公司文件管理制度4篇生產文件管理制度

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公司文件管理制度4篇生產文件管理制度

公司文件管理制度1

　　1.目的:

　　為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

　　2.適用范圍:

　　適用本公司所有文件。

　　3.職責:

　　文件收發(fā)管理由行政辦公室統一負責。

　　工作內容

　　公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經理確定。

　　公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經理簽發(fā)。

　　業(yè)務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發(fā)。

　　屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。

　　已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。

　　文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。

　　公司的'文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

　　經簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　　外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。

　　文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。

公司文件管理制度2

　　行政辦公用品管理制度

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為適應公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控

　　制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦

　　公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章辦公用品的分類

　　第三條行政辦公物品的分類

　　行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。

　　1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。

　　2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。

　　3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。

　　第三章行政辦公物品的管理職責

　　第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對

　　行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制，其管理職責主要包括：

　　1、供應商選擇及管理；

　　2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；

　　3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；

　　4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；

　　5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責

　　日常維護和修理。

　　第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的資產管理制度；各

　　部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調配本部門室內的.辦公設備等資產；

　　第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由

　　人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。

　　第四章行政辦公物品采購

　　第七條辦公用品采購

　　1、行政部每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，

　　納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。

　　2、行政部持相關票據根據公司相關財務規(guī)定報銷，費用計入各部門

　　的年度預算執(zhí)行臺賬。

　　3、辦公耗材文具的領用參照需按照規(guī)格及使用情況購買，并由行政

　　部主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。

　　第八條辦公類服務采購

　　辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。

　　1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。

　　2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在

　　公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。

　　第九條辦公資產采購

　　1、辦公資產采購計劃

　　各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。

　　2、實施采購

　　行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。

　　3、驗收

　　行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細驗收采

　　購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發(fā)票進行賬務處理?！掇k公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統一保管。

　　第五章辦公物品的管理

　　第十條辦公用品的配發(fā)

　　1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發(fā)放。

　　2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續(xù)，認真

　　填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數量等。

　　3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理

　　1、資產調撥

　　部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。

　　2、資產報廢

　　由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規(guī)定處罰。

　　3、資產的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用

　　部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續(xù)由行政部統一辦理。

　　（2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行

　　政部定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。

　　4、辦公資產的日常維護、維修

　　（1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。

　?。?）行政部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據

　　維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。

　　（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備

　　維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。

　?。?）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維

　　修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。

　　（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執(zhí)行資金支付程序。

公司文件管理制度3

　　1.目的

　　及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹盏漠a生,實現持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質的服務。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

　　3.職責

　　3.1管理者代表負責監(jiān)督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

　　3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發(fā)出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

　　3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

　　3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

　　4.方法和過程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

　　4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質量事故

　　c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

　　d.對分承包服務的評估

　　e.顧客滿意度調查的輸出

　　f.內、外審報告

　　g.管理評審的各項輸出

　　h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

　　4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的.要求執(zhí)行。

　　4.1.4對于情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。

　　4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監(jiān)督執(zhí)行。

　　4.1.6對于其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。

　　4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

　　4.1.8因質量體系或服務規(guī)范引起的不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監(jiān)督實施。

　　4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監(jiān)督實施。

　　4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經理負責監(jiān)督。

　　4.2預防措施

　　4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發(fā)生。

　　4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來的問題

　　b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

　　c.顧客滿意度調查結果

　　d.以往管理評審的情況

　　e.以往預防和糾正措施的實施情況

　　f.內、外審結果

　　4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。

　　4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。

　　4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。

　　4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,并監(jiān)督措施實施過程。

　　4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

　　5.質量記錄和表格

　　jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》