文件收發(fā)管理制度13篇文件收發(fā)管理規(guī)定

時間：2024-03-22 13:21:00 綜合范文

　　下面是范文網(wǎng)小編整理的文件收發(fā)管理制度13篇文件收發(fā)管理規(guī)定，以供參閱。

文件收發(fā)管理制度1

　　一、一般

　　1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續(xù)發(fā)展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。

　　2、為規(guī)范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準確性和有效管理，特制定本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠技術(shù)文件管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)文件和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1)開發(fā)計劃階段：計劃設(shè)計、質(zhì)量保證概述、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢查要求

　　2)開發(fā)設(shè)計階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機械原理圖、編程設(shè)備刻錄文件、可編程設(shè)備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計審查記錄表

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段3360產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊接明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄

　　4)產(chǎn)品維護階段3360設(shè)計開發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須遵守國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。

　　3.技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相關(guān)部門編制，各部門要對技術(shù)文件的準確性、合理性負責(zé)。

　　三、提交技術(shù)文件

　　1.在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期內(nèi)，設(shè)計師應(yīng)根據(jù)技術(shù)文檔規(guī)范認真完成各文檔的編寫工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。

　　2.在產(chǎn)品開發(fā)的每個階段，設(shè)計師都必須及時提交設(shè)計文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當設(shè)計文件發(fā)生重大更改時，設(shè)計師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開發(fā)工作的'可靠性。

　　3、設(shè)計文件的提交以starteam為準，設(shè)計師應(yīng)根據(jù)提交的文件類別提交到starteam的相應(yīng)目錄。

　　4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。

　　四、技術(shù)文件的保管

　　1、各相關(guān)負責(zé)人負責(zé)技術(shù)文件的審查和批準。技術(shù)文件編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審查三級把關(guān)制度。明確各級責(zé)任、權(quán)利、利益。

　　2、技術(shù)文檔必須在標題欄的編號、名稱、日期、設(shè)計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。

　　3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個整體簽署光盤封面上的標簽。

　　4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進行存檔工作。歸檔文件應(yīng)在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。

　　5.應(yīng)在用于存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標簽，標簽上應(yīng)顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。

　　6.歸檔文件時要填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進行實際完整的規(guī)范性檢查，合格后才能歸檔。

　　五、技術(shù)文件貸款

　　1.任何職員不得個人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持未經(jīng)授權(quán)的文件。

　　2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應(yīng)的批準，從公司服務(wù)器下載該文件并進行審閱。

　　3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。

　　4.如果有特殊情況，需要將文件轉(zhuǎn)交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準。

　　5.查閱文件后，應(yīng)在相關(guān)人員監(jiān)督下徹底刪除貸款文件，并補充整個《借閱文件記錄表》。

　　六、追究責(zé)任

　　各部門要嚴格遵守上述規(guī)定，如果因不遵守上述規(guī)定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據(jù)相關(guān)秘密規(guī)定受到罰款處罰和公司內(nèi)部處罰，情節(jié)嚴重的人將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

文件收發(fā)管理制度2

　　一、文件管理內(nèi)容

　　第一條

　　為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的引導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特訂立本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容緊要包含：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條公文的編號保管：

　　1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)適時附上外來文件流單，并分類登記編號、保管。

　　2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)適時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保管。

　　第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

　　1、凡正式文件均需由辦公室主任依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特別情況例外）。

　　第六條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦看法，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)依照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)適時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

　　三、發(fā)文的'管理

　　第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責(zé)。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決議、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、下發(fā)文件緊要用于：

　?。?）公布規(guī)章制度；

　?。?）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神訂立的工廠文件；

　?。?）公布體制機構(gòu)變更或干部任免事項；

　　（4）公布重點經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決議；

　　（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決議和通報；

　　（6）其他有關(guān)重點事項；

　　3、上行文件緊要用于：

　?。?）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決議；

　　外發(fā)文緊要用于：

　?。?）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重點經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

　　4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、布置部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決議，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀要。

　　6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

　　四、發(fā)文程序與要求

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并認真寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；

　　2、草擬文稿必需從公司角度啟程，做到情況的確、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容欠妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；

　　4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；

　　5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；

　　6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

　　7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打?。?/p>

　　8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

　　9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

　　m.第十一條

　　借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，定時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1、文件立卷應(yīng)依照內(nèi)容、名稱、時間次序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。緊要工作、緊要會議形成的文件材料，要適時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條對于多余、重復(fù)、過時和無保管價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文件收發(fā)管理制度3

　　為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的引導(dǎo)作用，特訂立本制度。

　　一、文件管理內(nèi)容緊要包含：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。依照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1、凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室登記簽收。

　　2、公文的編號保管

　　（1）辦公室對上級來文拆封后應(yīng)適時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。

　?。?）公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)適時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保管。

　　3、公文的`閱批與分轉(zhuǎn)

　　（1）凡正式文件均需由辦公室依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要立刻辦。

　?。?）一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。

　?。?）為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特別情況例外）。

　　4、文件的傳閱與催辦

　?。?）傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　?。?）閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦看法”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　（3）文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。

　　（4）辦公室對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)依照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)適時歸檔周轉(zhuǎn)。

文件收發(fā)管理制度4

　　一、管理職現(xiàn)

　　1、技術(shù)部負責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗規(guī)范)的編制、更改、負責(zé)人負責(zé)審核。

　　2、總經(jīng)理負責(zé)對技術(shù)文件的適宜性進行審批。

　　3、品控部負責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。

　　二、工作程序

　　1、生產(chǎn)行政部針對產(chǎn)品的要求，通過，確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗規(guī)范等)。

　　2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實到有關(guān)人員，收集有關(guān)資料，作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù)，這些資料應(yīng)由技術(shù)部負責(zé)人對其適宜性進行評審。

　　3、通過評審，由開發(fā)人員對產(chǎn)品進行開發(fā)，編制相應(yīng)的技術(shù)文件，這些文件在適當?shù)碾A段，由生產(chǎn)行政部對其符合性進行評審，必需時由質(zhì)量負責(zé)人如今有關(guān)部門一同進行評審。評審符合要求后，交技術(shù)部負責(zé)審核、總經(jīng)進批準后進行小樣試驗。

　　4、通過批準，由化驗室負責(zé)小親試樣，對小樣進行產(chǎn)品特性的總體驗證。

　　5、在驗證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求，應(yīng)由原開發(fā)人員負責(zé)對設(shè)計開發(fā)文件作更改，更改后仍應(yīng)進行審批。

　　6、通過驗證，產(chǎn)品符合要求，可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認的方法對產(chǎn)品進行鑒定。

　　7、通過鑒定，由開發(fā)人員對技術(shù)進行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由質(zhì)量負責(zé)人員進行審核、總經(jīng)理批準后，作為批量投產(chǎn)的`依據(jù)。

　　8、審批后的正搞，由品控部移交到技術(shù)部進行歸檔，根據(jù)需要，技術(shù)部負責(zé)指派專人對文件進行復(fù)制，發(fā)放到需使用的部門，進行使用。

　　9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進行更改，由使用部門提出報技術(shù)部，負責(zé)人簽注意見后，由原開發(fā)人員進行更盡管，當指定其它人員更改，應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。

　　10、更改后，應(yīng)通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技術(shù)部負責(zé)原稿進行修改，對發(fā)下文件同時進行修改。

　　11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對制訂審批后的文件應(yīng)嚴格執(zhí)行。

　　12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實施情況。

　　13、當發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況，質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進行整改，嚴重的應(yīng)按違反廠紀廠規(guī)進行處理，對造成損失將追究經(jīng)濟責(zé)任，對造成事故的移交有關(guān)方面處理。

文件收發(fā)管理制度5

　　1、目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責(zé)

　　2.1總經(jīng)理負責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；

　　3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

　　3.3平行文:信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的`日期；

　　5、文號

　　5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

　　5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責(zé)的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應(yīng)蓋在落款和20xx年xx月xx日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責(zé)，應(yīng)本著負責(zé)精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

　　8、相關(guān)文檔

　　8.1文號編碼規(guī)則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發(fā)文登記表》

　　8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發(fā)文格式

　　8.10對內(nèi)發(fā)文格式

　　8.11報告總結(jié)格式

　　8.12會議紀要格式

　　8.13會議記錄格式

　　9、修訂及實施

　　9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。

　　9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。

文件收發(fā)管理制度6

　　為加強公司職代會文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　一、歸檔范圍

　　1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的文件材料;

　　(1)通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等文件材料;

　　(2)賀信、賀電、討論沒有通過的文件材料;

　　2.上級工委頒發(fā)的文件材料;

　　3.典型材料、代表發(fā)言、簡報、會議記錄;

　　4.原始記錄;

　　5.公司工會的請示與上級工委的'批復(fù);

　　6.公司工會工作的總結(jié)、報告;

　　7.公司勞動模范、先進工作者等文件材料;

　　8.處理員工來信來訪的文件材料;

　　9.上級工委與公司工會簽署的目標考核責(zé)任書;

　　10.工會管理規(guī)章制度、實施計劃、調(diào)研、報告、總結(jié);

　　二、歸檔時間

　　1.文書檔案每季度整理一次。

　　2.每年的2月底前，由工會專責(zé)整理后，移交公司檔案室。

　　3.實物檔案根據(jù)實際情況自收到實物之日起1個月內(nèi)移交公司檔案室。

　　三、歸檔要求

　　1.歸檔文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，手續(xù)完備。

　　2.各種公文歸檔時，底稿應(yīng)簽發(fā)齊全，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、文件編號及用印。

　　3.歸檔的各種公文、統(tǒng)計年報等底稿及領(lǐng)導(dǎo)審改、閱批、簽發(fā)，應(yīng)一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。

　　4.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、耐久，紙質(zhì)應(yīng)符合檔案保存要求。

　　5.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件等合并一件裝訂。

　　6.歸檔文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關(guān)規(guī)定排列。

　　7.歸檔的材料必須按規(guī)定的格式逐件填寫文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢后將紙質(zhì)目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。

　　8.有關(guān)歸檔文件材料的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將歸檔人、審核人的姓名和時間填上，以示負責(zé)。備考表應(yīng)放置盒內(nèi)尾頁。

　　9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)托裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔。歸檔材料應(yīng)使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。

　　10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執(zhí)行。

　　11.歸檔文件移交時，必須將對應(yīng)的電子文件一同移交。

　　12.歸檔時擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。

文件收發(fā)管理制度7

　　一、文件收發(fā)管理

　　單位所有的公文歸口辦公室管理，實行專人負責(zé)，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強安全保密工作。

　　(一)公文的簽收呈辦

　　1、簽收：辦公室人員應(yīng)按時領(lǐng)取文件和信件。

　　2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領(lǐng)導(dǎo)帶回的會議文件)，應(yīng)及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見后，再行傳遞。屬急件的隨收隨呈，及時辦理。

　　(二)公文的保密。

　　對“三密”文件應(yīng)按規(guī)定的閱讀范圍傳遞，同時做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場所和宿舍，不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

　　(三)公文的借閱承辦。各科室及有關(guān)人員須承辦和借閱文件時，均應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后及時歸還。

　　二、內(nèi)部擬文

　　(一)行文規(guī)則

　　1、行文應(yīng)當確屬需要，注重實效，堅持少而精。

　　2、向上級請示問題，應(yīng)當一文一事;不應(yīng)當在非請示公文中夾帶請示事項。

　　3、向區(qū)直有關(guān)單位的重要行文，應(yīng)當同時抄報區(qū)委老干部局。

　　4、與我單位不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。

　　5、與其他同級單位間必要時可聯(lián)合行文。

　　(二)制發(fā)程序

　　主辦科室承辦人擬稿→科室負責(zé)人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。

　　(三)公文起草

　　1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，草擬文稿首頁一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運用標準修改符號，不得書寫在裝訂線以外。

　　2、科室完稿后，一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽，全稿按管理權(quán)限或分工逐級送領(lǐng)導(dǎo)審簽，擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當，行文要素齊全，審簽程序規(guī)范，意思表達準確。

　　(四)公文校核與校對

　　1、公文正式印制前，由辦公室對公文的'審批手續(xù)、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核，確定發(fā)文字號、印發(fā)范圍和印制份數(shù)。

　　2、公文的印制與校核由承辦科室負責(zé)，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

　　(五)公文裝訂、傳遞

　　1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負責(zé)。

　　2、需及時下發(fā)的會議通知和上報的重要報告、請示，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽批后可通過傳真下發(fā)、上報。

　　3、公文上報下發(fā)應(yīng)發(fā)給組織，一般不發(fā)給個人。

文件收發(fā)管理制度8

　　1、總經(jīng)辦設(shè)專人負責(zé)文件的管理工作，對收到的`公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。

　　4、部門或個人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應(yīng)嚴加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，情況嚴重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。

文件收發(fā)管理制度9

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。

　　3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　二、發(fā)文管理

　　1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

　　3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

　　4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責(zé)。

　　5、發(fā)文辦理工作程序：

　　（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

　?。?）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。

　?。?）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　?。?）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復(fù)核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

　?。?）用?。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。

　?。?）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當天完成送閱。

　　2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的`文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。

　　6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　?。?）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

　　室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進行收文登記。

　　（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。

　?。?）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

　?。?）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　?。?）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

　　（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。

　?。?）注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

　　（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關(guān)。

　　2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

　　3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

　　4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。

　　2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負責(zé)解釋。

　　2、本制度自發(fā)文之日起實施。

文件收發(fā)管理制度10

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責(zé)

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件，均應(yīng)由綜合辦公室專人負責(zé)開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封，及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次，對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強的'會議通知和文件等，應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責(zé)人擬辦，并提出擬辦意見。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件，由綜合辦公室專人負責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件，則由承辦部門按規(guī)定辦理。

　　5.各職能部門需要發(fā)文件，先由各職能部門自行擬稿，經(jīng)部門負責(zé)人審稿，交辦公室負責(zé)人核稿，再交分管副總經(jīng)理審核，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后，辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號，確定印制份數(shù)，并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時，留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā)，送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明，由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的，應(yīng)將文件送回，待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人同意，辦理有關(guān)登記手續(xù)，借閱時間一般不超過五天，復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢，辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理，分類存查，并按規(guī)定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

　　2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

文件收發(fā)管理制度11

　　第一章總則

　　第一條為使機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。

　　第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領(lǐng)導(dǎo)下進行，由秘書科承擔(dān)，各專委會和辦公室其他科室配合。

　　第三條辦公室秘書科確定專職人員負責(zé)文件收發(fā)、管理工作。

　　第四條辦公室設(shè)立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關(guān)要求配置相應(yīng)設(shè)備。

　　第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴格執(zhí)行《國家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。

　　第二章收文處理

　　第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負責(zé)簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取處理措施。

　　第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應(yīng)將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應(yīng)視同機要件保存。

　　第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記后，送分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協(xié)調(diào)。

　　第九條擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：

　　(1)上級機關(guān)主送本機關(guān)、并需要貫徹落實的文件；

　　(2)本機關(guān)所屬部門主送本機關(guān)的請示件；

　　(3)平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應(yīng)簡明扼要。

　　第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領(lǐng)導(dǎo)閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領(lǐng)導(dǎo)閱文時作的批示，要及時落實或交辦。

　　第十一條批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應(yīng)當簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時限。

　　第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯修k。

　　(一)承辦公文應(yīng)按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報反饋。

　　(二)對需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?/p>

　　(三)對只需要知曉內(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。

　　(四)公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時間。

　　第十三條催辦。辦公室秘書科對領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，應(yīng)當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責(zé)任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復(fù)的上級機關(guān)對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各縣(市)區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對方回復(fù)的公文。

　　第十四條立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。

　　第十五條歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷、及時移交檔案室。

　　第三章發(fā)文處理

　　第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

　　第十七條公文簽發(fā)

　　(一)《政協(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》，經(jīng)秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權(quán)的常務(wù)副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。

　　(二)經(jīng)常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權(quán)的常務(wù)副主席簽發(fā)；轉(zhuǎn)送有關(guān)部門的調(diào)查、視察報告，經(jīng)分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發(fā)。

　　(三)《政協(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》，經(jīng)分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。

　　(四)市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。

　　(五)各專委會需以辦公室名義發(fā)的文件，應(yīng)送辦公室按程序簽發(fā)。

　　(六)簽發(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。

　　第十八條登記。秘書科要設(shè)立專門的發(fā)文登記本，對已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發(fā)文字號、文件標題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。

　　第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負責(zé)。

　　第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。

　　第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。

　　第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。

　　第四章文件管理

　　第二十三條文件的'閱讀傳達。文件的閱讀傳達應(yīng)嚴格按發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。

　　第二十四條文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級機關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關(guān)同意，并請示保密機關(guān)。經(jīng)批準同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標明翻印、復(fù)制機關(guān)的名稱。翻印，復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。

　　第二十五條文件的匯編。匯編上級機關(guān)的秘密以上文件需向上級機關(guān)寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級標注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。

　　第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準后，到保密部門指定的地方銷毀。