下面是范文網(wǎng)小編分享的文博中級崗位職責(zé)9篇(文職人員崗位職責(zé)),供大家參考。
文博中級崗位職責(zé)1
1.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
2.社?;斯ぷ?,包括日常人員的增減等相關(guān)手續(xù)的辦理。
3.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生及廠區(qū)衛(wèi)生的管理。
4.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
5.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
6.負(fù)責(zé)辦公室辦公用品的采購與發(fā)放
7.負(fù)責(zé)公司制度文件的文字審核,打印、分發(fā)、歸檔工作。
8.食堂菜價的核實(shí)確認(rèn)及相關(guān)報表的管理工作
9.對文件傳遞、印制、發(fā)放違反程序,導(dǎo)致的運(yùn)行、丟失、失密、泄密等負(fù)責(zé)。
10.負(fù)責(zé)外來人員的接待與服務(wù)工作。
11.統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳,留底。
12.負(fù)責(zé)有關(guān)會議準(zhǔn)備工作,做好會務(wù)記錄及會議資料收集整理工作,并歸檔。
13.負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理與日常的養(yǎng)護(hù)及維修。
14.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
文博中級崗位職責(zé)2
文員崗位職責(zé)-行政文員崗位職責(zé)
1、領(lǐng)導(dǎo)勤務(wù)。承擔(dān)公司行政的服務(wù)工作,包括公司內(nèi)外公務(wù)活動的聯(lián)絡(luò)、布置、行程、用車、票務(wù)、食宿、費(fèi)用等安排,受委托時管理領(lǐng)導(dǎo)及公司印章、簽名章,承擔(dān)公司行政領(lǐng)導(dǎo)接待、晤談的預(yù)約、安排、記錄等和文書檔案的定期整理、分類、歸檔,提供公司行政領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動信息;
2、內(nèi)部事務(wù)。承擔(dān)公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室設(shè)備、家具、辦公用品的采購、保管、分發(fā)、領(lǐng)用、登記、維護(hù)維修、處置和消耗性材料領(lǐng)用、固定資產(chǎn)管理等工作,以及名片印制、報刊雜志訂閱、收發(fā)和公務(wù)信函、傳真收發(fā)工作;
3、負(fù)責(zé)公務(wù)活動場所(辦公樓、會議室及奠基廳)的日常管理、調(diào)度、維護(hù)保養(yǎng),做好會議服務(wù)工作,負(fù)責(zé)黨委會、辦公會議以外的校級會議的人員通知
4、負(fù)責(zé)辦理公司行政領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)管的離退休人員、校辦工作人員的醫(yī)療保險、失業(yè)保險、養(yǎng)老保險、住房公積金等社會保障項目和津貼、工會福利等待遇的登記造冊、報批、領(lǐng)娶分發(fā)等手續(xù),負(fù)責(zé)上述人員中在編人員及臨時工的考勤;
行政文員崗位職責(zé)
一、負(fù)責(zé)做好計算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作。
二、負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理,計算機(jī)、傳真機(jī)、簽字長途電話、復(fù)印機(jī)的具體使用和登 記,名片印制等工作。
三、負(fù)責(zé)公司郵件和報刊的收娶分發(fā)工作。
四、負(fù)責(zé)公司電話小總機(jī)的接線工作。對來往電話駁接準(zhǔn)確及進(jìn)、聲音清晰、態(tài)度和藹,恰當(dāng)使用禮貌用語;對未
能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時轉(zhuǎn)告;對緊急電話設(shè)法接通,未通者速報行政部經(jīng)理處理。文員崗位職責(zé)
五、負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的繳回。
六、負(fù)責(zé)各類辦公用品倉庫保管,每月清點(diǎn),年終盤存統(tǒng)計,做到入庫有驗(yàn)收、出庫有手續(xù),保證帳實(shí)相符。
七、按標(biāo)準(zhǔn)定額,做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作,做到既不脫檔又是不長期積存。
八、完成各項勤雜、采購工作。
九、負(fù)責(zé)公司辦公場所的室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督,保證舒適良好的工作氛圍。
十、負(fù)責(zé)下班時對整個辦公區(qū)的巡視,查看門窗、水機(jī)電源、電腦電源等、關(guān)閉情況并做記錄。
十一、完成行政部經(jīng)理臨時交辦的其他任務(wù)
2.
行政人事部文員在行政人事部經(jīng)
理領(lǐng)導(dǎo)下工作,對行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下行政文員工作職責(zé):
1.協(xié)助主管對人員的招聘。(按招聘流程)
2.新進(jìn)人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。
3.協(xié)助主管對新進(jìn)人員的教育訓(xùn)練之準(zhǔn)備與后序工作之進(jìn)行。文員崗位職責(zé)
4.全廠人員檔案的建立與管制。(電腦化)
5.對試用人員之試工與考核調(diào)查。
6.負(fù)責(zé)全廠人事異動工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等手續(xù)之辦理)
7.全廠獎懲手續(xù)之辦理。
8.對各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(廠內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理)
9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日報表/每月人力流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查
卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等)
10.月底對相關(guān)報表的整理并交于財務(wù)。
11.月底新工卡及飯卡的發(fā)放,月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時交于財務(wù)室。
12.對全廠鑰匙之管理。
13.配合舍監(jiān)對宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計。
14.職員工勞動合同/暫住證及各類保險之辦理。
15.完成主管臨時交付的任務(wù)
行政文員的主要工作是:
1、協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序;
2、負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理;
3、負(fù)責(zé)公司全體員工的后勤保障工作,包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)英郵寄等事務(wù);
4、負(fù)責(zé)接待來賓,接聽或轉(zhuǎn)接外部電話
5、負(fù)責(zé)與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理;
6、負(fù)責(zé)例會的會議記錄等
7.完成上級安排的其他工作任務(wù)。
行任公司行政文員工作職責(zé)
一、接聽前臺電話
1、前臺任意一臺電話機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話,即使是你正在接聽一個電話。
2、做好前臺電話的轉(zhuǎn)接工作,有人需要轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理辦公室、財務(wù)室時需要與總經(jīng)理、財務(wù)相關(guān)人員溝通好后方可接入。
3、出現(xiàn)電話沒有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名,方便公司員工與他取得聯(lián)系。
文博中級崗位職責(zé)3
文控文員的工作職責(zé) 1.負(fù)責(zé)公司的行政文件、iso系統(tǒng)文件、技術(shù)文檔、工程圖紙、生產(chǎn)資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)一管理、編目、檢索、統(tǒng)計與借閱、保存期限和監(jiān)控工作。2.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢
查。3.負(fù)責(zé)起草公司各種技術(shù)資料及文件圖檔的標(biāo)準(zhǔn)范本,制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。4.外來文件的分發(fā)、核查與管理監(jiān)控。5.受控文件的會簽、評審、編號、分發(fā)的監(jiān)督和實(shí)施。6.文件更改時更改記錄、會簽、評審、分發(fā)、回收與作廢、定期銷毀。7.定期對文件進(jìn)行檢查、評審(使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等)。8.協(xié)助完成內(nèi)部審核工作。9.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。10.開展文件、資料宣傳、咨詢活動,做好文件、資料開放和利用工作,主動為公司各項工作
和員工服務(wù)。
11.開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。 12.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。篇2:項目文控崗位職責(zé)
文控崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)項目部發(fā)文的打印、校對、送批、發(fā)送和存檔工作;
2、負(fù)責(zé)本項目部內(nèi)外技術(shù)文件、工程文件(包括圖紙)、來函及“雜件”的拆封、收發(fā)、登記、送批、傳閱、催辦、存檔、調(diào)閱和保管工作;
3、管理各類資料和文件,每份文件資料均應(yīng)登記造冊,采取書面和計算機(jī)兩種形式妥為保存;
4、按要求對文件資料進(jìn)行分類,建立信息查詢系統(tǒng),保證文件可方便查閱;
5、做好工程文件和相關(guān)信息的保密工作,嚴(yán)格執(zhí)行文件借閱規(guī)定;
6、匯總工程進(jìn)度日、周、月報,按時報送epc、監(jiān)理、項目部相關(guān)人員;
7、完成項目領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。篇3:文控文員崗位職責(zé)說明 xx公司崗位職責(zé)說明 1 崗位名稱:文控文員 版本: 發(fā)布時間:2007-11-20 擬制:
批準(zhǔn):
嘉田公司內(nèi)部資料,未經(jīng)授權(quán)嚴(yán)禁復(fù)制散播篇4:文控的職責(zé)
文控的職責(zé) 目的對本公司文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識、回收和作廢等全過程進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。 適用范圍 適用于公司內(nèi)所有文件和外來、外發(fā)文件。 參考文獻(xiàn)
文件控制程序 記錄控制程序 定義 受控文件:受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā),并能保證收回的文件。受控文件未經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)不得復(fù)制。 職責(zé)
文控專員:負(fù)責(zé)一切文件、資料的監(jiān)督管理工作。 內(nèi)容
工作職責(zé): 負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于受控文件、資料工作的規(guī)章制度。 負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計等工作。
外來文件的分發(fā)、核查,外發(fā)文件的監(jiān)督管理。 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料保密工作。開展文件、資料宣傳、咨詢活動,做好文件、資料開放和利用工作,主動為公司和員工服務(wù)。
受控文件的評審、編號、分發(fā)的監(jiān)督和實(shí)施。 定期對受控文件進(jìn)行檢查、評審,包括使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等 開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn),負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。受控文件、資料記錄的歸檔、分類儲存,按保存期、限定期銷毀等工作。做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。協(xié)助完成內(nèi)部審核工作。負(fù)責(zé)識別、收集、匯總、更新有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、安全的適用的法律、法規(guī)及其它要求。
權(quán)力范圍:
對受控文件的編寫、分發(fā)和使用狀態(tài)有監(jiān)督權(quán)和建議權(quán)。 要求相關(guān)部門或人員配合工作的權(quán)力。責(zé)任范圍:
對工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。
如因工作失誤,給公司造成損失,應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
文控員培訓(xùn)/培養(yǎng)大綱:
1、熟悉文控職責(zé);
2、掌握文控工作流程;
3、學(xué)習(xí)iso9001:2008和gb/t:2007標(biāo)準(zhǔn);
4、學(xué)習(xí)
二、三級管理文件編寫方法;
5、掌握公司文件管理要求。篇5:項目部文控職責(zé)
三化肥項目部文控職責(zé)
一. 文控職責(zé)制定的目的為了規(guī)范三化肥項目部的資料管理,加強(qiáng)資料的收集和管理工作,有效地保護(hù)合理利用資料而為公司各項工作服務(wù),增強(qiáng)資料的實(shí)用性和有效性;并對三化肥項目部文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識、回收和作廢等全過程進(jìn)行控制,結(jié)合公司的實(shí)際,制定本職責(zé)確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本,特制訂本職責(zé)。
二. 文控職責(zé)的適用范圍
適用于三化肥項目部所有文件和外來、外發(fā)文件。
三. 文控的職責(zé)
(一)文控崗位的職責(zé) 1.負(fù)責(zé)部門文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)和統(tǒng)計等工作。
2.負(fù)責(zé)文件的會簽、評審、編號、分發(fā)的監(jiān)督和實(shí)施。 3.文件更改時,做好更改記錄、會簽、評審、分發(fā)、回收、銷毀與作廢。4.負(fù)責(zé)文件的保存、整理、保存期限的監(jiān)控。5.定期對文件進(jìn)行檢查,檢查其使用狀態(tài)及是否按規(guī)定執(zhí)行等。6.負(fù)責(zé)記錄的歸檔、分類儲存、按保存期限定期銷毀。7.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,做好文件資料的保密和守密工作。8.做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料的安全。
(二)文控負(fù)責(zé)人(dcs)的職責(zé)
在項目初期,配合系統(tǒng)管理員完成文檔管理系統(tǒng)的配置和初始化工作,輸入與項目文件相關(guān)的信息。
定義項目部用戶和用戶分布圖,分配等級和保密性; 建立項目文件索引目錄; 在項目運(yùn)行過程中對用戶提供幫助; 向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報項目有關(guān)的要求并制定相關(guān)計劃,按照計劃完成工作,保證服務(wù)質(zhì)量; 促進(jìn)文件管理員(dcs)的專業(yè)技術(shù)發(fā)展; 管理項目文件數(shù)據(jù)庫的授權(quán)分配。對項目文件進(jìn)行編號,確保項目文件的科學(xué)管理,; 負(fù)責(zé)項目文件的最終歸檔。
文博中級崗位職責(zé)4
? 行政文員工作職責(zé)
1、協(xié)助經(jīng)理對人員的招聘。(按招聘流程)
2、新進(jìn)人員的入廠和離職人員的手續(xù)之辦理。
3、協(xié)助主管對新進(jìn)人員的培訓(xùn)之準(zhǔn)備與后序工作。
4、人員檔案的建立與管制。(電腦化)
5、對試用人員之試工與考核調(diào)查。
6、負(fù)責(zé)人事異動工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等手續(xù)之辦理)
7、獎懲手續(xù)之辦理。
8、對各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理)
9、每日/月對職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日報表/每月人力流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等)
10、月底對相關(guān)報表的整理并交于總經(jīng)理或總公司。
11、職員工勞動合同/暫住證及各類保險之辦理。
12、完成經(jīng)理臨時交付的任務(wù)
行政文員的主要工作是:
13、協(xié)助公司的各項規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序;
14、負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理;
15、負(fù)責(zé)公司全體員工的后勤保障工作,包括發(fā)放辦公用品、印制名片、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù);
16、負(fù)責(zé)接待來賓,接聽或轉(zhuǎn)接外部電話
17、負(fù)責(zé)與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理;
18、負(fù)責(zé)例會的會議記錄等
19、完成上級安排的其他工作任務(wù)。
20、接聽前臺電話。做好登記,記錄 每一個電話 都要認(rèn)真記錄。
21、接待好來公司拜訪的客戶
22、在接待上門拜訪客戶時做好客戶登記,多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產(chǎn)品,留下客戶的重要信息資料。
23、來公司洽談業(yè)務(wù)的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。
24、一次性接待顧客三個以上時可以叫其他人員幫忙接待上門客戶。
25、認(rèn)真接待每一位顧客,做好公司的形象窗口。
26、公司有員工調(diào)動是及時出示調(diào)動通并及時更改公司的通訊錄。
文博中級崗位職責(zé)5
一:深入了解企業(yè)各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)提出改善或補(bǔ)救辦法,并起草書面文稿呈交上級領(lǐng)導(dǎo)審閱批示.二,文員應(yīng)做好企業(yè)外部來函的接收,登記,報送,報批,復(fù)函,內(nèi)部發(fā)送,傳閱,回收以及文件起草等工作.三:文件資料校對是文員工作中比較重要的一個環(huán)節(jié),文件格式書寫是否規(guī)范,文字,標(biāo)點(diǎn)是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象!應(yīng)特別注意校對.四:負(fù)責(zé)文件資料的管理工作,可根據(jù)文件來源對文件進(jìn)行編號,分類,歸檔等處理,以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找,使用.五:經(jīng)常對公司內(nèi)部相關(guān)事務(wù)進(jìn)行多方面,全方位的調(diào)查,歸納總結(jié)后,為領(lǐng)導(dǎo)提供一些真實(shí)的分析數(shù)據(jù).六:負(fù)責(zé)本部門的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶聯(lián)絡(luò),日常打印,登記臺帳,考勤統(tǒng)計,等事務(wù).文員的確可以稱為多面手 甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復(fù)雜的工作,上面這些只是最基本的職責(zé), 其實(shí)文員因企業(yè),公司不同,還有很多內(nèi)部職責(zé),我們在具體崗位上還需要嚴(yán)格執(zhí)行,認(rèn)真對待!
辦公室文員工作職責(zé)
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責(zé):
1.接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。
2.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4.做好會議紀(jì)要。
5.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7.負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8.做好公司宣傳專欄的組稿。
9.按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負(fù)責(zé)。
10.做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記,并對餐費(fèi)做統(tǒng)計及餐費(fèi)的收納、保管。
11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
12.管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴(yán)格借檔手續(xù)。
13 社會保險的投保、申領(lǐng)。
14 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳,留底。
15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
16.接受其他臨時工作.人事文員工作職責(zé)
(1)、行政隸屬
上級主管:行政部經(jīng)理
工作對象:各辦事處(區(qū)域)相關(guān)業(yè)務(wù)人員
(2)、主要職責(zé)
a. 協(xié)助主管組織月度和季度考評,并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作。
b. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作,并將考評和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。
c. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。
d. 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。
e. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。
f. 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。
行政人事文員崗位職責(zé)
行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作,對行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé):
一、負(fù)責(zé)公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。
二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù);員工檔案資料建立。
三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。
四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應(yīng)急處理。
五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。
六、外來客人的接待和服務(wù)。
七、外來電話、傳真的接聽(受)、記錄、傳達(dá)(送)。
八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。
九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。
十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作
行政文員在工作中應(yīng)具備的條件和要求:
一、學(xué)歷:中專高中以上文化程度比較合適;
二、工作經(jīng)驗(yàn):有文件管理工作經(jīng)驗(yàn),有一定的交流經(jīng)驗(yàn)會更好;
三、應(yīng)具備的知識:
1、具備文秘方面的知識工作中經(jīng)常會遇到'秘書'方面的工作;
2、文件管理,文檔知識,這應(yīng)該算文員基本要求了;
3、會做賬表也就是能操作辦公軟件,word,excel之類的;
四、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊意識,你會經(jīng)常處理公司人力,員工崗位調(diào)動等工作,沒有責(zé)任心是不行的;
五' 工作內(nèi)容及方法簡述
1、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作;
2、負(fù)責(zé)起草公司行政會議及其他例會的會議紀(jì)要;
3、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作,做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作,實(shí)行集中統(tǒng)一管理;
4、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計;
5、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用,根據(jù)需要,編制必要的檢索工具和參考資料,注意信息反饋,為公司各部門的檔案查閱提供方便,認(rèn)真做好使用記錄;
6、及時收集各類檔案,做好平時的立卷工作,并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作;
7、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定,做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便;
8、負(fù)責(zé)定期清查檔案,及時催討借出的檔案,做到賬物相符;
9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄,落實(shí)防盜、防火、防塵等安全措施,對損壞或變質(zhì)的檔案,及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;
10、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關(guān)任務(wù)。
1、對文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé);
2、對所保管的文件安全保密負(fù)責(zé);對工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!
文員的接待工作規(guī)范與職責(zé)
文員的接待工作,顧名思義,也就是關(guān)于接待方面的工作規(guī)范,職責(zé),包括對來訪者的一些基本情況進(jìn)行登記,接洽來訪工作等.要求態(tài)度熱情,主動問好,問清來訪意圖,并迅速做出判斷,給予恰當(dāng)安排.工作地點(diǎn)不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別,按照精細(xì)分工,我們下面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進(jìn)行接待工作
一;負(fù)責(zé)前臺的清潔工作.二:熱情接待來訪者,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客.三:看到客人,必須起身,然后問候,并點(diǎn)頭微笑.四:如果是事先預(yù)約的客人,要確認(rèn)一下:您是xxx先生嗎?并帶其到接待室.五:如果同時還有別的客人訪問其他負(fù)責(zé)人時,要代為接待,引見.六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名,公司,及來訪意圖等,再詢問上級是否接見.如果同意才能進(jìn)入接待室!
七:負(fù)責(zé)報刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.八:負(fù)責(zé)下班后前臺電源的關(guān)閉和正門關(guān)閉.九:檢查辦公設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障后及時報修.十:領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人時,要根據(jù)服務(wù)規(guī)范要求,做好各項工作,不得馬虎!
十一:要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時配合領(lǐng)導(dǎo)的接待工作.十二:嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓他人進(jìn)入接待室!
十三:負(fù)責(zé)各類文件資料的打印,復(fù)印.整理資料,文件.十四:負(fù)責(zé)收發(fā)各類傳真,信函,郵件等
以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,大家可具體看情況而選擇.采購文員工作職責(zé)
(1)請購單、驗(yàn)收單之登記。
(2)訂購單與合約的登記。
(3)交貨記錄及跟蹤。
(4)供應(yīng)商來訪的安排與接待。
(5)采購費(fèi)用的統(tǒng)一申請與報支。
(6)進(jìn)出口商品文件及手續(xù)之申請。
(7)電腦作業(yè)與檔案管理。
(8)承辦保險、公證事宜。
文員的工作權(quán)限
文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):
一:不能代表上司做決策,否則就是越權(quán)!
二:不能代表上司發(fā)號指令,否則會令上司反感,這也是一種對領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為!
三:不能在過做時間處理自己的私人問題,這是一個起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!
以上只是幾個大概的主要方面,作為文員最值得注意的是"越位行為" 越位主要表現(xiàn)在幾個方面:
1:決策越位:
文員只能 "謀"而不能'斷' 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內(nèi)容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴(yán)重的失誤!即使僥幸沒有出什么問題也是不值得提倡的,記住了,你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者,你只能提供參考!
2:表態(tài)越位:
表態(tài):是表面對一件事情可行的肯定答復(fù),但是表態(tài)是需要一定的身份 的作為文員,你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán),否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!
3: 工作越位:領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范圍,該由領(lǐng)導(dǎo)去完成的工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做,作為文員,你可以提供最全面的協(xié)助,千萬不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作積極,表現(xiàn)能力,或者認(rèn)為自己甚至比領(lǐng)導(dǎo)還能干,這是典型的出風(fēng)頭....不可取!
4:社交越位:
文員經(jīng)常會陪同領(lǐng)導(dǎo)參加一些社交活動,應(yīng)該注意的是盡量突出領(lǐng)導(dǎo)的地位,自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線,因?yàn)槟闶俏膯T,場面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付,一旦具體到公司具體事務(wù)以后,你就會發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)!這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一個 不懂得尊重自己的人!
文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):
前臺文員工作職責(zé)
1.負(fù)責(zé)前臺服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接,做好來電咨詢工作,重要事項認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員,不遺漏、延誤;
2.負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見,嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范,保持良好的禮節(jié)禮貌;
3.對客戶的投訴電話,及時填寫登記表,并于第一時間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊,定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理;
4.負(fù)責(zé)公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放,并保持整潔干凈;
5.接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作;
認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定,完成本部門分配的工作和任務(wù)。
前臺文員服務(wù)規(guī)范
造訪:
客戶或來訪者進(jìn)門,前臺馬上起身接待,并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。
單個人問候標(biāo)準(zhǔn)語如下:
“先生,您好!”或“先生,早上好!”
“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”
“您好!歡迎來到xx公司。”
來者是二人,標(biāo)準(zhǔn)問候語則為:
“二位先生好!”
“二位小姐好”
“先生、小姐,你們好!”
來者為三人以上,標(biāo)準(zhǔn)問候語則為:
“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”
“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”
對已知道客戶或來訪者姓名的,標(biāo)準(zhǔn)問候語如下:
“x先生好!”
“x小姐好!”
對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者,在沿用“單個人問候標(biāo)準(zhǔn)語”并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說“你好”之后,還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問候語:
“先生,我記得您前不久(以前)來過我們公司,今天光臨,再次表示歡迎!”
a)引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座,遞上茶水,送上公司營銷宣傳資料;
b)當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn),介紹時先介紹主人,后介紹客人;
c)引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員,行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置,并隨時用手示意。途中與同事相遇,點(diǎn)頭行禮,表示致意;
d)進(jìn)入房間,要先輕輕敲門,聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后,回手關(guān)門;
e)介紹雙方,退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng),則安撫客戶或來訪者稍等,退出。
當(dāng)值前臺為女性,著職業(yè)套裝,化淡妝。男性,則著西裝,打領(lǐng)帶。
禁忌:頭發(fā)臟且蓬亂;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪;口腔不衛(wèi)生。
電話:
1.聽到鈴響,至少在第三聲鈴響前拿起話筒;
2.聽話時先問候,并自報公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語如下:
“您好,xx公司!”或“您好,這里是xx公司!”
對方講述時留心聽并記下要點(diǎn),未聽清時,及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話,迅速判斷出他有何需求?作出標(biāo)準(zhǔn)回話。
咨詢家裝業(yè)務(wù):先生(小姐),關(guān)于這方面情況(家裝咨詢),讓我們公司客戶顧問x先生為您服務(wù)吧,他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題,我把電話轉(zhuǎn)過去,請稍等。
聯(lián)系業(yè)務(wù):與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員;無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接回答:先生(小姐),我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要,請您聯(lián)系其他公司吧,謝謝!
找人:先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)預(yù)約了嗎?請您稍等。(然后接通本公司x先生的電話,詢問轉(zhuǎn)接與否。)
不指明的電話,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人,在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人;
通話簡明扼要,不應(yīng)長時間占線。
結(jié)束時應(yīng)說“謝謝!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下聽筒。
商務(wù)文員工作職責(zé)與流程
文員隨從事務(wù)的類型很多,諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù),往往內(nèi)容不同,時間有短長,但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例,其工作程序大致可分為三個階段:
1、準(zhǔn)備階段
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后,文員要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作,包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。
(1)思想準(zhǔn)備。文員要了解商務(wù)出訪的意圖、目的;出訪的內(nèi)容和重點(diǎn);邀請單位和對象;參加出訪的有關(guān)人員;出訪的大致日程安排;希望邀請單位做哪些準(zhǔn)備工作等。
(2)組織準(zhǔn)備。文員要做到:根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案;通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單,并進(jìn)行編組和分工;組織所有人員參加預(yù)備會,聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示,學(xué)習(xí)有關(guān)文件,布置具體任務(wù);印發(fā)出訪方案和日程安排;與邀請單位聯(lián)系,使其有所準(zhǔn)備。
(3)資料準(zhǔn)備。文員要收集:邀請單位的歷史沿革,領(lǐng)導(dǎo)班子,當(dāng)前工作發(fā)表及評價的資料;同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策,法規(guī)性文件;同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料;出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。
(4)物質(zhì)準(zhǔn)備。文員要攜帶:辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。
2、出訪階段
(1)做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場,召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動,隨從文員都要做好記錄,以便事后分析、研究。
文員看到、聽到的情況要及時、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。
(2)主動提出建議。在出訪階段,隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。
(3)及時同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間,文員要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè),使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息,使外出領(lǐng)導(dǎo)及時了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示,以及原企業(yè)的工作動向,保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通,以利實(shí)施不間斷的指揮。
(4)處理好日常事務(wù)。隨從文員要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點(diǎn)等方面的矛盾,要主動協(xié)調(diào),盡量做好事半功倍,提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。
3、結(jié)束階段
隨從文員要做好出訪活動的善后工作,這個階段主要有:
(1)做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具,預(yù)定好車、船、機(jī)票,安排好途中食宿,確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。
(2)整理調(diào)查資料?;仄髽I(yè)后,要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條,提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。
(3)抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。在出訪時,領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事,回企業(yè)后文員要及時通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí),做到言而有信,件件有著落,事事有回音。
(4)報銷差旅費(fèi)。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。
(5)回顧總結(jié)。隨從文員工作要對自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié),主動征求領(lǐng)導(dǎo)的批評、幫助,這對文員自身的提高不失為一種有效的辦法。
文員在整個跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動期間要時刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信,執(zhí)行政策,遵守紀(jì)律,謙虛謹(jǐn)慎,平易近人,為領(lǐng)導(dǎo)、也為文員自身樹立良好的形象。
外貿(mào)跟單員的職責(zé)
跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中,以客戶定單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員,是各企業(yè)開展各項業(yè)務(wù),特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報關(guān)等綜合知識。
國際商務(wù)單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗(yàn)審等工作(解決單證從無到有的過程)。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動。
外銷員是指在具有進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員,主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動、外貿(mào)立項、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。
報關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準(zhǔn)備相關(guān)文件,按要求制作報關(guān)單等并向海關(guān)申報,還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納相關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口,而單證員的工作則是為了制作符合信用證,合同規(guī)定的單證,實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。
生產(chǎn)跟單員職責(zé)
一、首先是從板單跟起
1接到hk客人板單先對進(jìn)行文字處理,翻譯成中文。
2進(jìn)行逐項檢查板單,看清楚客人要求:a.首先是主料,如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色,弄清楚是否有特別要求,比如磨毛、絲光,防靜電、防皺等處理;然后注明要求下單給布廠訂板布(或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布)b.看需要何種輔料,包括底面縫紉線、拉鏈(是否特指,如ykk)、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用,如沒有速下單訂購。
3.根據(jù)客戶板單要求,研究是否有不合理的地方,著重看一下有無特殊要求,如有指示不明的地方要及時和客戶溝通,如客戶無特別要求則可按照常規(guī)操作自行設(shè)計工藝和制作要求,制定自己的工藝單。
4.工藝單要注明面輔料要求,洗水方式,用線要求,縫制要求,印、繡花及其它處理,交板日期等,(如果客戶板單中對印、繡花方面沒有詳細(xì)的資料和明確指示,僅僅是要求有繡花或印花,但效果要好,那么跟單員就要揣測客戶的心態(tài),自己主動去創(chuàng)新設(shè)計一些東西,聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶選擇批核)。
5.完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板
6.板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水,跟單員查看樣衣符合各項要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認(rèn)洗水ok后才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房做后整,(如不合要求需要再返洗或重新做板)。
7.板房整理好樣衣檢查輔料齊全,尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對(并做好度尺記錄)無誤寄給客人。
二、送樣 跟進(jìn)核價
1.跟單員寄出樣板同時要安排進(jìn)行核價,并填寫核價單,在填寫核價單時一定要認(rèn)真,清晰、力求準(zhǔn)確(核價單資料后附)包括面料、紗支、克重、幅寬,用量,單價,印、繡花價格和各種物料價格和用量;加工費(fèi),洗水費(fèi),出貨運(yùn)輸文件費(fèi),以及利潤等一覽表。
2.核實(shí)板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的產(chǎn)難易度,主要是與布廠同事溝通,落實(shí)確定后明確面料價格資料,方便用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。
3跟單員要對輔料情況(特別是有些客戶對輔料指定供應(yīng)廠家的,要對輔料的價格進(jìn)一步落實(shí)好,以免以后大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價格上的差異)進(jìn)行詳細(xì)了解,要廣泛尋求輔料供應(yīng)商進(jìn)行尋價,避免報價失誤,造成不必要的損失。
4跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對照,進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計算和報價。
5.有關(guān)洗水印花(繡花)問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確認(rèn)談好價格,避免落單后做貨價格有出入。
6.匯總資料,核算價格。如果客戶有特殊要求的時候,一定要有明確指示,如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意,還有輔料比較奇特的(比如需要起模的),印、繡花,洗水價格等。所有這一切,都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價資料里,以備后查.跟單員的職責(zé)
跟單員的職責(zé)1:跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單,而是要主動的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓,對準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn),以達(dá)成訂單為目標(biāo),既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此,跟單員要:
(1)尋找客戶:通過各種途徑尋找新客戶,跟蹤老客戶。
(2)設(shè)定目標(biāo):主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時間。
(3)傳播信息:將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去.from
(4)推銷產(chǎn)品:主動與客戶接洽,展示產(chǎn)品,為獲取訂單為目的。
(5)提供服務(wù):產(chǎn)品的售后服務(wù),及對客戶的服務(wù)。
(6)收集信息:收集市場信息,進(jìn)行市場考察。
(7)分配產(chǎn)品:產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。
跟單員的職責(zé)2:跟單員是業(yè)務(wù)助理;跟單員在許多時候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色,他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待,管理,跟進(jìn)客戶,因此跟單員要:
(1)函電的回復(fù):
(2)計算報價單
(3)驗(yàn)簽訂單
(4)填對帳表
(5)目錄,樣品的寄送與登記
(6)客戶檔案的管理
(7)客戶來訪接待
(8)主管交辦事項的處理
(9)與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系
跟單員的職責(zé)3:跟單員是協(xié)調(diào)員:跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤,即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度,貨物報關(guān),裝運(yùn)等。因此,在小企業(yè)中,跟單員身兼數(shù)職,既是內(nèi)勤員,又是生產(chǎn)計劃員,物控員,還可能是采購員。在大企業(yè),則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨,跟蹤出貨。
跟內(nèi)單的流程
跟單除了專業(yè)技術(shù)之外,還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理,這是一個很重要的關(guān)鍵。
跟單的步驟包括:產(chǎn)前樣的確認(rèn),船樣的確認(rèn),生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通,原料的質(zhì)量鑒定,生產(chǎn)技術(shù),產(chǎn)品包裝方式,交期的跟催和跟進(jìn),等等,總之包括生產(chǎn)的全過程。
還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單,多為外貿(mào)公司,對技術(shù)的知識要求不是太高,主要是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系,并安排出貨方式和船期,付款等。當(dāng)然對于面料(服裝)的質(zhì)量也相當(dāng)重要。
跟內(nèi)單的大致流程如下:從客戶下單到簽定完合同,根據(jù)排料室提供的排版圖進(jìn)行前期的面料準(zhǔn)備工作,同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門(包括計劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部)。面料到廠后可根據(jù)工廠的實(shí)際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進(jìn)度,以便更好的與客人溝通,并及時讓客人了解工廠的大貨操作情況,以備在出現(xiàn)特殊情況下(如交期不及時、不能按時交貨等)讓客人在第一時間得到消息,避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運(yùn),因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。
外貿(mào)跟單文員詳細(xì)工作職責(zé)與流程
外貿(mào)跟單員實(shí)際上已經(jīng)可以稱為"高級文員了"相對薪資比較豐厚,但是要求也相當(dāng)高,希望大家能不斷充實(shí)自己!挑戰(zhàn)自己!
1、“要做老板,先做業(yè)務(wù)員;要做總經(jīng)理,先做跟單員?!比绻阆雽W(xué) 管理,最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講:“在一個工廠里,相對而 言,除跟單員外,幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的,唯跟單員工作是計劃性、管理性的。-------奇怪嗎?不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂 單為中心去展開,作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員,當(dāng)然就沒有 誰比他更抽象、更有管理性了!”
2、跟單員的工作其實(shí)真的很重要:
a. 面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員,在當(dāng)今社會競爭日益激烈 的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,重要性不斷突顯出來,在很多公司,跟單員成了老板們 的“特別助理”
b. 跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶
c. 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快,跟單員工作質(zhì) 量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象
d. 跟單員工作是一項非?!熬C合性”和“邊緣性”的“學(xué)科” :對外 要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì),對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。
e. 作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口,跟單員不了解工廠生產(chǎn) 環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況,那是難以想象的f. 在訂單的生產(chǎn)來說,執(zhí)行者是生產(chǎn)部門,跟單員對客戶負(fù)責(zé)而追求 的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里了。于是,溝通、跟催等 能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。
g. 有些時候,跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理;有些時候,跟單員是業(yè)務(wù)部 門所有業(yè)務(wù)人員的助理;有些時候,跟單員是老板的助理;更多的時候,跟 單員是客戶的助理。
3、跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越:它可能掛在業(yè)務(wù)部 ,也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室,但它的工作卻是跨部門的,它似乎要去“指 揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越,同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風(fēng)的一種超越。是的,可以不必夸張的說 :自從 有了跟單員這個崗位,中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。
(1)一個企業(yè)之存在,一個企業(yè)之生存與發(fā)展,都是以訂單為主線條的,作為訂單的跟進(jìn)者,跟單員的工作跨越了一個企業(yè)運(yùn)作體系的每一個環(huán)節(jié)!中國文員
(2)站在訂單和客戶要求的角度,跟單員的“官”雖然小,但是,“權(quán)力”卻大著呢!----問題的關(guān)鍵只在于,你是否能把它用好。
(3)跟單員的“權(quán)力”是做事做出來的:事是別人在做,而你又不是別人的頂頭上司,于是,你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要!
(4)一個公司的客戶資料,對公司里的很多人都會保密,但是不可能對跟單員保密---事實(shí)上,跟單員每日都在經(jīng)手著公司的客戶資料。于是:一方面要求跟單員對公司忠誠,另一方面,老板、總經(jīng)理們對跟單員自然會“疼愛有加”!
(5)在企業(yè)管理來講,跟單員前途無量!企業(yè)以訂單為主線,生產(chǎn)以客戶為中心,管理則以跟單為核心,作為一名跟單員---面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員,在當(dāng)今社會競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,重要性不斷突顯出來,在很多公司,跟單員成了老板們的“特別助理”
(1)隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快,跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象
(2)跟單員工作是一項非?!熬C合性”和“邊緣性”的“學(xué)科”:對外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì),對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。
(3)作為一個企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口,跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況,那是難以想象的(4)在訂單的生產(chǎn)來說,執(zhí)行者是生產(chǎn)部門,跟單員對客戶負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里了。于是,溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。
(5)有些時候,跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理;有些時候,跟單員是業(yè)務(wù)部門所有業(yè)務(wù)人員的助理;有些時候,跟單員是老板的助理;更多的時候,跟單員是客戶的助理。
(6)跟單員工作的管理性:如果你想學(xué)管理,最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講:“在一個工廠里,相對而言,除跟單員外,幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的,唯跟單員工作是計劃性、管理性的。-------奇怪嗎?不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開,作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員,當(dāng)然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了!”
(7)跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越:它可能掛在業(yè)務(wù)部,也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室,但它的工作卻是跨部門的,它似乎要去“指揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越,同時更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風(fēng)的一種超越。是的,可以不必夸張的說:自從有了跟單員這個崗位,中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。
生產(chǎn)跟單流程
生產(chǎn)跟單總的流程
1.下達(dá)生產(chǎn)通知書。
跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號,數(shù)量,包裝要求,交貨期等。
2.分析生產(chǎn)能力
生產(chǎn)通知單下達(dá)后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施?要不要外包?
3.制定生產(chǎn)計劃:
生產(chǎn)計劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。
4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度
(1)生產(chǎn)進(jìn)度控制流程;
(2)生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序;
(3)生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn);
a.實(shí)際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異,要找原因。通常有下列原因:
1.原計劃錯誤;
2.機(jī)器設(shè)備有故障;
3.材料沒跟上;
4.不良率和報廢率過高;
5.臨時工作或特急訂單的影響;
6.前制程延誤的累積;
文博中級崗位職責(zé)6
文員崗位職責(zé)
一、負(fù)責(zé)公司各類檔案的整理、歸檔、保管、借閱等。
二、公司證照及印章的管理,嚴(yán)格執(zhí)行印章等使用規(guī)定并做好使用記錄對其負(fù)
責(zé)。
三、負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義發(fā)送的各類公文、函件、請示、報告、通知等
并存檔。協(xié)助公司各部做好文件資料的打印、登記、發(fā)放、復(fù)印、裝訂。
四、負(fù)責(zé)接聽、接轉(zhuǎn)電話和做好電話記錄等相關(guān)工作。
五、負(fù)責(zé)接待來訪賓客及安排。
六、負(fù)責(zé)報刊、信件、電子文件、傳真等接收、發(fā)放工作。
七、積極參與各項活動,協(xié)助辦公室主任處理應(yīng)急事務(wù)。
八、做好辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)的登記、管理、維護(hù)及盤點(diǎn)。
九、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的物品保管工作,做好物品出入庫的登記,并定期盤點(diǎn)。
每月對公司固定資產(chǎn)進(jìn)行一次盤點(diǎn),并將盤點(diǎn)情況以書面形式上報領(lǐng)導(dǎo)。
十、負(fù)責(zé)會議通知,通知參會人員會議的時間、地點(diǎn),并要做好相關(guān)會議記錄。 十
一、負(fù)責(zé)保管公司的重要文件、合同、證書等相關(guān)證件,及文件資料的分類保
管、存放;重要的文件需做備份存檔保管; 負(fù)責(zé)辦公室的信息、機(jī)要和保密工作。
十二、及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項。
文博中級崗位職責(zé)7
文員崗位職責(zé)
一、考勤
1、新進(jìn)人員考勤錄入工作;
2、每月底將當(dāng)月考勤情況整理后上報給人事主管(包含遲到、早退、漏打卡);
3、每天不定時巡查前后道計時人員上班情況,并做好巡查日志。巡查對象包括:后道各個部門主管、前道各個部門主管、機(jī)修、電工、夾具、拋盤、倉庫。
二、人事檔案
1、人事檔案包括:員工登記表、身份證復(fù)印件、離職表。
2、紙質(zhì)檔案與電子檔案需按部門一一對應(yīng)。
3、電子檔案內(nèi)容包含:姓名、部門、崗位、年齡、生日、籍貫、地址、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及方式、入職時間、離職時間等。
4、每月25號將當(dāng)月最新員工電子版本交給人事主管備份。
三、招聘
1、后道主管的用工需求每天做好登記,及時反饋。
2、親自帶應(yīng)聘人員到用工需求部門進(jìn)行面試。
四、文字工作
1、后道例會會議紀(jì)要,并做好傳閱記錄。
2、公文起草。
五、其他
1、公司活動的協(xié)助執(zhí)行。
2、公司安排的其他事情。
文博中級崗位職責(zé)8
文員崗位職責(zé)
在不同的公司,文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下,文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)(接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等)之類的工作??傊急容^繁瑣的事。另外,有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作(公司不同會有具體的要求:就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同,當(dāng)然少數(shù)公司可能也不需要電腦的),一些大的公司對語言也有所要求的(普通話,英語之類的),另外就是當(dāng)事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)(工作態(tài)度、思想品德、工作能力等)。
一、文員常用的軟件
數(shù)據(jù)處理軟件Excel2007/20
10、Word2007/2010 、WPS、文稿演示軟件PowerPoint2007/20
10、網(wǎng)頁制作軟件FrontPage2007/2010和壓縮工具軟件 等常用軟件。如果能有較好的文字處理、圖像處理工具熟練掌握應(yīng)用當(dāng)然更好。
二、文員工作職責(zé)(文員分為很多類,不同文員要求不同,以下為辦公室文員)
主要負(fù)責(zé)會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā),具體是:
1、接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。
2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4、做好會議紀(jì)要。
5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。、6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負(fù)責(zé)。
10、做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記,并對餐費(fèi)做統(tǒng)計及餐費(fèi)的收納、保管。
文博中級崗位職責(zé)9
崗位職責(zé)
1.協(xié)助人事行政部經(jīng)理參與制定行政管理制度,擬定行政管理工作計劃并提交人事行政部經(jīng)理審批;
2.根據(jù)公司安排,協(xié)助接待外來人員,做好公司外聯(lián)工作;
3.協(xié)助部門主管計劃、組織、安排公司聯(lián)歡等相關(guān)企業(yè)文化活動;
4.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部所有電話費(fèi)及各類后勤雜費(fèi)的定期結(jié)算工作;
5.負(fù)責(zé)領(lǐng)取、收發(fā)公司日??旒?、雜志、報紙、傳真等工作;
6.按照公司規(guī)范及要求做好公文的擬稿、清樣、簽發(fā)、印制、裝訂等工作;
7.負(fù)責(zé)公司辦公資產(chǎn)的管理工作;
8.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
文博中級崗位職責(zé)9篇(文職人員崗位職責(zé))相關(guān)文章:
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