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前臺接待流程及注意事項3篇(公司前臺接待流程及注意事項)

時間:2022-12-29 15:53:20 綜合范文

  下面是范文網小編收集的前臺接待流程及注意事項3篇(公司前臺接待流程及注意事項),供大家品鑒。

前臺接待流程及注意事項3篇(公司前臺接待流程及注意事項)

前臺接待流程及注意事項1

  2014年第1版

  前臺接待流程及注意事項

  一、日常接待工作規(guī)范

(一)預約客人來訪

  1、迎接禮儀

①看到有客人進入,應立即招呼來訪客人:應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的,要表示出熱情友好和愿意提供服務的態(tài)度。即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不一定要起立迎接,也不必與來客握手。

②主動熱情問候客人:打招呼時,應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人,稱呼要顯得比較親切。

③陌生客人的接待:陌生客人光臨時,應主動招呼并詢問其姓名及公司或單位名稱。通??蓡枺骸蹦茫垎柲悄募夜??請問您找我們公司哪位員工呢?

  2、接待禮儀

  接待客人要注意以下幾點:

①客人要找的員工不在公司時,要明確告訴對方該員工到何處去了,以及何時回本單位,必要時可打電話詢問該員工何時回公司。如果確認員工無法短時間回來,請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方到對方單位去。

②客人到來時,我方負責人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,就安排客人在接待區(qū),同時向客人提供茶水、報紙或雜志。(不能讓客人在公司內部隨意走動,特別是辦公區(qū)域。)

③接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。

  2014年第1版

  在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前,配合步調,讓客人走在內側。

  在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時,應該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全。

  接待室的引導方法。當客人走入接待室,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座,應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

④客人入座后,需數好來人數,并詢問客人是喝茶還是喝水,立即準備茶水奉上,或會客時間較長,中途每隔二十分鐘需加水一次。

(二)不速之客的接待

  有客人未預約來訪時,不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方:“讓我看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導,就更應該謹慎處理。

(三)電話禮儀

  1、電話接聽技巧

①目的

  當我們接聽電話時應該熱情,因為我們代表著公司的形象。②左手持聽筒、右手拿筆

  大多數人習慣用右手拿起電話聽筒,但是,在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。應提倡用左手拿聽筒,右手寫字或操縱電腦,這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

  2014年第1版

③電話鈴聲響過三聲之內接起電話。④注意聲音和表情

  說話須清晰,正對著話筒,發(fā)音準確。不能大吼也不能喃喃細語,并盡量用熱情和友好的語氣,語速平緩。使用禮貌用語“您好,佳度商貿” “請問有什么可以幫忙的嗎?”“謝謝您”,“不用謝”“再見”。

⑤復誦來電要點

  電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。例如,應該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對,盡可能地避免錯誤。

⑥最后道謝

  最后的道謝也是基本的禮儀。⑦讓客戶先收線

  在電話即將結束時,應該禮貌地請客戶先收線,這時整個電話才算圓滿結束。

⑧當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

(四)注意事項

  1、離座和外出

  前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時,應該先找妥代辦人,并交待清楚接聽電話的方法等。

  2、閑談與交談

  2014年第1版

  應該區(qū)分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現(xiàn)在前臺與其他同事閑談的場面。

前臺接待流程及注意事項2

  前臺接待流程及職責規(guī)范

  一、日常接待工作規(guī)范

①迎接禮儀

  應立即招呼來訪客人:

  應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的,要表示出熱情友好和愿意提供服務的態(tài)度。如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意。

  主動熱情問候客人:

  打招呼時,應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人,稱呼要顯得比較親切。陌生客人的接待:

  陌生客人光臨時,務必問清大致來意,并做好來訪記錄。

②接待禮儀

  接待客人要注意以下幾點:

(一)客人到來時,負責人不在或由于其他原因不能馬上接見時,要及時向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,應該向客人提供茶水等。(不能讓客人在公司內部隨意走動,特別是辦公區(qū)域,告知客人在接待區(qū)等待。)

(二)接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。

(三)誠心誠意的奉茶.(四)不速之客的接待

  有客人未預約來訪時,不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方:“讓我看看他是否在?!蓖瑫r婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方沒有通報姓名或說明來意則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導,就更應該謹慎處理。

③電話禮儀

  1、電話接聽技巧:

①目的當我們接聽電話時應該熱情,因為我們代表著公司的形象,例:你好,清北學堂?、谧笫殖致犕病⒂沂帜霉P:

  大多數人習慣用右手拿起電話聽筒,但是,在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。應提倡用左手拿聽筒,右手寫字或操縱電腦,這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

④注意聲音和表情

  你說話必須清晰,正對著話筒,發(fā)音準確,聲音自然、流暢和動聽。通電話時,你不能大吼也不能喃喃細語,而應該用你正常的聲音并盡量用熱情和友好的語氣。你還應該調整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞,保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。使用禮貌用語如“謝謝您”,“請問有什么可以幫忙的嗎?”“不用謝?!?/p>

⑤復誦來電要點

  電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。

⑥最后道謝

  最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客,以客為尊,千萬不要因為電話客戶不直接面對而認為可以不用搭理他們。實際上,客戶是公司的衣食父母,公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關。因此,公司員工對客戶應該心存感激,向他們道謝和祝福。

⑦讓客戶先收線

  不管是制造行業(yè),還是服務行業(yè),在打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話,對方一定會聽到“喀嗒”的聲音,這會讓客戶感到很不舒服。因此,在電話即將結束時,應該禮貌地請客戶先收線,這時整個電話才算圓滿結束。

⑧當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

  1、離座和外出

  前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,如果是因為特殊原因需要外出時,應該先找妥代辦人,并交待清楚接聽電話的方法等。

  2、閑談與交談

  應該區(qū)分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線,更不應該出現(xiàn)在前臺與其他同事閑談的場面;

●積極開朗的性格 ●擁有忍耐力包容力●●●平和的心態(tài)

前臺接待流程及注意事項3

  前臺接待流程及注意事項

  一、日常接待工作規(guī)范

①迎接禮儀

  應立即招呼來訪客人:應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的,要表示出熱情友好和愿意提供服務的態(tài)度。如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客點頭示意,但不一定要起立迎接,也不必與來客握手。主動熱情問候客人:打招呼時,應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人,稱呼要顯得比較親切。

  陌生客人的接待:陌生客人光臨時,務必問清其姓名及公司或單位名稱。通??蓡枺赫垎栙F姓?請問您是哪家公司?

②接待禮儀

  接待客人要注意以下幾點。

(一)客人要找的負責人不在時,要明確告訴對方負責人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明確是由客人再次來單位,還是我方負責人到對方單位去。

(二)客人到來時,我方負責人由于種種原因不能馬上接見,要向客人說明等待理由與等待時間,若客人愿意等待,應該向客人提供飲料、雜志。(不能讓客人在公司內部隨意走動,特別是辦公區(qū)域,告知客人在接待區(qū)等待。)

(三)接待人員帶領客人到達目的地,應該有正確的引導方法和引導姿勢。在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前,配合步調,讓客人走在內側。在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時,應該讓客人走在前面,接待人員走在后面,若是下樓時,應該由接待人員走在前面,客人在后面,上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全。接待室的引導方法。當客人走入接待室,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下后,才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座,應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

(四)誠心誠意的奉茶。

  2、不速之客的接待

  有客人未預約來訪時,不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方:“讓我看看他是否在?!蓖瑫r婉轉地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方沒 有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與同事見面。如果客人要找的人是公司的領導,就更應該謹慎處理。

  三、電話禮儀

  1、電話接聽技巧

①目的當我們接聽電話時應該熱情,因為我們代表著公司的形象。②左手持聽筒、右手拿筆

  大多數人習慣用右手拿起電話聽筒,但是,在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面,這樣,電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音,從而給客戶帶來不適。

  為了消除這種不良現(xiàn)象,應提倡用左手拿聽筒,右手寫字或操縱電腦,這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

③電話鈴聲響過三聲之內接起電話

④注意聲音和表情

  你說話必須清晰,正對著話筒,發(fā)音準確。通電話時,你不能大吼也不能喃喃細語,而應該用你正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語氣。

  你還應該調整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用語如“謝謝您”,“請問有什么可以幫忙的嗎?”“不用謝?!?/p>

⑤保持正確姿勢

  接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下,當人的身體稍微下沉,丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔,這樣 容易口干舌燥,如果運用丹田的聲音,不但可以使聲音具有磁性,而且不會傷害喉嚨。因此,保持端坐的姿勢,尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢 和動聽。此外,保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。⑥復誦來電要點

  電話接聽完畢之前,不要忘記復誦一遍來電的要點,防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會,使整個工作的效率更高。例如,應該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對,盡可能地避免錯誤。

⑦最后道謝

  最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客,以客為尊,千萬不要因為電話客戶不直接面對而認為可以不用搭理他們。實際上,客戶是公司的衣食父母,公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關。因此,公司員工對客戶應該心存感激,向他們道謝和祝福。

⑧讓客戶先收線

  不管是制造行業(yè),還是服務行業(yè),在打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話,對方一定會聽到“喀嗒”的聲音,這會讓客戶感到很不舒服。因此,在電話即將結束時,應該禮貌地請客戶先收線,這時整個電話才算圓滿結束。

⑨當你正在通電話,又碰上客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快和通話對方致歉,得到許可后掛斷電話。不過,電話內容很重要而不能馬上掛斷時,應告知來訪的客人稍等,然后繼續(xù)通話。

  1、離座和外出

  前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時,應該先找妥代辦人,并交待清楚接聽電話的方法等。

  2、閑談與交談

  應該區(qū)分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現(xiàn)在前臺與其他同事閑談的場面

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