計(jì)
1、事故統(tǒng)計(jì)由安全科安排專人負(fù)責(zé)，于月底最后一天，統(tǒng)計(jì)、匯總各分公司報(bào)表。
2、報(bào)表分為《道路運(yùn)輸行業(yè)事故快報(bào)》（交運(yùn)15表）、《道路運(yùn)輸行業(yè)事故統(tǒng)計(jì)表（交運(yùn)16表）、《營(yíng)運(yùn)車輛道路交通事故基本統(tǒng)計(jì)表》（交統(tǒng)安1表）、《營(yíng)運(yùn)車輛道路交通事故匯總表》（交統(tǒng)安7表）。
3、以上報(bào)表經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽字后上報(bào)上級(jí)主管部門，并留存?zhèn)浞?，建立事故臺(tái)賬、檔案。
四、事故處理
1、車輛發(fā)生事故后，駕駛?cè)藨?yīng)立即搶救傷員，保護(hù)肇事現(xiàn)場(chǎng)，報(bào)告當(dāng)?shù)亟痪块T，并將事故及估計(jì)損失報(bào)公司負(fù)責(zé)人、安全科。
2、安全人員及公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)趕赴現(xiàn)場(chǎng)勘查，到現(xiàn)場(chǎng)后應(yīng)首先了解人員傷亡，車輛損失的具體情況，并積極采取救援措施，降低損失。必要時(shí)要求保險(xiǎn)公司派員現(xiàn)場(chǎng)定損。
3、現(xiàn)場(chǎng)處理結(jié)束后，安全科應(yīng)及時(shí)寫出書面報(bào)告向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，不論事故大小，要分析事故原因，制定預(yù)防措施。
4、事故處理的過程中要認(rèn)真分析事故原因，堅(jiān)持“四不放過”的原則。（查不清事故原因不放過、不明確事故責(zé)任不放過、不拿出處理意見和整改措施不放過、責(zé)任人與職工得不到教育不放過）。
安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲制度
1、公司對(duì)安全工作目標(biāo)實(shí)行季度考評(píng)、年終總結(jié)、一票否決制度。對(duì)年終評(píng)選的先進(jìn)單位，先進(jìn)個(gè)人及優(yōu)秀駕駛員進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)發(fā)生責(zé)任事故或目標(biāo)考核不合格的單位取消評(píng)優(yōu)資格，責(zé)任人按規(guī)定嚴(yán)肅處理。
2、安全責(zé)任實(shí)行行政追究制。發(fā)生重大事故，追究單位行政領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，視情節(jié)扣發(fā)一至三個(gè)月的職務(wù)工資。
3、發(fā)生瀆職、失職的責(zé)任事故，對(duì)行政領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)扣發(fā)三至六個(gè)月職務(wù)工資，情節(jié)嚴(yán)重者撤銷職務(wù)。
4、發(fā)生事故的責(zé)任人由各單位、部門自行處理，上報(bào)公司安委會(huì)。
5、做好道路交通事故的查處和上報(bào)工作。發(fā)生事故及時(shí)向安技部進(jìn)行匯報(bào)，不得隱瞞，對(duì)隱瞞不報(bào)的加重處罰。每月要將安全情況、事故責(zé)任人處理及整改措施上報(bào)安技部，再由安技部匯總上報(bào)。
6、對(duì)安全防范年終考評(píng)措施進(jìn)行督促檢查并提出整改措施，將各類事故隱患，消滅在萌芽狀態(tài)。
7、對(duì)見義勇為，在重大事故和事件中能挺身而出，積極搶險(xiǎn)救援，避免或減少事故損失的，對(duì)個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，部門考核加10分。
8、受到報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)表揚(yáng)的，公司根據(jù)相應(yīng)制度給予獎(jiǎng)勵(lì)。
9、內(nèi)未發(fā)生責(zé)任事故、未有旅客投訴者，參加單位“安全服務(wù)標(biāo)兵”評(píng)選，并進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。
10、因安全檢查不認(rèn)真，造成車輛帶病運(yùn)行，導(dǎo)致交通事故的，扣罰駕駛員信譽(yù)安全保證金2000元；情節(jié)嚴(yán)重的，其安全信譽(yù)保證金作違約金予以全額扣繳，并根據(jù)其事故性質(zhì)解聘，情節(jié)嚴(yán)重的追究其責(zé)任人刑事責(zé)任。
11、發(fā)生一般以下責(zé)任安全事故，除按《事故規(guī)定處罰》外，并進(jìn)行下崗10至60 天安全培訓(xùn)，情節(jié)嚴(yán)重的予以解聘。
12、發(fā)生一般及以上較大行車責(zé)任事故的，除按公司有關(guān)規(guī)定處罰外，扣除駕駛員全部信譽(yù)安全保證金，其經(jīng)濟(jì)損失在保險(xiǎn)公司理賠后剩余部分的損失由承租經(jīng)營(yíng)人和駕駛員承擔(dān)，駕駛員解聘處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究其責(zé)任人刑事責(zé)任。
13、月度內(nèi)安全違規(guī)處罰達(dá)到1000元、違章記滿12分、內(nèi)發(fā)生同責(zé)以上亡人事故一起、輕微事故兩起以上、月度內(nèi)“三超一疲勞”違章3起以上的給予解聘。
文件及檔案管理制度2
文件檔案管理制度
為保證公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整，等制定本制度：
一、工程部設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖標(biāo)簿冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、檔案管理員要對(duì)公司相關(guān)文件資料分類建檔，進(jìn)行管理。
四、立卷應(yīng)根據(jù)相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
五、文件資料檔案的保管、查閱：
1）所有文檔必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
3）公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；資料室檔案一律不允許外界。不論是誰查閱、復(fù)印檔案。查閱者須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、等相關(guān)內(nèi)容。
資料管理流程
檔案管理工作流程：
一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面借閱申請(qǐng)表——部門領(lǐng)導(dǎo)審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——部門領(lǐng)導(dǎo)審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作
1、立卷部門檔案員根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整
2、檔案員根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷
3、次年初，檔案員對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）
4、檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)
5、檔案員按立卷要求立卷
6、檔案員填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理
8、編制檔號(hào)
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、安全防護(hù)
12、開展檔案的利用
13、進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工
四、鑒定銷毀
檔案銷毀提出書面申請(qǐng)——部門領(lǐng)導(dǎo)審核——總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。
文件及檔案管理制度3
文件檔案管理制度
為保證工程部文檔書籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案管理人員必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、工程部各組別須將隨機(jī)的各類資料及時(shí)交予檔案管理員，以便管理員適時(shí)做好資料的分類整理工作。
三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本工程部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
3、做好檔案柜內(nèi)“五防”（防盜、防火、防塵、防潮、防鼠蟲蛀）工作。
4、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案.五、工程部?jī)?nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須到檔案管理員處領(lǐng)取檔案室鑰匙即可進(jìn)入查閱；外單位人員要查閱、復(fù)印工程部檔案，必須經(jīng)工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
六、檔案、資料的原件一般不外借，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。
工程技術(shù)部
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