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新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式6篇(檔案的提供利用)

時(shí)間:2022-10-16 07:45:00 綜合范文

  下面是范文網(wǎng)小編整理的新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式6篇(檔案的提供利用),供大家參考。

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式6篇(檔案的提供利用)

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式1

  馬克思哲學(xué)原理告訴我們:一切事物都處于永不停息的運(yùn)動(dòng)、變化和發(fā)展過(guò)程中,整個(gè)世界就是一個(gè)無(wú)限變化和永恒發(fā)展的物質(zhì)世界,發(fā)展就是新事物代替舊事物的過(guò)程。

  檔案提供利用自然也不例外,在新的形勢(shì)下,企業(yè)檔案提供利用的方式也會(huì)受周圍環(huán)境的變化而作必要的變革。

  本文就此作簡(jiǎn)單探析。

  一、企業(yè)檔案利用的“新形勢(shì)”分析

(一)企業(yè)自身發(fā)展。

  現(xiàn)代社會(huì)是激烈競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì),而企業(yè)是以盈利為目的,運(yùn)用各種生產(chǎn)要素,向市場(chǎng)提供商品或服務(wù),實(shí)行自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。

  企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,就需要企業(yè)自身獲得持續(xù)的發(fā)展,充分利用各種生產(chǎn)要素,這其中就包括檔案,而檔案這種生產(chǎn)要素是否利用得當(dāng),取決于檔案如何提供利用以及利用的程度怎樣。

  因此,如何高效提供檔案利用是當(dāng)務(wù)之急。

(二)信息技術(shù)進(jìn)步。

  現(xiàn)代社會(huì),信息技術(shù)日新月異,信息環(huán)境日漸成熟,在信息化的浪潮中,企業(yè)融入信息化是必然態(tài)勢(shì)。

  因此,企業(yè)檔案提供利用信息化也是順應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需求,改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案提供利用方式,代之以信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)檔案提供利用方式是必然趨勢(shì)。

(三)用戶用檔需求。

  隨著企業(yè)的快速發(fā)展,企業(yè)檔案用戶需求也發(fā)生了明顯變化,主要表現(xiàn)為:第一,對(duì)檔案信息的質(zhì)量要求提高,要求檔案檢索結(jié)果集約化、系統(tǒng)化、濃縮化。

  第二,對(duì)檔案部門的服務(wù)能力要求提高,要求檔案部門做到快速檢索、及時(shí)反饋、隨查隨用。

  第三,對(duì)檔案的自助查詢要求提升,檔案查詢途徑多元化、利用檔案便利化成為企業(yè)檔案用戶的普遍訴求。

  二、新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式略述

(一)積極開(kāi)展企業(yè)檔案編研工作。

  積極開(kāi)展企業(yè)檔案編研工作,出版實(shí)用的編研產(chǎn)品以保證檔案用戶對(duì)檔案檢索結(jié)果的集約化、系統(tǒng)化、濃縮化要求。

  開(kāi)展檔案編研工作需要注意以下問(wèn)題:第一,編研選題要緊緊圍繞企業(yè)當(dāng)前的中心任務(wù),例如近期某個(gè)產(chǎn)品的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造等環(huán)節(jié),對(duì)某產(chǎn)品的相關(guān)檔案進(jìn)行編研;針對(duì)正在實(shí)施的某個(gè)項(xiàng)目,對(duì)涉及的相關(guān)檔案進(jìn)行編研。

  第二,編研要確保質(zhì)量,在編研過(guò)程中要力求材料堅(jiān)實(shí)、信息可靠、表意明晰、信息集中。

(二)主動(dòng)推送檔案信息。

  檔案部門主動(dòng)出擊,圍繞企業(yè)當(dāng)前主要工作,積極主動(dòng)向相關(guān)部門推送檔案信息。

  一方面,可以提高檔案部門在企業(yè)的地位。

  另一方面,可以充分開(kāi)發(fā)利用企業(yè)檔案信息,最大限度提高檔案的利用效率。

  應(yīng)當(dāng)注意的是,在推送信息前,要對(duì)目標(biāo)部門做充分的調(diào)查,以確保推送的檔案信息真正發(fā)揮效用。

  例如,財(cái)務(wù)部門近期正在審核近三年辦公經(jīng)費(fèi)支出情況,據(jù)此可推送近三年財(cái)務(wù)檔案中的相關(guān)憑證信息;設(shè)備管理部門近期準(zhǔn)備購(gòu)買一臺(tái)數(shù)控車床,可以推送單位現(xiàn)有數(shù)控車床的性能、價(jià)位、廠家等相關(guān)設(shè)備信息。

  總之,主動(dòng)推送檔案信息,主動(dòng)提供咨詢是檔案部門新時(shí)期檔案提供利用的新思路。

(三)逐步實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館工程。

  6月,國(guó)家檔案局辦公室下發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出:數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求,利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理,并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和資源利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

  逐步實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館工程,建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái),將企業(yè)現(xiàn)存的檔案通過(guò)掃描、拍照等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化,通過(guò)相應(yīng)的接口與OA、ERP等信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔,使企業(yè)相關(guān)的信息資源通過(guò)數(shù)字檔案館平臺(tái)進(jìn)行集成,以達(dá)到企業(yè)信息資源的整合,便于企業(yè)檔案用戶利用相關(guān)信息資源。

(四)利用新時(shí)代傳播媒介――微信公眾平臺(tái)。

  1.微信公眾平臺(tái)的概念。

  微信公眾平臺(tái)是騰訊公司在微信的基礎(chǔ)上新增的功能模塊,通過(guò)這一平臺(tái),個(gè)人和企業(yè)可以打造一個(gè)微信的公眾號(hào),可以群發(fā)文字、圖片、語(yǔ)音、視頻、圖文消息五個(gè)類別的內(nèi)容。

  目前微信公眾平臺(tái)支持 PC 端網(wǎng)頁(yè)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)客戶端登錄,并可以綁定私人賬號(hào)進(jìn)行群發(fā)信息。

  將微信公眾平臺(tái)充分應(yīng)用于檔案信息服務(wù)中,為傳播優(yōu)秀檔案文化,改善檔案信息服務(wù)方式提供了條件。

  2.微信公眾平臺(tái)在檔案提供利用上的便利之處。

  第一,即時(shí)提供在線咨詢,隨時(shí)為用戶提供所需檔案信息,且可提供文字、圖畫(huà)、聲音等多種形式的檔案信息,能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務(wù),使其滿意度顯著提升,檔案提供利用效率提高。

  第二,即時(shí)發(fā)布館藏最新信息。

  利用微信公眾平臺(tái)可以即時(shí)發(fā)布最新歸檔或收集的檔案信息,告知企業(yè)檔案用戶館藏最新動(dòng)態(tài),使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時(shí)“聯(lián)系”。

  三、結(jié)語(yǔ)

  企業(yè)檔案是企業(yè)重要的生產(chǎn)要素,提供企業(yè)檔案利用服務(wù)是企業(yè)檔案部門義不容辭的責(zé)任,做好這項(xiàng)服務(wù)工作,要與時(shí)俱進(jìn),需要用發(fā)展的眼光去捕捉社會(huì)最新發(fā)展動(dòng)態(tài),吸收借鑒其他行業(yè)的先進(jìn)技術(shù)及管理方法。

  隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,相信還會(huì)有更多的先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn),檔案提供利用的.方式還會(huì)有新的變革,企業(yè)檔案部門需要用發(fā)展的眼光去不斷探索新的檔案提供利用的方式,為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李穎.我國(guó)數(shù)字檔案館的理性發(fā)展之探析-基于數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館的比較研究[J].檔案學(xué)通訊,(6):50-54.

[2]張偉.企業(yè)檔案咨詢功能重建研究[J].湖北檔案,(5):17-19.

[3]賀晶晶,劉躍躍.檔案微信公眾平臺(tái)發(fā)展策略研究[J].檔案時(shí)空,(10):12-14.

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式2

  摘要:企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理以及企業(yè)改制過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn),是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的重要依據(jù)和重要憑證。

  企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,新形勢(shì)下企業(yè)檔案又賦予了新的內(nèi)容,并形成了一定的規(guī)模。

  隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理的發(fā)展又形成了一批企業(yè)電子檔案。

  在新形勢(shì)下,發(fā)揮企業(yè)檔案的關(guān)鍵作用將是功在當(dāng)前、蔭澤后世的重要課題

  關(guān)鍵詞:新形勢(shì);企業(yè)檔案;發(fā)揮作用

  前言:新形勢(shì)下,企業(yè)檔案是財(cái)富、是效益,是現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力,是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分。

  企業(yè)檔案不僅關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科研管理的方方面面,而且與企業(yè)員工有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。

  企業(yè)檔案為民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù),推動(dòng)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)規(guī)模、上檔次,使之健康發(fā)展具有重要意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義。

  企業(yè)檔案也是所有企業(yè)管理工作的最后歸宿,檔案是企業(yè)寶貴的精神和物資財(cái)富,是不可生的資源。

  1.新形勢(shì)下企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

  1.1企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式3

  檔案提供利用工作是檔案館(室)通過(guò)一定的方式和方法提供檔案為利用者利用,為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作,習(xí)慣上亦稱檔案利用工作。

  其內(nèi)容基本上包括兩個(gè)部分:一是準(zhǔn)備檔案檢索工具,介紹和報(bào)道檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容和成分,為提供利用做好準(zhǔn)備。

  二是通過(guò)各種方式和手段提供檔案為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù),這是目前檔案利用工作的核心。

  一、檔案利用工作的要求

  1、有正確的服務(wù)觀念,良好的服務(wù)態(tài)度

  服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一,是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。

  因此,檔案工作者要樹(shù)立服務(wù)觀念,改變檔案服務(wù)的被動(dòng)狀況。

  變過(guò)去你上門我服務(wù)的被動(dòng)服務(wù)為積極尋找信息的主動(dòng)服務(wù),同時(shí)努力提高服務(wù)水平;端正服務(wù)態(tài)度,熱情、主動(dòng)、負(fù)責(zé),熟悉自已的服務(wù)對(duì)象,依據(jù)自己的服務(wù)市場(chǎng),深入了解廣大利用者的需求,及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息。

  2、充分研究和了解社會(huì)需要,熟悉館(室)藏檔案

(1)職能機(jī)構(gòu)辦事人員的利用需求

  與其所承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作任務(wù)相適應(yīng)。

  他們經(jīng)常需要利用具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的檔案,其利用需求往往以特定的某份文件為對(duì)象,具有較強(qiáng)的專指性。

  由于具體工作十分復(fù)雜,這類用戶的需求往往帶有較明顯的隨機(jī)性,并且對(duì)利用時(shí)間有著嚴(yán)格的要求。

(2)中樞秘書(shū)機(jī)構(gòu)辦事人員的利用需求

  具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、全面性特征。

  由于這類用戶要幫助領(lǐng)導(dǎo)者制訂計(jì)劃、做出決策、組織生產(chǎn)、協(xié)調(diào)工作,所以,他們必須掌握大量的'、系統(tǒng)的回溯性檔案信息材料。

(3)領(lǐng)者導(dǎo)利用需求

  表現(xiàn)出以下兩個(gè)突出的特點(diǎn):

①他們對(duì)檔案信息的利用需求具有濃縮性的特征。

  如向上級(jí)部門匯報(bào)工作時(shí),他們需要查考?xì)v年的基礎(chǔ)數(shù)字及某些重要問(wèn)題的處理信息材料。

  這類需求不是直接用檔案原件就可以滿足的,它需要檔案工作者或文秘人員對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉;

②領(lǐng)導(dǎo)者的檔案需求,具有間接性的特征。

  多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者受到工作時(shí)間的限制和檔案相關(guān)信息分散性的影響,往往不能親自到檔案室查閱檔案,而是通過(guò)文秘人員間接地實(shí)現(xiàn)其需求。

  為此,檔案室工作人員應(yīng)主動(dòng)了解和掌握有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的需求動(dòng)向,結(jié)合單位的工作或生產(chǎn)計(jì)劃及工作任務(wù),為這類用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。

(4)基層管理者對(duì)檔案信息的需求

  基層管理者主要從事業(yè)務(wù)管理、事務(wù)性工作。

  其利用特點(diǎn)是:

①需要具體、詳細(xì)、實(shí)用性強(qiáng)的信息,能對(duì)具體工作給予幫助。

  檔案人應(yīng)編制詳細(xì)的檢索工具,以方便查詢。

②需要關(guān)于管理對(duì)象的有關(guān)信息,范圍相對(duì)固定,如會(huì)計(jì)人員利用會(huì)計(jì)檔案、銷售人員利用銷售檔案。

③主要利用企業(yè)內(nèi)部信息,且比較有規(guī)律,檔案人員應(yīng)注意其利用規(guī)律,有針對(duì)性地開(kāi)展工作。

(5)科研人員檔案需求

①愿意利用原始材料;②查全率要求比較高;③時(shí)間上相對(duì)較寬松。

(6)工程技術(shù)人員檔案需求

  從檔案信息的性質(zhì)來(lái)講,要求具有針對(duì)性強(qiáng)和內(nèi)容具體的檔案,如查找某個(gè)具體的圖形、數(shù)據(jù)、報(bào)表等;從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講,比較注意專利文獻(xiàn)和標(biāo)準(zhǔn)化材料,需要同類課題、同類項(xiàng)目或同行業(yè)的最新信息;在利用時(shí)間上,要求迅速和及時(shí)。

  熟悉館藏是檔案人員的基本功,更是開(kāi)展好服務(wù)的前提。

  熟悉館藏,就是熟悉檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放的庫(kù)房位置;熟悉每一個(gè)全宗檔案的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機(jī)聯(lián)系;熟悉每一個(gè)全宗檔案的利用價(jià)值。

  尤其對(duì)那些重點(diǎn)全宗和珍貴檔案更需“如數(shù)家珍”。

  3、正確處理基礎(chǔ)工作與利用工作的關(guān)系

  檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與檢索等工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ),利用工作是在此基礎(chǔ)上提供檔案為社會(huì)服務(wù)的環(huán)節(jié)。

  基礎(chǔ)工作為利用工作提供物質(zhì)保障,創(chuàng)造工作條件。

  沒(méi)有基層工作就無(wú)法開(kāi)展利用工作。

  利用工作直接體現(xiàn)檔案工作的目的與方向。

  它反映了基礎(chǔ)工作的成果,也向基礎(chǔ)工作提出要求,沒(méi)有利用工作、基礎(chǔ)工作就失去了存在的意義和工作目標(biāo)。

  因此,必須妥善處理好它們之間的關(guān)系,既要重視基礎(chǔ)工作,又要看視利用工作,既不能重管輕用,也不能重用輕管。

  4、正確處理利用與保密的關(guān)系

  從根本上講,檔案的提供利用和保密是―致的,都是為了更好地發(fā)揮檔案對(duì)學(xué)位與社會(huì)的積極作用。

  保密的目的,也是為了更好的利用檔案信息資源。

  保密只是相對(duì)地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi),而且隨著社會(huì)的發(fā)展和環(huán)境條件的變化,檔案保密的等級(jí)、范圍、對(duì)象等也在不斷地發(fā)生變化;為了合理地處理好兩者間的關(guān)系,首先,必須澄清思想,肅清長(zhǎng)期流行的“左”的“利用危險(xiǎn),保密保險(xiǎn)”的錯(cuò)誤思想;相反,檔案開(kāi)放后出現(xiàn)的“檔案無(wú)密可?!钡乃枷雰A向,也是非常有害的。

  其次,要適時(shí)地研究、審查檔案的內(nèi)容,依法開(kāi)展檔案的解密、降密工作,減少繁瑣的利用、審核手續(xù),方便廣大檔案用戶的正常利用。

  檔案在什么情況下可以提供利用,在什么情況下需要保密和控制使用,都必須服從黨和國(guó)家及人民的根本利益,在這個(gè)大前提下,將兩者有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。

  二、檔案提供利用的途徑

  1、通過(guò)提供檔案原件,滿足檔案用戶的利用需要開(kāi)辟閱覽室,讓檔案用戶查閱所需的檔案原件,但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案,則不宜通過(guò)這種途徑直接提供給有關(guān)的檔案用戶使用。

  檔案一般不借出館外使用。

  但在某些特殊情況下,為了照顧黨政領(lǐng)導(dǎo)工作上的方便或必須使用原件作證時(shí),也可以暫時(shí)借出使用。

  檔案的外借使用,要有嚴(yán)格的制度,必須經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù),借出的期限不宜過(guò)長(zhǎng),數(shù)量也應(yīng)有必要的控制。

  出借檔案應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn),借用單位要對(duì)檔案的保密和安全負(fù)責(zé),保證按時(shí)交回。

  檔案收回時(shí)要認(rèn)真細(xì)致的清點(diǎn)檢查,借還檔案要有記錄和簽收手續(xù)。

  2、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)

  制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù),是指檔案館根據(jù)檔案用戶的合理需要,以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù),通過(guò)復(fù)制、摘錄等手段,提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。

  制發(fā)檔案復(fù)制品時(shí),對(duì)復(fù)制珍貴及易損檔案應(yīng)嚴(yán)格控制;復(fù)制應(yīng)履行一定的審批手續(xù),復(fù)制后應(yīng)對(duì)照原件認(rèn)真校對(duì);必要時(shí)還應(yīng)注明檔案復(fù)制件的出處,并加蓋檔案館的印章。

  此外,檔案館應(yīng)對(duì)制發(fā)復(fù)制本的范圍、審批權(quán)限等作出明確規(guī)定。

  3、通過(guò)提供檔案信息加工品,滿足檔案用戶的利用需求

  編寫(xiě)大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介、專題概要、年鑒、圖冊(cè)、圖集、科技成果簡(jiǎn)介,制發(fā)檔案證明,編纂各種檔案史料書(shū)籍等。

  4、檔案展覽與陳列

  檔案展覽與陳列服務(wù),是指檔案收藏部門按照一定的主題,以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。

  5、制發(fā)檔案證明服務(wù)

  檔案證明是指檔案館根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問(wèn)和申請(qǐng),為核查某種事實(shí)在館藏檔案中記載情況而摘抄編寫(xiě)的一種書(shū)面證明材料。

  制發(fā)檔案證明,是檔案收藏部門開(kāi)展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。

  有些單位和公民,為了解決、處理或研究實(shí)際工作中的某些問(wèn)題,常常需要檔案館為之提供有關(guān)的檔案信息,以便證實(shí)和核查有關(guān)事項(xiàng)在檔案中的原始記錄情況。

  在這種情況下,檔案館(室)就可以依據(jù)檔案用戶的合法申請(qǐng)或詢問(wèn),為他們提供制發(fā)檔案的證明服務(wù)。

  6、檔案目錄信息服務(wù)

  檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館(室)的一個(gè)重要橋梁。

  檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息,才能順利地實(shí)現(xiàn)其利用需要。

  由于檔案信息的特殊性,許多館藏在檔案館(室)必須采取一定的服務(wù)方式,消除檔案用戶的需求障礙,促進(jìn)其利用需求的產(chǎn)生與實(shí)現(xiàn)。

  實(shí)踐表明,印發(fā)、出版、交換檔案目錄,是一種有效地解決問(wèn)題,提高庫(kù)藏檔案利用率的服務(wù)方式。

  在檔案館工作中,檔案工作者可在了解社會(huì)利用需求的特點(diǎn)、發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上,有計(jì)劃地出版檔案目錄、索引、指南等檔案信息材料、有效地幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況,引導(dǎo)檔案用戶順利地查找檔案。

  參考文獻(xiàn):

[1]張菊蘭.檔案利用的“二次革命”[J].檔案學(xué)通訊,01期.

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式4

【摘要】檔案利用,是對(duì)檔案有利用需求的人通過(guò)系統(tǒng)查找、利用檔案信息,滿足個(gè)人或組織等利用需求的一種行為過(guò)程,也是體現(xiàn)檔案信息資源利用價(jià)值的過(guò)程。

  檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務(wù),而利用形式是檔案管理部門為利用者提供服務(wù)的橋梁和紐帶,也是檔案管理者實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和重要手段。

【關(guān)鍵詞】檔案;服務(wù);方式;利用

  一、拓展檔案利用形式的多元化

  服務(wù)是檔案工作的生命線,增強(qiáng)檔案工作服務(wù)能力是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局“服務(wù)先行”戰(zhàn)略構(gòu)想、實(shí)現(xiàn)檔案工作自身價(jià)值的重要保障。

  檔案的利用是檔案工作的最根本目的。

  而對(duì)于企業(yè)檔案的充分利用,則能有效提高企業(yè)各項(xiàng)工作效率和工作質(zhì)量。

  檔案工作的服務(wù)性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個(gè)環(huán)節(jié)上。

  提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開(kāi)發(fā)編研檔案信息等。

  服務(wù)形式的定位,就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。

  同時(shí)也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員在制定方針政策、商洽工作、處理問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等方面提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息。

  檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務(wù),而利用形式是檔案館為利用者提供服務(wù)的橋梁和紐帶,也是檔案館實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和重要手段。

  形象意識(shí)在日趨激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中,各行各業(yè)都在樹(shù)立自己的服務(wù)形象。

  良好的服務(wù)形象帶給人們不僅是精神上的愉悅,還會(huì)加深人們的印象,帶來(lái)豐厚的利潤(rùn)。

  檔案利用形式的變化必然導(dǎo)致服務(wù)形態(tài)的改變,所以必須轉(zhuǎn)變觀念,開(kāi)拓創(chuàng)新,以科學(xué)的服務(wù)形態(tài)更有效地為檔案利用者服務(wù)。

  最大程度的提供檔案利用始終是檔案工作生存的保障。

  檔案工作中必須突破傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式,才能開(kāi)拓檔案事業(yè)服務(wù)的新空間。

  二、檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

  在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的情況下,信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。

  在對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上,檔案部門要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù),在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

  當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù),為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。

  要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用新形式下的用戶提供服務(wù)。

  要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。

  檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。

  積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務(wù)。

  在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。

  社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。

  盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案?jìng)鬟f和辦理借閱,為用戶送檔上門。

  在網(wǎng)上設(shè)立虛擬檔案畫(huà)面、檔案編研成果網(wǎng)站,供用戶自如的選擇、欣賞自己喜愛(ài)的作品。

  為充分發(fā)揮檔案的價(jià)值,把檔案信息融入社會(huì)信息流中,推送到公眾面前,必須不斷強(qiáng)化檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能。

  視用戶需求為網(wǎng)站建設(shè)的第一要件,使檔案網(wǎng)站為用戶所接受。

  三、增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能

  檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,何時(shí)開(kāi)業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí),何時(shí)盈利,何時(shí)擴(kuò)張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過(guò)幾次、掌門人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。

  檔案越來(lái)越貼進(jìn)群眾生活,貼近民生,檔案部門應(yīng)突出服務(wù)這個(gè)主題,進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),更新服務(wù)觀念,改進(jìn)服務(wù)方式,增強(qiáng)檔案服務(wù)的及時(shí)性、針對(duì)性和實(shí)效性,以開(kāi)拓進(jìn)取的精神,努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)機(jī)制的不斷創(chuàng)新。

  知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

  實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度,降低管理成本。

  而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化,更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果,使用電子軟件管理檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱,亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。

  要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái),變“封閉型”為“開(kāi)放型”,主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng),把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。

  做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里,檔案工作就延伸到哪里。

  四、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

  檔案工作被看成是一項(xiàng)知識(shí)管理工作。

  知識(shí)管理是信息管理的延伸和發(fā)展。

  知識(shí)不是一般的信息,而是能在信息運(yùn)用中改進(jìn)人的行為的特殊信息。

  檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。

  隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,以往的檔案管理手段顯得相對(duì)滯后。

  如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中,發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì),更快、更便捷地搞好檔案服務(wù),是我們面對(duì)的緊迫問(wèn)題。

  以人才建設(shè)為基礎(chǔ),以現(xiàn)代化管理為手段,以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口,以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn),推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識(shí)。

  檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化。

  提高檔案的準(zhǔn)確性和可靠度,實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

  因此,要積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)以及信息高速公路等新技術(shù)、新成果,提高林業(yè)檔案管理水平,最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

  可以預(yù)見(jiàn),在未來(lái),檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

  五、結(jié)束語(yǔ)

  展望未來(lái),檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇,各級(jí)檔案部門必須增強(qiáng)緊迫感和憂患意識(shí),解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,開(kāi)拓進(jìn)取,并在發(fā)展中得以創(chuàng)新,加快推動(dòng)檔案利用方式建設(shè),為構(gòu)建和諧社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

  參考文獻(xiàn)

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[3]賈朝莉.科學(xué)發(fā)展觀是推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展的動(dòng)力[J];山西檔案,年S1期.

  國(guó)企檔案資源管理創(chuàng)新方式【2】

  摘要:國(guó)有企業(yè)的檔案是企業(yè)的原始資料,真實(shí)的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的所有活動(dòng),是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。

  科學(xué)合理的管理,能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有效地參考。

  國(guó)有企業(yè)檔案資源也是國(guó)家檔案資源的一部分。

  但是當(dāng)前我國(guó)的國(guó)有企業(yè)檔案資源管理存在不少問(wèn)題,主要從這幾個(gè)方面創(chuàng)新國(guó)企檔案資源管理方式,促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

  關(guān)鍵詞:國(guó)有企業(yè);檔案資源管理;創(chuàng)新

  國(guó)企檔案資源管理部門是從資料室、情報(bào)室逐漸發(fā)展起來(lái)。

  經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展,國(guó)有企業(yè)檔案部門已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。

  隨著信息化的發(fā)展,對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求,如何解決當(dāng)下國(guó)有企業(yè)檔案資源管理的`困境,創(chuàng)新檔案管理方式和效率,更好的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

  1國(guó)有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀

  1.1國(guó)企檔案資源管理內(nèi)容多樣化

  國(guó)有企業(yè)與一般企業(yè)不同,它是由國(guó)家政府直接負(fù)責(zé)的企業(yè),但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)不同,所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位,必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行。

  國(guó)有企業(yè)檔案形式多種多樣。

  它可以是綜合管理檔案室,也可以是檔案管理網(wǎng)絡(luò),甚至可以直接委托相關(guān)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。

  隨著國(guó)有企業(yè)的改革,國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)理念,國(guó)有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復(fù)印等工作。

  1.2國(guó)有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境

  國(guó)有企業(yè)的改革,國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不再由國(guó)家政府包辦,而是企業(yè)進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng),自負(fù)盈虧。

  因此,國(guó)有企業(yè)也面臨復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境,企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì),往往會(huì)將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式,向多元化方向發(fā)展,延伸企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和相關(guān)的企業(yè),并向國(guó)際市場(chǎng)拓展。

  企業(yè)戰(zhàn)略擴(kuò)展的時(shí)候,需要大量的文件資料和相關(guān)的檔案資源。

  因此,國(guó)有企業(yè)檔案資源管理部門應(yīng)該針對(duì)企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同的門類。

  為了適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,國(guó)有進(jìn)行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革,企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化,那么檔案管理的隸屬問(wèn)題也發(fā)生了變化。

  重組初期,企業(yè)各個(gè)部門還需要一定的磨合期,因此,大家很難關(guān)注到企業(yè)的檔案資管管理問(wèn)題,把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象,這樣可能造成企業(yè)資源的流失。

  1.3國(guó)有企業(yè)面臨信息化發(fā)展

  21世紀(jì)是信息化發(fā)展的時(shí)代,電子計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。

  國(guó)有企業(yè)對(duì)信息的需求也更大了,特別是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)改革過(guò)程中,很多工作可能需要檔案資源的佐證。

  但是大部分的國(guó)有企業(yè)信息化都不高。

  2國(guó)有企業(yè)檔案資源管理問(wèn)題

  2.1檔案管理方式落后,無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求

  國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)在政府部門的管轄范圍之內(nèi),因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機(jī)關(guān)檔案管理方式,檔案管理也是重藏輕用,檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面,忽略了檔案實(shí)用意義,對(duì)檔案的利用率比較低。

  2.2檔案管理工作不重視

  隨著信息化的發(fā)展,一些檔案部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。

  但是大部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視。

  只是簡(jiǎn)單的給檔案部門配備微機(jī),接收企業(yè)的電子文件,然后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行編目,方便搜索。

  連檔案部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都沒(méi)有更新,計(jì)算機(jī)屬于脫機(jī)運(yùn)行。

  這種鼓勵(lì)的檔案信息化方式,無(wú)法真正將檔案資源的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

  2.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高

  由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作,檔案管理人員很多都是其他部門借調(diào)過(guò)來(lái)的,他們本身并沒(méi)有檔案管理的專業(yè)知識(shí),因此檔案管理水平不高。

  再加上,長(zhǎng)期以來(lái),國(guó)有企業(yè)都是吃大鍋飯的,檔案工作人員普遍工作積極性不高,干得好干的差都一個(gè)樣,所以檔案資源管理的效率不高。

  3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式

  3.1完善檔案管理制度

  國(guó)有企業(yè)當(dāng)前處于改革階段,為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息,企業(yè)應(yīng)該完善企業(yè)的檔案管理制度。

  比如國(guó)企重組以后,國(guó)企改革以后有很多新的企業(yè)加入進(jìn)來(lái),檔案資源管理部門應(yīng)該將其單獨(dú)整理出來(lái)歸檔,并標(biāo)明日期時(shí)間,并注明相關(guān)的說(shuō)明。

  這樣就可以避免國(guó)有企業(yè)重組以后,檔案信息混亂的局面,檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人事變動(dòng)等情況檔案信息收集起來(lái),不因?yàn)閲?guó)企改革而造成企業(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。

  同時(shí),還應(yīng)該根據(jù)國(guó)企的實(shí)際情況,尤其是國(guó)企一般是大企業(yè),檔案資源比較多,而且很多檔案屬于國(guó)家檔案。

  國(guó)企應(yīng)該建立檔案保密制度,加強(qiáng)檔案保管和檔案保衛(wèi)制度,建立檔案資源管理日常制度,并明確檔案管理人員的崗位職責(zé)。

  3.2開(kāi)發(fā)利用檔案資源

  為了更好地利用檔案資源,檔案資源管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案資源管理的利用率,將沒(méi)有開(kāi)發(fā)的檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā),企業(yè)的新業(yè)務(wù)也要設(shè)立獨(dú)立的檔案單元,并對(duì)新業(yè)務(wù)新產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)分,舊檔案進(jìn)行分門別類,方便員工查找。

  國(guó)有企業(yè)檔案資源也是國(guó)家檔案資源,但是隨著國(guó)有企業(yè)改革,很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。

  到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機(jī)密,也不會(huì)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)造成一定的影響,檔案資源管理部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,公開(kāi)一部分可以公開(kāi)的檔案信息資源,滿足公眾對(duì)過(guò)去國(guó)有企業(yè)發(fā)展的求知欲。

  3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能

  企業(yè)檔案的價(jià)值對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值,檔案資源的作用也越來(lái)越明顯,這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能,充分挖掘檔案信息資源,為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

  企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓他們學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí),掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。

  同時(shí)企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位,組織檔案資源管理職工進(jìn)行學(xué)習(xí)。

  為了調(diào)動(dòng)職工工作的積極性,激發(fā)檔案資源管理部門的活力,檔案資源管理部門應(yīng)該引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開(kāi)發(fā)利用方面做出重大貢獻(xiàn)的職工,應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

  3.4加強(qiáng)檔案資源管理數(shù)字化建設(shè)

  信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來(lái)趨勢(shì)。

  傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。

  數(shù)字檔案易存存儲(chǔ)、不易損壞,保留時(shí)間長(zhǎng)。

  然而,數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性,它必須依靠電子通訊設(shè)備或者光盤等介質(zhì)上。

  但是電子信息也有一個(gè)致命的缺點(diǎn),就是它的不可恢復(fù)性。

  一旦發(fā)生意外,可能造成滅頂之災(zāi),數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅,因此形成電子檔案的時(shí)候要做好備份工作,并在電子檔案上做好相關(guān)的記錄,記錄信息建立的時(shí)間以及工作人員的名字以及保護(hù)標(biāo)簽。

  加大對(duì)電子檔案信息的開(kāi)發(fā)利用,將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行融合,將檔案資源信息化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)工作來(lái),檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、資金信息實(shí)行共享,從而加快國(guó)有企業(yè)的信息化進(jìn)程。

  4結(jié)語(yǔ)

  在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天,國(guó)有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息,它還能增加企業(yè)的活力,為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

  當(dāng)前,國(guó)有企業(yè)正在大刀闊斧地改革,檔案資源管理作為改革的一部分,如何在當(dāng)下信息化的時(shí)代,提升檔案管理水平和服務(wù)水平,促進(jìn)檔案信息資源管理水平的進(jìn)步,是當(dāng)下國(guó)有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問(wèn)題。

  參考文獻(xiàn)

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新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式5

[摘要]

  檔案工作的根本目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源,服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

  檔案利用工作是達(dá)到這一目的的直接途徑,所以,檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié),在整個(gè)檔案工作中占有極為重要的地位。

[關(guān)鍵詞]

新形勢(shì)下企業(yè)檔案提供利用方式6

  檔案利用效率的提升方式探索

“雙軌”制文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中以兩種載體的形式并存,有保存價(jià)值的記錄成為檔案以紙質(zhì)和電子的形式移交檔案館。此外,檔案館在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理,對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、文字識(shí)別處理形成紙質(zhì)檔案的電子版,也是館藏檔案的重要組成部分。電子檔案既實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的備份又為檔案利用提供便捷的服務(wù),提高了檔案的利用效率。

  一、檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是提高

  檔案利用效率的重要保證檔案管理是理論性與技術(shù)性緊密結(jié)合的一項(xiàng)工作,面對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的膨脹,現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生了深刻的影響。一方面,現(xiàn)代化的管理技術(shù)使檔案信息的獲得更加方便快捷,另一方面,管理對(duì)象的數(shù)字化、管理手段的現(xiàn)代化、管理模式的多樣化為檔案利用提供便捷、高效率的服務(wù)。

  1.建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化檔案,是提高檔案利用效率的基礎(chǔ)。國(guó)家檔案局、中央檔案館關(guān)于《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確指出要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程,加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要檔案的保護(hù),提高檔案利用的效率和水平。大力開(kāi)展館藏檔案的數(shù)字化,建設(shè)數(shù)字化檔案館,提供數(shù)字化檔案服務(wù)是今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

  2.檔案網(wǎng)絡(luò)是提高檔案利用效率的重要手段。網(wǎng)絡(luò)資源使檔案館的工作發(fā)生了翻天覆地變化。局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng),已經(jīng)成為各級(jí)檔案部門向用戶提供檔案的重要渠道。通過(guò)自主開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng),借助局域網(wǎng)、遠(yuǎn)程網(wǎng)利用者了解了檔案館的基本工作制度、檔案利用制度、館內(nèi)新聞、檔案館現(xiàn)狀以及檔案工作人員發(fā)布的聲音資料、影像資料、最新檔案編研成果、最新展出的特色檔案等。通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)使檔案利用信息需求和反饋信息即時(shí)在交流平臺(tái)上實(shí)現(xiàn),如對(duì)檔案服務(wù)利用的需求、檔案提供利用的.方式方法的評(píng)價(jià)、對(duì)檔案工作人員服務(wù)態(tài)度的評(píng)價(jià)、檔案利用工作中存在的問(wèn)題和不合理之處、檔案歸檔過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題及檔案工作人員對(duì)用戶借用檔案的超期提醒和催還等,從而使檔案編研的方向和歸檔范圍根據(jù)利用反饋的信息及時(shí)得到調(diào)整,工作中的疏漏可以隨時(shí)糾正,檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作隨時(shí)進(jìn)行,不至于積壓到年底。

  二、高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是提高檔案利用效率的需要

  1.檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)能力和領(lǐng)導(dǎo)能力至關(guān)重要。

  網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案管理信息化對(duì)檔案管理和檔案利用提出了新的要求,檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展應(yīng)具有預(yù)見(jiàn)性,前瞻性。

(1)主管領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)技術(shù)能力。主管領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理的領(lǐng)軍人物,不但要具備寬廣的專業(yè)知識(shí)背景,還應(yīng)深入基層,熟悉、鉆研檔案業(yè)務(wù)、善于接受新生事物、新的思想觀念,發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程和利用過(guò)程中存在的問(wèn)題,并根據(jù)工作需要提出解決問(wèn)題的策略。

(2)主管領(lǐng)導(dǎo)決策利用人才、培養(yǎng)人才的能力。檔案管理既需要檔案意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力高、計(jì)算機(jī)操作熟練的檔案管理從業(yè)人員,又需要信息技術(shù)技能強(qiáng),綜合素質(zhì)高的IT人員,這就要求領(lǐng)導(dǎo)在深入檔案管理過(guò)程中,在選人、用人與培養(yǎng)人才方面要綜合考慮,建立科學(xué)的人才評(píng)價(jià)機(jī)制,注重實(shí)踐背景,選擇能力強(qiáng)、懂管理、懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

(3)主管領(lǐng)導(dǎo)的組織公關(guān)能力。檔案事業(yè)的發(fā)展依賴于方方面面,要搞好檔案工作,需要社會(huì)各界的參與、支持和配合。檔案管理資金、數(shù)字化專項(xiàng)資金籌措需要主管領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策做好各方面協(xié)調(diào)工作;購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備需要主管領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和決策。主管領(lǐng)導(dǎo)要真正“融入”到檔案事業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的規(guī)劃和決策中,不僅要把握檔案事業(yè)發(fā)展的方向而且又要有開(kāi)拓創(chuàng)新,以較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、以較高的綜合素質(zhì)影響全館人員,提升檔案管理的水平,為檔案利用創(chuàng)造良好的平臺(tái),促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

  2.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案利用效率的有力支持。

(1)精深的檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)。檔案特有的形成規(guī)律決定檔案工作具有與其他管理性工作不同的一套科學(xué)的理論原則與技術(shù)方法,檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識(shí),掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法,具備較高的專業(yè)素質(zhì)。檔案主管領(lǐng)導(dǎo)具備寬廣的檔案專業(yè)知識(shí)背景,是為檔案管理的宏觀決策服務(wù),而檔案從業(yè)人員是日常檔案工作的主力軍,工作中要做到做真、做細(xì)、做實(shí),因此檔案從業(yè)人員要具備較為廣博的檔案學(xué)基本理論知識(shí)即檔案整理分類知識(shí)、檔案編研知識(shí)、檔案鑒定和檢索知識(shí)、檔案文獻(xiàn)編纂知識(shí)以及情報(bào)學(xué)知識(shí)、目錄學(xué)知識(shí)等,還應(yīng)系統(tǒng)掌握檔案法規(guī)知識(shí)、信息化管理知識(shí)、檔案保護(hù)知識(shí)等,并運(yùn)用這些知識(shí)指導(dǎo)實(shí)際工作。

(2)團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力。檔案工作是扎實(shí)、有序、規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)管理和提供有效檔案利用的綜合性工作。如果各科室各自為政、業(yè)務(wù)不銜接、信息資源不共享,檔案業(yè)務(wù)工作則無(wú)法開(kāi)展,檔案從業(yè)人員之間要充分溝通、相互協(xié)作、相互支持、相互信任,處理好業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門之間的關(guān)系;要協(xié)調(diào)好內(nèi)部人員與各利用單位人員之間、上下左右之間的關(guān)系,只有處理好各種關(guān)系,才能為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

  保存檔案的根本宗旨在于檔案的利用,我們?cè)谧龊脵n案編研、數(shù)字化工作的同時(shí),既做到主動(dòng)提供檔案信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值,提高檔案的利用效率,還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學(xué)的態(tài)度,把檔案工作做好,使之發(fā)揮出更大的作用。

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