檔案管理制度3篇實用的檔案管理制度

時間：2022-10-07 15:04:43 綜合范文

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檔案管理制度3篇實用的檔案管理制度

檔案管理制度1

　　第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條　凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條　檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條　歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索?。?/p>

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復(fù)制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　第六條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

檔案管理制度2

　　高安街道文明辦檔案管理制度

　　為加強精神文明建設(shè)規(guī)范化、經(jīng)常化、制度化、標準化管理，不斷提升精神文明建設(shè)的質(zhì)量和水平，根據(jù)上級有關(guān)精神文明建設(shè)的規(guī)定，特制訂精神文明建設(shè)檔案管理規(guī)定。

　　一、立卷歸檔內(nèi)容：

(一)總結(jié)歸劃類(文明建設(shè)班子重視程度)

　　1.班子研究精神文明建設(shè)(兩次以上)工作會議記錄；

　　2.精神文明建設(shè)組織機構(gòu)設(shè)置情況；

　　3.各項工作計劃、意見等；

　　4.各項工作半年、年終總結(jié)；

　　5.精神文明建設(shè)信息簡報；

(二)創(chuàng)建活動類

　　6.思想道德教育計劃、教材、考核記錄；

　　7.科普、計劃生育、衛(wèi)生健康、法制教育等資料；

　　8.知識競賽、演講比賽等活動資料；

　　9.文明家庭、文明樓院評選資料；

　　10.開展文藝活動資料；

　　11.開展體育活動資料；

　　12.開展扶貧、幫困、送溫暖、獻愛心等社會實踐活動資料；

　　13.支持社會公益事業(yè)、積極參加文明城市建設(shè)的資料；

　　14.樹立先進典型資料；

(三)管理類(規(guī)章制度)

　　15.制訂的各項制度、規(guī)范等；

　　16.落實各項制度、規(guī)范資料；

(四)榮譽類

　　17.取得各項榮譽的有關(guān)資料(文件、證書)；

　　二、立卷歸檔要求

　　按照“誰承辦誰負責”的原則，收集精神文明建設(shè)檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經(jīng)驗收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設(shè)資料，按有關(guān)要求進行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設(shè)檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實用。

檔案管理制度3

　　山西省食品安全風險監(jiān)測檔案管理制度

　　檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項工作開展情況的直接反映。為加強山西省食品安全風險監(jiān)測資料管理工作，確保檔案的規(guī)范性、完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢和開展督導(dǎo)工作，特制訂本制度。

　　一、適用范圍

　　本制度適用于山西省食品安全風險監(jiān)測工作涉及的省、市、縣級衛(wèi)生行政部門、疾控機構(gòu)、醫(yī)療機構(gòu)的有關(guān)科室及參與監(jiān)測工作的其它部門與機構(gòu)。

　　二、管理原則

　　1.科學建檔：各機構(gòu)應(yīng)按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

　　2.規(guī)范整理：各機構(gòu)應(yīng)按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應(yīng)參照本制度第三部分要求完成。

　　3.及時歸檔：各機構(gòu)應(yīng)該各項工作完成后一個月內(nèi)完成歸檔。

　　4.集中管理：各機構(gòu)食品安全風險監(jiān)測工作檔案應(yīng)實行專柜、專檔保存。

　　5.專人負責：各機構(gòu)具體承辦科室應(yīng)指定專人負責檔案管理。有關(guān)工作承擔人員應(yīng)根據(jù)所承擔的工作，及時收集、整理有關(guān)資料，并交由專人集中管理。

　　三、資料分類方法

　　歸檔資料指所有與食品安全風險監(jiān)測工作有關(guān)的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務(wù)資料等。

（一）管理資料：主要是指開展食品安全風險監(jiān)測有關(guān)管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設(shè)、監(jiān)測隊伍建設(shè)、收發(fā)文件、監(jiān)測方案及實施方案、工作計劃、工作總結(jié)、督導(dǎo)報告、數(shù)據(jù)分析報告、簡報等?？蓞⒄杖缦聝?nèi)容分類歸檔。

　　1.體系建設(shè)：包括管理體系、組織機構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機構(gòu)和人員職責分工、運轉(zhuǎn)流程等。

　　2.來文：本機構(gòu)收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）?？梢园凑瞻l(fā)文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

　　3.發(fā)文：指本機構(gòu)發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等?？?/p>

　　1以按發(fā)文時間排序。

　　4.監(jiān)測方案和實施方案：可以按照時間分類。

　　5.工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報告：包括季度和工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報告，可以按照時間分類。

　　6.監(jiān)測隊伍建設(shè)：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓情況、培訓班資料等?？梢园凑諘r間分類。

　　7督導(dǎo)資料：包括督導(dǎo)方案、現(xiàn)場記錄表及督導(dǎo)報告等資料，按時間排序。督導(dǎo)資料整理時，應(yīng)包括通知、日程、督導(dǎo)方案（背景、目的、組織與實施、督導(dǎo)內(nèi)容、考核標準、人員分工）、現(xiàn)場工作記錄、督導(dǎo)報告、影像資料及其他相關(guān)資料。

　　8.工作動態(tài)/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報?？梢园凑站帉憜挝环诸悾款惏磿r間排序。

（二）業(yè)務(wù)資料

　　1.活動資料：主要反映監(jiān)測工作開展情況。包括會議、培訓及其它工作，每項活動所有相關(guān)資料應(yīng)集中保存?？砂凑栈顒宇愋头诸悾款惏磿r間排序。

　　每項活動檔案資料中應(yīng)包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結(jié)（時間、地點、參會人員、主要目的、內(nèi)容、相關(guān)評價）、影像資料及其他相關(guān)資料。

　　2.技術(shù)資料：主要是與監(jiān)測工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料。包括技術(shù)指導(dǎo)手冊等技術(shù)性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業(yè)務(wù)資料。

　　四、資料保存形式

　　可分為紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類形式資料應(yīng)參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。

　　1.紙質(zhì)檔案：以檔案盒的形式保存。

　　2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。

　　3.聲像資料檔案：指與監(jiān)測工作有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。

　　4.資料匯編：一個自然結(jié)束后，可對全年資料進行統(tǒng)一裝訂，形成資料匯編。

　　紙質(zhì)檔案、資料匯編和聲像資料檔案應(yīng)在資料檔案盒內(nèi)注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內(nèi)容等基本信息，上述信息應(yīng)與紙質(zhì)資料檔案信息一覽表內(nèi)容保持一致，以便于資料查閱。