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小微企業(yè)檔案管理制度3篇 企業(yè)檔案室管理制度

時間:2022-10-27 08:10:00 綜合范文

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小微企業(yè)檔案管理制度3篇 企業(yè)檔案室管理制度

小微企業(yè)檔案管理制度1

  1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房,各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

  3、科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。

  4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

  10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

小微企業(yè)檔案管理制度2

  1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

  6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務(wù)處保存原件。

  7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

  8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

小微企業(yè)檔案管理制度3

  1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

  2、借閱部門保管的.檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。

  5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

  6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

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